淺論新形勢下我國國企檔案管理的有效途徑

摘 要：近些年來，我們國家國有企業(yè)的發(fā)展是十分迅速的，同時也帶動了我們國家其他企業(yè)的整體發(fā)展。而做好國有企業(yè)的檔案管理又在促進(jìn)企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展方面扮演著重要的角色，故國有企業(yè)對檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新是一件很重要并且不太容易的事情。但是，如今國有企業(yè)檔案資料數(shù)量急劇上升，國有企業(yè)的檔案管理工作也出現(xiàn)了許多諸如管理人員專業(yè)技能不足、沒有規(guī)范完善的檔案管理機(jī)制等問題，企業(yè)也只有解決了這些問題，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理規(guī)范化，提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，同時促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 國有企業(yè) 檔案管理 經(jīng)濟(jì)發(fā)展

一、引言

企業(yè)的檔案在每一個企業(yè)的管理工作中都占據(jù)著非常關(guān)鍵的地位，它記錄著自企業(yè)建立以來的改革發(fā)展歷程以及它所遇到的問題和解決方案，關(guān)系著企業(yè)未來的發(fā)展方向。檔案資源是整個企業(yè)在日常的工作運(yùn)行中的重要參考，是國企自創(chuàng)建以來的經(jīng)驗以及教訓(xùn)的總結(jié)，在企業(yè)的日常管理工作中，如果出現(xiàn)檔案上記錄的相關(guān)問題，管理人員就可以對照以前的案例來解決問題，能夠提高工作時間的有效率。而如果企業(yè)的檔案記錄、保存和管理過程中出現(xiàn)了一些或大或小的錯誤，企業(yè)在運(yùn)行過程中不能夠查詢到檔案記錄中有相關(guān)的案例可以參考，就會花費(fèi)更多的時間來思考應(yīng)對方案，大大降低了企業(yè)管理的工作效率，不利于企業(yè)的自身發(fā)展。與此同時，還存在很多的國有企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)老舊的管理方式，相關(guān)的設(shè)備也沒有及時更新，與新時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展十分不符，同樣也根本跟不上國有企業(yè)近年來的快速發(fā)展。新形勢下，隨著國家經(jīng)濟(jì)技術(shù)的快速發(fā)展，國有企業(yè)進(jìn)行檔案管理時許多問題也是層出不窮，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式早已不再適用于處于21世紀(jì)的國有企業(yè)。國有企業(yè)想要改善檔案管理工作是一項需要長期堅持的力氣活，短期內(nèi)想要提高檔案管理水平可以說是不可能的，需要國有企業(yè)堅持不懈，努力進(jìn)取。

二、國有企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的關(guān)注度不夠

國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層往往會忽視檔案管理工作的重要性，所以檔案管理部門并沒有引起管理層的重視。首先體現(xiàn)在國有企業(yè)對檔案管理相關(guān)工作人員的招聘工作上。許多的國有企業(yè)在招聘時往往并不重視應(yīng)聘人員的專業(yè)技能，認(rèn)為只要掌握一些最基本的辦公技能就夠了，這當(dāng)然是對企業(yè)的檔案管理存在著很大的影響，直接就導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平的降低。其次還體現(xiàn)在國有企業(yè)投入到檔案管理方面的流動資金較少，檔案管理相關(guān)的員工的薪酬往往不是很高。這就降低了工作人員的工作積極性，直接導(dǎo)致他們對自己的本職工作就不太上心，并沒有在工作崗位上盡心盡力。最后，很多國有企業(yè)檔案管理人員的思想水平較低，并不能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案管理工作與企業(yè)的整體發(fā)展聯(lián)系到一起，自然就不會將工作的部分重心轉(zhuǎn)移到企業(yè)的檔案管理上。

（二）檔案管理人員專業(yè)性不高

當(dāng)前形勢下，國有企業(yè)的檔案管理其實十分的松散，相關(guān)的管理人員專業(yè)性也不高。相關(guān)的工作人員一般都已經(jīng)在崗許多年，處理工作時還是一直沿用以前的老方式，與企業(yè)的實際發(fā)展情況存在很大的差距，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，根本跟不上時代的步伐。同時，他們還缺乏一定的學(xué)習(xí)能力，在遇到管理問題時，第一反應(yīng)就是逃避，并沒有及時地尋求處理方案，一拖再拖。這對后期的企業(yè)查詢檔案工作造成了很不好的影響，嚴(yán)重降低了企業(yè)檔案管理的工作效率，檔案管理相關(guān)工作人員的專業(yè)技能也得不到提高。還有，相關(guān)的工作人員都不太愿意去學(xué)習(xí)現(xiàn)代新興的高新技術(shù)，企業(yè)檔案中還是只存有文字檔案，形式比較單一，缺乏一定的活潑性，不利于后期的檔案查詢和經(jīng)驗借鑒，也無法提高他們的工作積極性。

