檔案管理信息化研究

高照麗

摘要：隨著信息化與時代的共同發展，信息化技術已經深入到了各行各業之中，檔案部門的管理工作向來十分的復雜繁瑣，因而將信息化引入到檔案管理之中，建立起檔案管理信息化制度將會極大的促進檔案管理工作的效率。檔案管理部門應當改變以往陳舊的管理模式，積極的構建全新的管理體系，只有做到了這些才能避免讓檔案機構變成單純的收藏組織，提升檔案管理的效率，讓檔案管理創造出更多的經濟效益。筆者將結合自身多年對檔案管理信息化的研究經驗入手，深入的討論如何將信息化全面的貫徹到檔案管理的工作之中，以期可以為相關行業提供一些參考性的建議。

關鍵詞：檔案管理；信息化；問題與對策

如今高速發展的信息化時代，檔案管理工作應當摒棄舊的觀念，積極引入全新的信息技術，結合當代的企業管理發展大趨勢，運用信息化的手段對檔案進行系統化的管理，為企業注入更多的活力。企業在實現信息化管理的過程中仍然會遇到較多的問題，為了能夠讓我國檔案管理信息化真正的步入正軌，需要相關的單位與人員對所發現的問題進行及時的解決，從而提升檔案管理信息化的效率與質量。

一、檔案管理信息化的具體內容

（一）檔案管理信息化概念

檔案管理信息化的具體含義是指利用先進的信息化技術、計算機網絡技術、數字自動化原理等，對已有的檔案資源進行科學的分配與系統的處理，以實現將檔案管理資源共享與分類等功能。利用數字化與自動化技術對檔案管理進行加工，根據不同的專業、行業特點，同時根據不同的標志、種類等進行分類，方便信息化的管理。

（二）檔案管理的具體內容特性

1.基礎設施的建設

對于信息化而言，基礎性設施建設是必不可少的成分之一，信息資源開發利用需要依托穩定的基礎設施建設，將科學的信息技術與資源開發應用到位[1]。信息化的核心是資源網絡共享，利用網絡對檔案信息進行傳輸、交換與共享。

2.信息資源建設

檔案信息由于其自身獨特的重要地位，使得逐漸成為了我國當下與日后發展的核心戰略資源之一，而對其的開發利用則是檔案信息化的核心任務之一，同時也是檔案信息化建設的目的所在。

3.標準規范的建設

檔案信息化建設的重要標準之一是標準規范的建設，包括了對電子檔案、電子圖書、電子文件以及電子郵件等的規范標識、查詢、存儲、管理與使用等，對其進行系統化的構建，從而形成一套定型的規范體系。

二、檔案管理信息化的具體意義

（一）實現企業內部信息的有效溝通

傳統的檔案管理主要依托于紙質的文檔，企業內部的信息流通也往往通過紙質的文件進行，不但信息在企業內部流通的效率低下，還極容易造成紙質文件的遺失或損毀，對檔案管理帶來了極大的影響，對企業的損失也不可估量[2]。紙質文件的傳輸速度也是一大問題，很多的問題具有時效性，如果傳輸的速度較慢，那么對企業帶來的影響與損失會加大。因此在企業內部構建檔案管理信息化，將企業內部的信息統一的結合起來，匯集到一套系統中去，不但可以強化員工內部之間的交流溝通，還會顯著的提升檔案管理的速度與效率，同時更加的節約成本、提高資源共享的能力，對企業而言有著極大的利好。

（二）對工作效率的提高

傳統的紙質檔案管理方法不但效率低下，而且很容易出現錯誤，例如查詢的系統不完善，對一份信息進行查詢的過程較為的分散，每一個員工的查詢內容均不相同，導致了檔案管理人員需要耗費很多的時間對不同的任務進行處理，同時企業內部的檔案管理人員一般數量不多，更加促使了檔案管理工作難以一對一的開展，造成了檔案管理效率的下降[3]。而除了會直接導致工作效率下降等現象發生外，還有可能打擊了員工的工作積極性，讓檔案工作更加的不理想，造成了惡性循環。當實現了檔案信息化的管理之后，便可以利用計算機搜索引擎對檔案信息快速的搜索處理，極大的提升了檢索的效率，工作人員只需要使用計算機系統進行查詢即可。同時查詢的準確度也將更高，避免以往出現錯誤的查詢事件發生。企業需要投入更多的資金與人力，加大對檔案管理部門的投入，讓企業檔案管理工作更加的符合時代的需求，利用檔案管理信息化為企業的發展提供更大的助力。

