人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

任艷榮

摘 要 本文分析了企業人事檔案管理及人力資源管理，闡述了人事檔案管理與人力資源管理間的聯系，提出了人事檔案管理在企業人力資源管理中的主要作用，旨在幫助企業正確的認識人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，優化企業的人力資源規劃與設計，促進企業的長久發展。

關鍵詞 人事檔案管理 人力資源管理作用

一、人事檔案管理與人力資源管理概述

（一）人事檔案管理

企業的人事檔案管理是指企業通過記錄內部每位員工的工作信息、個人及家庭信息等主要內容，在企業人事活動過程中記錄員工的成長經歷、工作表現及思想品德，一員工個人為單位進行保存，為企業后續的信息查詢提供方便。企業人事檔案管理的主要目標在于管理、開發及利用企業人事檔案中包含的主要信息及內容。企業業務檔案管理流程圖如圖1所示。

（二）人力資源管理

企業的人力資源管理是指企業高層決策人員在企業宏觀發展戰略的指引下，通過人力資源職位及人力資源戰略分析，依據企業的發展需求，在獲取相應的人力資源的基礎上，利用科學的手段，對企業的人力資源進行一定的培訓、配置、考核及激勵等，在提升企業員工綜合素質的基礎上，實現企業的發展戰略目標，保證企業的健康穩定發展。現階段，企業人力資源管理的過程主要有招聘與配置、績效管理、勞動關系管理、薪酬與福利管理等幾個方面。

（三）人事檔案管理與人力資源管理間的關系

總的來說，企業的人力資源管理工作包括人事檔案管理工作，企業的人事檔案管理對企業的人力資源管理工作具有積極的促進作用。通過企業的人事檔案管理工作，企業可有效的了解員工，通過對員工信息的初步掌握，對企業員工進行綜合的分析，企業的績效考核工作的有效開展，以企業人事檔案管理工作的開展為基礎，企業優秀人才的選拔工作也以企業人事檔案管理工作的開展為基礎。人事檔案管理記錄了員工詳細的資料及信息，是反映員工發展情況的關鍵信息，企業人力資源管理的核心及對象是人，企業人力資源的規劃與設計以實現企業的發展目標為依據，注重企業內部人員潛力及自我價值的實現。企業的人事檔案管理工作具有動態性、現實性、機密性及真實性的特點，使企業用人過程中進行人才考查及衡量的依據，是企業實施人力資源分配過程中必不可少的環節，企業的人力資源優化配置，必須以其人事檔案管理為依據，通過人事檔案管理進行人才優劣的判定。

二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

（一）有利于企業內外部員工整體質量的提高

企業的人力資源招聘工作主要有內部招聘及外部招聘兩種方式，企業的內部招聘在人才選拔過程中主要從企業內部員工中進行選擇，而企業的外部招聘主要從高效及社會來進行企業人才的招聘，企業的內部招聘過程中，招聘人員忽略員工自身的專業級資質，隨意招聘老鄉及校友，這種現象造成了企業員工的整體素質，不利于企業的內部管理，企業通過有效的人事檔案管理工作，對員工的整體資料進行詳細的分析，合理的招聘企業人員，避免人員招聘及任用過程中的違規操作現象，保障企業員工的質量，企業人員的內部招聘過程中，通過對人事檔案管理資料的分析，可實現合理的內部員工選拔與任用。

（二）有利于企業人力資源規劃的開展

企業的人事檔案管理工作包括了企業內部的人才結構、人才數量及人才水平等方面的綜合信息，企業通過有效的人事檔案整理工作，可有效地進行企業人才的分類，實現企業對人力資源存量及具體情況的了解。例如，企業的人事檔案管理部門對企業內部員工流動及退休人員的情況進行分析，幫助企業人力資源管理部門及時把握企業內部人才流動情況，為企業未來的人力資源規劃設計提供重要的參考信息。因此，企業人事檔案管理工作有利于企業人力資源規劃的開展，實現企業未來更好的發展。

（三）有利于企業開展有效的員工培訓

企業為實現內部良好的運行狀態，時常要對員工進行培訓，而企業培訓的效果，在于企業是否有效了解員工的實際工作需求，這就要求企業員工培訓具有針對性，企業的人事檔案管理工作，是企業了解員工的教育背景及工作需求的主要途徑，在企業內部的年輕員工，其具有強烈的求知欲，因此，企業應注重對其進行新知識的培訓，但年齡較大的員工一般對企業的知識培訓存在較大的抵觸心理，企業應對其開展健康保健培訓，以充分調動起工作的積極性。

（四）幫助企業開展跨地域文化管理

在企業內部，其員工一般來自于不同的地域，企業文化存在明顯的地域特征，因此，在企業管理過程中，管理人員應注重了解并分析員工帶來的地域文化，促進企業內部跨地域文化的管理，避免企業內部發生文化沖突，推動企業員工間的相互了解。企業的人事檔案管理工作通過對員工籍貫及工作經歷進行詳細的分類，分析員工的文化特質，對員工未來工作中可能存在的問題進行預測，并提出有效的解決策略，促進企業的跨地域文化管理。例如，企業可通過安排不同文化背景的員工交流，促進員工間的合作，有效提升企業內部的凝聚力。

（五）有利于企業對員工實行有針對性的激勵手段

企業人事檔案管理中員工的檔案資料，是企業人力資源管理工作者詳細來了解每個員工工作需求的依據，按照馬斯洛的需求層次論，企業員工具有不同的需求層次，企業通過員工檔案資料的詳細分析，就可以了解員工的現實需要，制定有針對性的激勵手段，有效地激發員工的工作熱情。

三、結語

企業的人事檔案管理工作在企業人力資源管理中具有十分重要的作用，人事檔案管理過程中檔案資料的具體應用，檔案管理人員通過對檔案資料的整理與分析，幫助企業人力資源部門完善企業的人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性，因此，企業應重視人事檔案管理工作，實現企業人力資源管理工作的良性發展。

（作者單位為北京送變電公司）

參考文獻

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