高職院校檔案管理工作中的保密原則

張曉靜

摘 要：當前高職院校發展形勢要求其必須對檔案管理進行水平的提升。至于當前社會發展呈現的全新動力，高職院校必須要對當前發展進行有效制度的整改，要增加教育水平和職能的建設，這樣才能夠讓院校實現更高成效的教學建設。但是，院校在進行高質量發展和建設過程中存在一些問題，其中開展檔案管理中保密性就是其中一項工作。為此，該文對當前高職院校開展檔案管理這一工作中存在的問題進行分析，并提出幾點解決措施，以期讓高職院校實現更高質量的檔案管理。

關鍵詞：高職院校 檔案管理 保密原則

中圖分類號：G717.24 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（a）-0108-02

管理是一項具有重要性的教學工作，高職院校在進行此項工作時一定要關注其保密性，必須要通過一些相應措施讓保密性實現有效的保障。但是，一些院校在開展檔案管理這項工作時，沒有將其保密性進行有效的重視，整體工作開展的重視度不夠，缺少整體管理和優質建設的意識，電子化的發展方式程度不夠高。基于這樣情況，高職院校必須對整體管理進行有效的保密建設，這樣才能夠讓院校實現健康長久發展。

1 檔案管理在高職院校開展的職能分析

檔案是一項具有重要性和發展性的工作，也是各個單位實現人事管理的一項依據，它能夠對單位所呈現的歷史和各項工作開展的水平和歷程有著一定的參考意義。針對高職院校來說，開展檔案管理并不僅是一項行政工作[1]。同時也是對整體信息資源進行有效開發和高質量學術研究的一項資源，是校園資源實現有效交流以及整體信息實現優質溝通的一種橋梁。

但是，基于高職院校具體管理情況，在對檔案進行管理時所使用的手段和具體理念都存在一定滯后性，重視程度也不夠理想，這樣就導致整體檔案管理存在初級發展的情況。一些群體只是對檔案管理進行淺層的認知，如對文件進行簡單收集、借閱或者是保存等。這個時候就不能夠讓檔案實現有效的資源保管和利用，也就無法對檔案開展中所需要的保密性進行有效的履行。

2 高職在進行檔案管理時保密性存在的一些發展問題

2.1 制度不夠高度健全

當前是一個信息實現高度發展和網絡建設高度強化的時代，檔案開展也面臨一種全新的挑戰，必須要針對當前時代發展和具體的市場發展需求，對檔案工作進行有效的制度改革。一些院校也基于這樣的情況，對檔案工作進行一種信息化模式的轉變。但是在轉變過程中，基于信息化所呈現的一些特點，給整體管理呈現一些安全問題，其中保密性就是需要重點關注的一項環節。院校進行檔案管理不僅是對學生隱私的一種保護，同時也是對學校發展中學術安全的一項措施保障[2]。但是高職院校在進行檔案管理時，存在制度不夠高度健全問題。高職院校在進行具體檔案管理時，并沒有將保密制度和院校保密工作進行有效聯系，在具體管理過程中，未能根據當前的法律規定對檔案進行有效的管理。

2.2 管理人員開展檔案保密意識不強

高職在進行檔案具體管理工作中，管理人員在思想觀念以及保密意識上整體的程度較低，未能夠以較高主觀性對檔案進行保密管理和工作。有些人甚至認為在當前信息發展中，很難對檔案進行保密，也就是說保密工作在檔案管理時可以進行一定忽視。有一部分人員在開展管理過程中，因為自身對一些事物的認知程度不夠，保密專業意識較少。同時也沒有對當前的保密法律進行有效鉆研，導致高職在進行檔案管理時，人員的保密思想較低，這樣就會在很大層面出現檔案信息泄密的發展風險。

2.3 軟件建設存在滯后性

當前時代的顯著發展特點是網絡化和信息實現高度化，這也使高職院校在進行管理工作時，所要面臨的保密挑戰更加嚴峻。市面上檔案管理的軟件費用太貴，導致一些院校就沒有利用發展和教育資金對其進行購買。同時也基于這一種情況，院校在進行保密工作建設時，沒有進行有效的經費投入。所以就導致沒有專門的經濟費用來源，支撐高職開展保密工作硬件的建設。這兩種情況就導致院校在進行管理時，整體保密工作開展軟件建設存在一定滯后性。

