芻議建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀與優(yōu)化控制

歐陽劍

（廣東省惠州市第一人民醫(yī)院，廣東 惠州 516003）

[摘 要] 我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，帶動(dòng)了建筑安裝工程行業(yè)的繁榮。在此過程當(dāng)中，工程檔案管理方面的存在的問題日益暴露出來。本文簡(jiǎn)要介紹工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀，然后在此基礎(chǔ)上探討優(yōu)化控制的措施。

[關(guān)鍵詞] 建筑安裝工程；檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 102

[中圖分類號(hào)] G271；TU71 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0189- 02

0 引 言

檔案信息化管理可以說是工程管理的重要內(nèi)容。當(dāng)前情況下，建筑安裝企業(yè)對(duì)于業(yè)績(jī)資料、證明資料的要求日益嚴(yán)格。因此建筑工程檔案在管理過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)措施，不斷改進(jìn)信息化管理的能力。

1 建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

第一，信息化能力滯后。建筑安裝工程的項(xiàng)目數(shù)量越來越多，管理檔案也越來越復(fù)雜。工程檔案的管理一方面需要完整儲(chǔ)存，另一方面需要提高檔案保存整理的效率，當(dāng)前信息化系統(tǒng)無法有效滿足檔案管理的要求。比如大量檔案要求大容量的數(shù)據(jù)庫(kù)，已有的數(shù)據(jù)庫(kù)容量不足，在工程后期容易發(fā)生數(shù)據(jù)庫(kù)溢出問題。部分情況下還會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)矛盾，影響到檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。

第二，信息化制度欠缺。信息化檔案管理屬于新興的管理模式，制度還不夠系統(tǒng)完善，無法有效貫徹執(zhí)行。工作人員往往根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)來負(fù)責(zé)檔案收集與管理，因此往往不夠系統(tǒng)科學(xué)。建筑安裝工程過程當(dāng)中通常側(cè)重于施工進(jìn)度的管理，但是忽視檔案管理工作，導(dǎo)致工期以及檔案資料不夠同步。受物力資源以及人力資源的影響，同時(shí)考慮到建筑安裝工程的施工周期比較長(zhǎng)這一特點(diǎn)，設(shè)計(jì)檔案的環(huán)節(jié)就應(yīng)當(dāng)考慮檔案管理工作，確保檔案覆蓋工程的各個(gè)步驟。

第三，信息化意識(shí)落后。庫(kù)房壓力可以說是建筑安裝工程在檔案管理環(huán)節(jié)的重要問題，一方面需要解決方案減輕庫(kù)房壓力，另一方面需要增加信息存儲(chǔ)的途徑。傳統(tǒng)上使用紙質(zhì)材料存儲(chǔ)檔案，容易出現(xiàn)破損或者是老化問題，同時(shí)檔案保護(hù)的措施比較有限，檔案丟失問題屢見不鮮。在此過程當(dāng)中，檔案管理工作人員的重視程度也不夠強(qiáng)。檔案管理的自動(dòng)檢索效率較低，檔案工程缺乏共享性以及系統(tǒng)性，信息化手段單一。與此同時(shí)管理人員往往各自為政，資源無法有效共享，部分原始檔案仍然停留在工作人員進(jìn)行手工檢索階段。

2 建筑安裝工程檔案信息化管理的優(yōu)化控制措施

第一，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。對(duì)建筑企業(yè)的檔案庫(kù)房而言，雖然都安裝密集架，不過還未能實(shí)現(xiàn)真正的自動(dòng)化控制。通過應(yīng)用自動(dòng)化控制系統(tǒng)，在檔案信息化系統(tǒng)當(dāng)中明確檔案的存放位置。借助于這一途徑，檔案管理工作人員就可以使用計(jì)算機(jī)來對(duì)工程檔案進(jìn)行控制與操作，同時(shí)提高檔案利用的效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嘗試應(yīng)用新型管理軟件，從而及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案共享，降低資金以及人力方面的投入，從而深層次處理檔案管理過程當(dāng)中發(fā)生的問題，集中匯編加工庫(kù)房當(dāng)中的資料。除此之外，企業(yè)還需要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的內(nèi)涵，從而實(shí)現(xiàn)不同部門之間的資源交流，為企業(yè)的各種決策提供信息服務(wù)。除了技術(shù)方面的改進(jìn)之外，建筑按照企業(yè)需要轉(zhuǎn)變意識(shí)。在嚴(yán)格把關(guān)建筑安裝工程的同時(shí)，施工單位也應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，通過集中管理以及完善檔案制度等途徑來構(gòu)建起完善系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在此過程當(dāng)中需要做好檔案材料形成以及整理的監(jiān)控工作，確保收集得到的檔案材料完整真實(shí)，從而為信息化管理提供前提條件。

第二，改進(jìn)信息化管理系統(tǒng)。建筑安裝企業(yè)應(yīng)當(dāng)升級(jí)完善已有的檔案信息化系統(tǒng)。當(dāng)前情況下，很多檔案管理軟件的應(yīng)用范圍都比較廣泛，泛著這些軟件的通用性不夠理想。一方面這些軟件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式以及存儲(chǔ)形式有著非常大的不同，另一方面在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)過程當(dāng)中應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)類型往往也各不相同。當(dāng)前建筑安裝企業(yè)應(yīng)用的軟件通常都可以完成系統(tǒng)登陸還有檔案信息的刪除、增加、修改以及查詢等功能，不過仍然未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換這一關(guān)鍵問題。這樣一來就導(dǎo)致系統(tǒng)無法將來源不同的信息數(shù)據(jù)以統(tǒng)一方式來儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中從而實(shí)現(xiàn)檔案的共享。這就要求建筑安裝企業(yè)在分析自身檔案管理特點(diǎn)的前提下，開發(fā)獨(dú)立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)不同檔案數(shù)據(jù)之間的交流與互動(dòng)，同時(shí)在充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理。

第三，提高工作人員能力。檔案管理工作的專業(yè)性、復(fù)雜性以及準(zhǔn)確性要求都比較高，因此工作人員一方面需要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，另一方面還需要熟悉相關(guān)學(xué)科知識(shí)。只有檔案管理工作人員不斷優(yōu)化自身的業(yè)務(wù)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)以及綜合素質(zhì)，改進(jìn)算機(jī)設(shè)備的操作技能和應(yīng)用水平，才可以不斷提高檔案管理的信息化水平。這就需要建筑按照企業(yè)通過不定期或者是定期方式來進(jìn)行培訓(xùn)，通過專家講解或者是專項(xiàng)講座的方式，讓工作人員通過培訓(xùn)不斷改進(jìn)自身綜合能力。在此過程當(dāng)中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)建立配套的考核方式，同時(shí)在考核標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中對(duì)檔案收集時(shí)間、質(zhì)量以及技術(shù)等做出明確的規(guī)定，從而確保工作人員可以用優(yōu)質(zhì)合理的方式來完成檔案管理。

總而言之，建筑安裝工程的檔案對(duì)于施工管理有重要價(jià)值，檔案管理需要綜合考慮各個(gè)方面的因素，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的系統(tǒng)化以及現(xiàn)代化水平，從而為工程管理提供可靠的依據(jù)。