關于加強高校畢業(yè)生檔案管理的幾點思考

陳昕

【摘 要】檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校畢業(yè)生檔案不僅是學生畢業(yè)前家庭情況、學習成績、政治思想表現(xiàn)、身體狀況等方面的文字記載材料，更是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)。隨著畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，現(xiàn)有的檔案管理方式和手段已經(jīng)不適應社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展的腳步。因此，加強高校畢業(yè)生檔案管理工作應當成為有關單位的當務之急，尤其是高校畢業(yè)生就業(yè)主管部門要足夠重視，采取必要措施，加以改進，以適應社會主義人才市場的新需求，使畢業(yè)生檔案管理進一步科學化、規(guī)范化、專業(yè)化。本文擬就畢業(yè)生檔案管理及轉遞過程中存在的問題和解決措施談幾點初淺的認識。

【關鍵詞】高校畢業(yè)生；檔案；存在的問題；管理

一、畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

（一）大學畢業(yè)生對檔案重要性認識不足。隨著勞動、人事制度改革的深入開展，大學畢業(yè)生就業(yè)由原來的國家統(tǒng)一分配變?yōu)楣_招聘考試錄用，學生與用人單位之間實行雙向選擇，用人單位由被動接收轉變?yōu)橹鲃訐駜?yōu)錄用。許多大學畢業(yè)生選擇通過簡歷包裝進行自我推薦，通過個人素質及其外在表現(xiàn)實現(xiàn)就業(yè)，檔案作用有所弱化。那些未及時落實單位的大學畢業(yè)生，四處奔波找到理想工作是首要任務，到畢業(yè)生就業(yè)主管部門報到后，大學畢業(yè)生檔案是否到位也不再過問。由于大多數(shù)高校畢業(yè)生對檔案重要性缺乏了解，不夠重視，甚至有的畢業(yè)幾年了，檔案還在學校或畢業(yè)生就業(yè)主管部門處存放。還有部分畢業(yè)生畢業(yè)后一直自己保管個人檔案，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。特別是在非公有制企業(yè)就業(yè)的大學畢業(yè)生，就業(yè)后更是對檔案持“無所謂”的態(tài)度。高校畢業(yè)生不能認真正視個人檔案問題，既增加了檔案管理部門的壓力，又使個人權益不能及時得到保障，最終利益受損的還是畢業(yè)生自己。

（二）檔案多頭管理造成局面混亂。1988年，中組部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發(fā)[1988]5號）文件規(guī)定，流動人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責。其他機構不得承擔人事檔案的管理工作。《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）第一條：“健全流動人員人事檔案管理體制。流動人員人事檔案管理實行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監(jiān)督和指導。流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務機構以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經(jīng)授權不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務機構管理。”但是由于歷史的、體制的原因，派回原籍的師范類畢業(yè)生和非師范類畢業(yè)生檔案就由教育和人社部門分頭管理，而且現(xiàn)在很多部門都在公開或私自管理大學畢業(yè)生檔案，除人社部門所屬的人才服務機構外，失業(yè)管理部門、勞動保險機構、一些社會團體也在管理，國企在管，私企在管，一些民辦中介機構利用各種名目也在管，大學畢業(yè)生不知道檔案該轉交到哪些部門管理，不少私人企業(yè)、社會團體、中介機構也難以按照檔案管理規(guī)定妥善保管大學畢業(yè)生檔案，甚至一些中介機構把保管大學畢業(yè)生檔案當成了牟利的手段，并不惜惡意競爭。

（三）棄檔現(xiàn)象越來越顯著。隨著我國政治經(jīng)濟體制改革深入開展，人才流動和人力資源競爭愈演愈烈，異地就業(yè)現(xiàn)象已是非常普遍，致使許多大學畢業(yè)生與個人檔案天各一方，造成了一大批“棄檔族”。特別是那些打破“看檔招人”這種傳統(tǒng)思維定式和招聘套路的非公有制企業(yè)，在招聘員工時更注重能力考察而非個人檔案，加之沒有保管干部人事檔案的權限，到這類單位工作的大學畢業(yè)生無奈只好棄檔。還有一些沒有找到穩(wěn)定工作或工作不理想的大學畢業(yè)生，他們長時間為生計打拼，根本無暇顧及檔案，慢慢也成了“棄檔族”。至于那些跳槽、異地求職，以及自費出國留學、辦理移民手續(xù)等的大學畢業(yè)生，也因種種原因最終選擇了放棄個人檔案。這種人檔分離的現(xiàn)象，對大學畢業(yè)生檔案管理工作提出了新的更大挑戰(zhàn)。

二、加強畢業(yè)生檔案管理工作的對策建議

（一）切實增強畢業(yè)生的檔案意識。學校要切實負起責任，加大宣傳教育的力度，從抓思想入手，通過開設畢業(yè)生就業(yè)指導講座，使他們認識到檔案的重要性，樹立正確的檔案信息觀、價值觀。在大學生畢業(yè)離校前，要向學生講清楚人事檔案的重要意義，告知他們在離校后應怎樣辦理報到、改派等就業(yè)手續(xù)，并積極協(xié)助畢業(yè)生就業(yè)主管部門做好人事檔案的轉移工作。作為管理大學畢業(yè)生人事檔案的就業(yè)主管部門（人才服務機構），在學生就業(yè)報到時要向學生講清楚個人檔案的重要作用，并按照有關程序做好大學畢業(yè)生人事檔案的轉接。用人單位要按照相關規(guī)定要求為錄用大學生及時辦理人事檔案轉移，解決人檔分離問題，同時也便于及時補充檔案。畢業(yè)生應當慎重對待自己的人事檔案，在畢業(yè)離校前，搞清楚自己的檔案去向。一旦檔案丟失，工齡計算、政審考察、轉正定級、職稱評定、入團入黨及考研工作等方面都要受到嚴重影響。

（二）切實加強畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理。對接收到的大學畢業(yè)生檔案應重新歸整，按照人事檔案劃分類別入檔，并規(guī)范編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂整理，登記造冊。要重視建立專門的大學畢業(yè)生人事檔案數(shù)據(jù)庫，將畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照畢業(yè)學校、學歷、專業(yè)、姓名、性別、身份證號碼等信息統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找、利用，實行科學、規(guī)范的管理。

（三）切實加強檔案管理人員隊伍建設。各級領導要加大對檔案工作的監(jiān)督、調控力度，重視檔案管理隊伍建設，明確具有高度責任心的專職人員管理畢業(yè)生檔案。檔案管理人員都要經(jīng)過業(yè)務知識和專業(yè)素質的培訓，考核合格后才能上崗。對在崗人員應定期進行培訓學習，讓他們在品德、業(yè)務、技能等方面不斷得到提高，以適應新形勢發(fā)展的需要，采取有效措施建立相應的畢業(yè)生檔案管理制度，對制度的執(zhí)行要進行檢查，做到獎懲分明。具體負責的工作人員不但要懂得檔案管理知識，而且要掌握處理電子文件、計算機操作、數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡管理等技能。各級各類單位領導應高度重視檔案工作，親自抓好督查落實，要牽頭不定期檢查檔案管理工作情況，考查檔案管理員的業(yè)務水平，促使他們在實踐中不斷提升工作水平和業(yè)務能力，成為開拓型、復合型、應用型檔案管理員，更好地發(fā)揮檔案服務人才、服務社會的作用。