3 高職在進行檔案工作時保密性原則構建分析

3.1 開展法制和規范管理

上文中講到，高職院校在進行保密工作時，整體的建設未能夠根據當前的法律進行有效的開展，整體制度建設性不夠。基于這樣的發展現狀，必須要對檔案進行法制以及規范管理，應該根據保密法進行當前的檔案管理，以信息化和具體的法治化為整體建設的基礎。可以說，信息化應是當前各個單位進行檔案工作的一個關鍵點，也是一項標志。必須要在具體建設中，利用法律對管理和信息的程度進行優化和具體規范[3]。為此，高職院校在進行此類工作時，必須要以制度化和法律化對整體保密性進行有效保障。這樣才能夠讓檔案管理在具體工作中能夠實現有法可依，進而讓管理質量實現有效增長，讓保密工作實現更高建設。

3.2 強化管理人員對保密性的認知度

高職院校在進行檔案管理中存在工作人員保密意識不夠強的問題，為此要對其進行保密意識的培養和強化。最根本途徑是對管理人員進行法制教育，加強他們對檔案保密工作開展重要性的認知。此外，高職學校領導也要對此項工作所呈現的保密意識進行重要性以及工作開展復雜性的認知，這樣才能夠讓保密工作實現有效開展。高職應該對管理人員進行保密法專題教育，讓他們對保密法進行熟知，進而提升他們的專業程度，讓管理人員知道如何在檔案管理中對法律進行有效的維護，對自己的工作進行高度履職。應該以保密法這一項法規進行整體檔案管理宣傳工作，在學校內部開設相關的講座，加大保密工作開展宣傳。能夠讓管理人員對保密法進行高度認知和學習，讓他們在具體檔案管理工作中，增加保密意識和工作開展的有效性。

3.3 對涉密檔案進行科學管理

保密法對檔案管理中進行一定規定，例如涉及機密性較高管理時一定要建立專門的庫房，對門窗進行有效加固并且要配置防盜門、滅火器等，這樣能夠讓涉密檔案進行有效管理。高職院校在以往管理中對涉密檔案存在分散性，未能夠對涉密檔案進行有效管理，必須要針對這一問題進行有效解決。此外，管理人員在進行此類檔案管理時，一定要以較高敏銳性對整體檔案進行有效的管理，避免出現泄密現象[4]。對這些檔案進行管理時，一定要以詳細精準度進行開展，提升檔案管理工作開展的科學性。

此外，在開展檔案管理時，一定要構建安全體系，通過安全體系讓整體檔案實現保密工作。首先在網絡方面進行安全建設，通過網絡保密能夠阻斷一些來自網絡上的不安全威脅，以防火墻等形式對一些網絡威脅進行有效阻攔，進而實現網絡建設安全化。此外，高職院校要根據自身的情況，對檔案進行硬件建設，實現科學管理。最后在開展檔案管理時要做好審查這一項工作，通過審查能夠將檔案進行有效的規劃和使用，讓保密工作能夠按照有序化進行開展。

4 結語

高職在進行檔案保密工作時，一定要按照相關原則以科學程度對整體問題進行有效處理。通過軟硬件兩方面的建設，強化工作人員的保密意識，來讓整體保密工作實現有效開展。保密工作需要根據當前法律建設為開展依據，管理者以較高法律意識和保密性原則對整體檔案進行有效管理。管理人員在具體檔案管理中，一定要對違背保密意識的行為進行杜絕，以高度責任感開展保密工作。通過這樣的模式，能夠讓高職實現更好的檔案管理，實現保密性建設。

參考文獻

[1] 姜馨.檔案管理在高職院校教學管理工作中的作用及地位[J]. 現代經濟信息，2016（23）：392-393.

[2] 錢坤.高職院校檔案管理工作中電子檔案的應用研究[J].辦公室業務，2016（16）：182.

[3] 張艷.高職院校檔案管理工作的發展與前景[J].中國教育技術裝備，2016（6）：62-63.

[4] 陳俊穎.高職院校檔案管理工作中的保密原則[J].高教學刊，2015（18）：156-157.