淺析高校畢業生人事檔案管理

劉秀英

摘 要：新時代的不斷進步，科技的不斷發展，越來越多的科學信息技術也在不斷的進步，人才的需求和培養也成為了發展的重要主體，針對當下新形勢的需求，擺在地方人才管理者眼前的關鍵問題就是如何做好對高校畢業生的人事檔案管理工作，如何能夠更加便利，更加全面地為高校畢業生的就業及以后的人才選拔服務。有效地對畢業生的人事檔案進行精準、細致、全面完整的整理，使各用人單位能夠通過畢業生人事檔案中的信息顯示，可以從多個角度全面地掌握到畢業生的綜合素質，對畢業生的就業有著關鍵性的、不可取代的作用和意義。

關鍵詞：高校人事檔案 檔案管理及轉遞 人事檔案管理制度 信息化建設

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（b）-0120-02

高校人事檔案指的是對在校期間學生的一系列活動和經歷的相關重要記錄，是其思想道德的體現、也是其業務能力和工作水平的反映。隨著新時期高校教育和管理體制的不斷提升和改革的不斷深化，地方對人事檔案管理工作也不斷地受到各界更多人的重視。因此，高校學生檔案管理與人才交流管理之間的問題都需要更加深入地了解和探討。對于促進現階段大學生就業以及人才信息的準確性、完整性的保存和整理，對國家的人事檔案管理都有著巨大的意義。

1 現階段高校畢業生人事檔案管理所處的現狀及問題

畢業生相關的人事檔案管理工作是現階段高校工作應當特別重視的內容之一，同時，也是人才資源管理中心了解高校畢業生學習和實踐工作的基礎，是考察和選拔優質高校人才的重要衡量標準，但是，在實際的工作當中，人才資源交流管理中心對高校畢業生的人事檔案管理中也存在著諸多的問題和不足。

1.1 對檔案管理不夠重視，沒有嚴格的規章規范

由于檔案管理人員管理意識的淡薄，長期以來，人才資源管理中心對高校畢業生的人事檔案管理工作還都只是局限于傳統的信息整理、收集和錄入等工作，沒有真正涉及到檔案重要內容的連貫上，更沒有嚴格的規章制度的約束和管理，很容易造成高校畢業生的人事檔案信息的檔案不完整，缺失，檔案長久無人問津的情況發生。同時，由于管理和約束意識的淡薄，對高校畢業生的檔案管理也比較分散和雜亂，大部分管理的條件都不符合相關規定和要求，檔案的排列和整理都沒有系統化管理，很容易造成保存和查詢的不便，長此以往，也就更加容易造成材料和檔案的不完整和不齊全，帶來更大的安全隱患，后果不堪設想。

1.2 新形勢下舊管理制度的滯后嚴重影響人事檔案管理的發展和完善

隨著現代科技和信息化技術的不斷提升和進步，也就要求人才資源交流管理中心對高校的畢業生檔案管理也要不斷朝著信息化的方面提升，新科技的應用及辦公系統科學技術的改革，都能夠有效地提升檔案管理的工作效率，降低出錯率，提升對檔案管理人員信息整理的精準度和完整性。新舊制度的交錯，隨著人才資源交流中心的人員調動頻繁，很容易造成“人走檔案留，人來檔案無”的混亂狀態，為檔案管理工作增加了更多負擔。同時，新科技的應用也使使用者和管理者能夠更加便捷地對高校畢業生的人事檔案信息進行了解和查詢，這種便利的前提就需要工作人員要通過現代化科技技術與陳舊的管理制度相互結合，合理利用資源。因此，改進舊的管理制度也是工作的關鍵。

1.3 信息化水平還不夠，管理隊伍建設還需要提升

目前，較多人才交流資源中心的相關人事檔案的管理工作都還只是初級的檔案整理形式，檔案的整理和錄入還都只是通過紙質文本文檔的形式進行傳遞和保存，由于信息量的不斷增加，人員分配的不均衡，很容易導致檔案整理信息的丟失和不齊全，造成人力資源的浪費。隨著資源管理中心的檔案管理工作者隊伍的不斷壯大，高校畢業生檔案管理的數量也在增多，各項改革的深入和制度的變化也造成一些人員的身份出現了新變化、人事關系更為復雜，檔案管理任務繁多。