（三）檔案管理相關(guān)設(shè)備落后

進(jìn)入到21世紀(jì)以后，整個世界都進(jìn)入到了信息技術(shù)的時代，國有企業(yè)要想對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，就必須要跟上時代的發(fā)展腳步，引進(jìn)大量的新設(shè)備，例如檔案密集柜、文件整理柜等。但目前一些國有企業(yè)仍然在沿用老舊的檔案柜，沒有及時更新相關(guān)的先進(jìn)管理設(shè)備，與此同時，也沒有開設(shè)一定的培訓(xùn)課程來提高職員的專業(yè)知識與能力。所以一些國有企業(yè)仍然沿襲傳統(tǒng)的信息收集以及管理方式，難免在檔案搜集過程中出現(xiàn)遺漏，出現(xiàn)這樣那樣的問題。同樣由于硬件設(shè)備的落后，企業(yè)檔案在保存過程中也難免會遇到潮濕發(fā)霉的情況出現(xiàn)。

三、做好國企檔案管理工作的建議

（一）健全國企檔案管理機(jī)制

完整的檔案管理機(jī)制在檔案管理工作中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用，國有企業(yè)必須要對此給予足夠的關(guān)注。企業(yè)要結(jié)合自身的實際發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)出一定的管理方面的規(guī)章制度，確定出管理進(jìn)程中的規(guī)范化流程，使得國有企業(yè)的相關(guān)工作人員有秩序可以參照，可以保證企業(yè)的檔案錄入與保存工作都有條不紊地進(jìn)行，避免一些不必要的問題出現(xiàn)。同時，國有企業(yè)有必要建立對檔案內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督的監(jiān)督小組，可以定期對企業(yè)的檔案錄入內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)察，根據(jù)規(guī)章制度對檔案內(nèi)容抽查，對一味敷衍了事的管理人員進(jìn)行批評。在未來的日子里，國有企業(yè)要更加意識到檔案管理的重大意義，要把這項管理工作提到會議的議程上，不能有絲毫的懈怠。

（二）提高國企檔案管理信息化水平

提高國有企業(yè)的檔案管理信息化水平，將企業(yè)的檔案文件存儲于計算機(jī)中，在文檔中插入企業(yè)事件的圖片、語音、視頻等，不斷豐富檔案的錄入形式，使得企業(yè)檔案的管理內(nèi)容更加的豐富多彩，變得更加生動活潑，提高后期國有企業(yè)對檔案資源進(jìn)行查詢時的工作效率。其次，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)帶入到企業(yè)的各部門的管理之中，跟上時代的前進(jìn)步伐，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，將企業(yè)的檔案存儲于計算機(jī)中，不僅方便企業(yè)后期對指定企業(yè)檔案的檢索，還有效地防止了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可能被損壞的情況出現(xiàn)，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理的保密性工作，這些都對國有企業(yè)的發(fā)展有著很好的促進(jìn)作用。

（三）對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

前面也提到了國有企業(yè)的工作人員的任職期限很長，一直在沿用的還是很傳統(tǒng)的管理理念、管理設(shè)備以及管理形式。即使企業(yè)引進(jìn)了相關(guān)的高新技術(shù)與設(shè)備，也沒有可以來運(yùn)用這些先進(jìn)設(shè)備的工作人員。在企業(yè)日常運(yùn)行期間，也不能夠放松對工作人員專業(yè)技能的提高，企業(yè)可以設(shè)立專業(yè)技能培訓(xùn)課程并進(jìn)行測試，對測試成績優(yōu)秀的相關(guān)工作人員進(jìn)行適度的獎勵，而對測試成績較差的工作人員要進(jìn)行再次培訓(xùn)。企業(yè)可以請來相關(guān)方面的技術(shù)專家來企業(yè)進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗的傳授，為企業(yè)相關(guān)工作人員創(chuàng)造更多接觸專業(yè)技能知識的機(jī)會。只有提高了國有企業(yè)檔案管理部門管理人員的專業(yè)技能，才能保障企業(yè)未來的穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。

四、結(jié)語

在現(xiàn)在的時代大背景下，經(jīng)濟(jì)技術(shù)的快速發(fā)展雖然給人們的生活帶來了更多的便利，但也給國有企業(yè)的自身發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)與問題，國有企業(yè)檔案管理工作的改革創(chuàng)新將會變得更加的艱辛。國有企業(yè)在改革創(chuàng)新方面也做出了許多的努力，但是收效甚微。現(xiàn)階段，國企的檔案變得更加的繁雜，一些國企的檔案管理過程中也出現(xiàn)了許多諸如相關(guān)工作人員專業(yè)技能不足、沒有規(guī)范完善的管理機(jī)制和規(guī)章制度等問題，國有企業(yè)只有發(fā)現(xiàn)了這些問題，并及時地尋求解決的方法，才能夠讓檔案管理更具規(guī)范化，從而加快整個企業(yè)的發(fā)展速度。

（作者單位為中鐵建昆侖投資集團(tuán)有限公司）

[作者簡介：賀揚(yáng)（1982—），本科，工程師，主要從事人力資源部干部人事管理、檔案管理等工作。]

參考文獻(xiàn)

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