（三）降低成本

以往的企業檔案管理主要依賴于紙質文件，因而每年需要花費較多的資金成本購買紙張，且由于數量眾多，購買之后還需要足夠的人力進行整理，過程中將耗費巨大的人力與物力[4]。而信息化的檔案管理則會為企業減少一定的成本開支，工作人員只需要將信息錄入進檔案系統之中，并不需要較長的時間對文件進行整理歸納，節省了較多的人力與財力支出。在管理成本方面，企業的管理層作出決定之時，也不必依賴于紙質的文件傳遞，可以通過信息化的檔案管理及時的收取或發送信息，極大的提升了信息的時效性，提升了企業的工作運轉的效率，避免正常的工作因為時間的延誤而受到影響。

三、檔案管理信息化所面臨的問題

（一）檔案信息化工作沒有受到足夠的重視

如今很多的企業只單純的注重經濟利益價值，往往忽視了檔案管理信息化的作用。很多企業缺少專門的檔案信息管理人員，盲目的認為檔案信息管理工作會浪費企業的現有資源，缺少擁有足夠專業知識的人才儲備，導致了檔案信息工作的專業性欠缺[5]。許多工作只流于表面，難以深入到問題的深入解答，造成了檔案管理信息化工作的難以有效落實。

（二）缺少對檔案管理信息化人員的專業培養

檔案管理信息化并非一朝一夕能夠構建成功，需要依托專業技術的人才培養，讓更多檔案管理信息化人才涌入進企業之中，參與到檔案管理信息化的構建。檔案管理信息化工作人員需要擁有專業的技術知識，優良的職業道德，扎實的工作經驗，對所需要工作的職責與任務詳細的了解并明確。然而如今許多的檔案管理信息化人員卻欠缺專業的技術培養，理論知識與實踐經驗均不過關。

四、檔案管理信息化的對策

（一）建立統一的企業檔案管理信息化標準

傳統的檔案管理方法相對落后，紙質的檔案管理體系已經被時代所拋棄，企業需要明確全新的檔案管理模式與體系，對現有的混亂制度與不明確的標準進行必要的改革。不同企業之間的檔案管理標準不一致也會導致企業之間的信息共享與交流較為的困難[6]。因此積極的構建一體化的檔案管理信息化標準，打造全新的檔案管理工作方法，將對企業之間的檔案管理交流十分的有利，對企業日后的長遠發展有著極大的利好。

（二）對檔案管理人員的專業素質進行提高

針對如今企業內部檔案管理人員的專業素質普遍不高的問題解決上，企業應當遵循人才原則，加強對人才的培養，努力的提高檔案管理人員的專業素質水平。企業管理人員可以定時的聘請專業的檔案管理方面的專家來到企業，為檔案管理工作人員進行上課指導，利用座談會、講座等方式為檔案管理人員灌輸全新的思想與理念，努力的提升檔案管理工作人員的信息化水平，加快企業對檔案管理信息化的構建速度。

五、結束語

檔案管理信息化是時代的所需，也是企業未來發展的大方向。企業想要提升整體的工作效率，就需要積極的將信息化手段引入到內部的檔案管理工作之中，依托于知識與信息手段，順應知識經濟時代，將傳統的紙質信息轉變為數字化的資源，利用網絡技術對信息進行整理歸納，讓檔案管理信息化在新世紀的發展中得到更大的發揮與作用。企業需要對檔案管理信息化有著更多的重視，以滿足社會進步與企業發展的需要。

參考文獻：

[1]馮興蘭.淺談大數據時代下的檔案管理信息化[J].菏澤學院學報，2016，03：138-139+142.

[2]李凌燕.檔案管理信息化的現狀、困境及出路[J].辦公室業務，2016，10：102.

[3]劉成軍.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].黑龍江科學，2016，13：136-137.

[4]陳慧.檔案管理的發展趨勢——檔案管理信息化[J].城建檔案，2016，06：52-54.

[5]張霞.檔案管理理念實現檔案管理信息化[J/OL].科技資訊，2016，14.072.

[6]高慧敏.檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2016，18：104-105.