1.4 檔案轉遞單位不清晰，用人單位接收檔案管理不規范

隨著就業方面的措施和政策的不斷提升，畢業生到各行各業尋求工作機遇的人也不斷增加，很多單位和高校的畢業生都遇到了檔案的轉遞問題，以為就業協議文件上的檔案傳送到所在單位就完成了檔案的轉遞，其實不然，這樣就很容易導致了大多數的單位沒有接受全，導致檔案不能夠正常地被轉遞到需要的地方，嚴重的甚至丟失。同時，由于用人單位的檔案管理不規范，也導致檔案管理中心在按照需求轉遞檔案以后，用人單位沒有把檔案規整合并，導致檔案被退回或者遺失。

2 針對以上問題的建議和對策

2.1 解放思想，提高認識，主動服務

隨著新時期學校教育制度的不斷改革，新的思想和發展潮流也在不斷地沖擊著高校人事管理制度的改革和不斷提升。新趨勢的推動，也要求人才管理交流中心的相關領導和工作人員要對現階段的人事檔案管理工作做好全面的、重新認識的準備，并且，要對現有的人員安排和檔案管理內容做好全面的整理和了解，切實落實有效的制度改革。人才資源管理中心的人員組織和安排上也要與時俱進，設備和技術上也要不斷提升，管理上也要不斷加強相關專業人才的補充和錄入，提高專職人員的工作積極性和主動性，變被動服務為主動服務，轉變檔案管理工作人員的思想意識，為學校選拔以及企業選拔人才提供更加全面和有效的憑據。

2.2 豐富檔案內容，開發特色信息

現階段的高校人事檔案管理工作要抓住當下的發展趨勢和新形式下的創新內容，把人事資源管理中心的組織工作放在核心的位置，因地制宜地改革現有的檔案管理形式，不僅限于畢業生的基本信息和內容，而是要在此基礎上更加完善和豐富畢業生的檔案內容，挖掘出每個畢業生的個人專業技能和潛在能力的信息，使人事檔案管理有突出特點、有個性、有內容、有活力。

2.3 提高素質，科學管理

人事檔案管理工作是一項具有專業性和偏向性的工作，技術要求較高，政策的限制也較多，所以，也就要求檔案管理的相關工作人員要有優良的作風和傳統，具有正確的人生觀和價值觀，并在工作中要不斷提升和培養個人的政治理論和素養，運用科學化的信息管理技術，進行操作和管理。

2.4 半封閉式管理，激活檔案信息

由于舊時期傳統的遺留，人事檔案的管理工作還存在著較多的局限性，管理上的封閉式存在著漏洞和不科學，面對現代化、信息化管理模式的不斷推進，也就要求在管理制度上也要做好相應的改革，采用半封閉式的管理，適度地公開人事檔案信息，才能有效地激活檔案信息。

2.5 實現管理服務現代化，提高檔案利用率

在信息管理技術快速發展過程中，人事檔案的管理工作也可以采用信息化、現代化的科學技術，有效提升檔案管理工作的工作效率，提高由于長期積累的檔案利用率。人事檔案的相關信息本身就是一個流動量大、信息量大、種類繁多的管理內容，僅限于人工檢索和整理的技術基礎，還不能適應現代化檔案管理工作的需要。因此，只有實現管理服務的新型現代化，才能更好地促進人事檔案管理的發展。

總而言之，人事檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，它集服務性與保密性于一體，對促進人力資源開發有著重要的作用，提升和加強對人事檔案的管理是時代賦予人們的新目標和新任務。按照人才市場發展的基本趨勢，積極探索檔案現代管理模式，實現人力資源的開發以及人事檔案管理的共同繁榮與發展。

參考文獻

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