網絡環境下檔案管理工作創新研究

王安惠

摘 要：隨著科技的快速發展，網絡已經覆蓋到我們生活中的每一個角落，檔案管理工作也隨之步入到網絡化的行列中。無論是任何一個領域不斷增加的信息量，它們不僅具有樣式的復雜性以及多樣性的特點。特別是網絡化的工作情景下，信息的傳輸和處理的速度更加快捷，但信息的安全性保護工作，就需要我們源源不斷的更新和研發才能實現的。在我們的工作也和網絡的信息化有著密切的關聯，就此對它的創新性研究進行分析。

關鍵詞：網絡環境 檔案管理 創新 研究

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0064-01

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄是它的本質屬性。傳統的檔案信息多以紙質材料進行管理，部分因存放的時間較長容易損壞和遺失，查找信息的工作也比較繁重。但在網絡環境下管理工作就會避免這些問題，信息不在考慮存放時間的長短，以及因龐大的信息量還要考慮存放的空間等問題，但也存在著安全性，保密性，時效性等問題。以往的紙質材料的信息幾乎都轉化為虛擬檔案信息，所以我們對網絡環境下工作越來越重視，信息的多樣性和復雜性，推動著對管理工作的不斷創新和研發。

一、檔案管理工作主要內容

檔案管理工作向著網絡管理的趨勢轉變，檔案管理是指對信息進行存放、傳遞、輸出、輸入等一系列活動，是為國家、以及各單位之間的檔案調控，并輔助他們工作提供檔案管理的部門。隨著計算機使用程度的普及，檔案管理的現代化步伐也得了加速，網絡管理也成為了必然趨勢。以檔案信息在網絡中虛擬存放的資源為重心，要加大對技術方面的研發和更新，我國人口呈穩步上升趨勢，信息量也不斷增加，只有不斷完善我們的管理系統才能滿足人們日益豐富的需求。管理系統要具有科學的、統一的管理標準、尺度的基礎上，還要與計算機信息化的特性相適應，利用現有的企業或單位信息資源，加強對檔案管理系統研發，可以提高我們的工作效率，減少工作時間。一方面體現在不再采用以往的紙質收集，另一方面體現在后期的整理歸類以及保管。為我們網絡環境下檔案管理工作，保證其信息的真實性和信息可持續發展打下堅實的基礎，使檔案管理與各企業或單位的發展需要相適應。

二、創新研發過程仍需注重服務質量

1.創新服務的方案

要開發檔案管理系統，可以通過網絡終端形成的虛擬數據庫，不在受到時間和空間的限制，通過計算機就可以傳輸和檢索信息數據。檔案管理系統要與企業或單位的網絡實現資源共享，通過思想和計算機操作的培訓，可以實現檔案服務與企業或單位的服務器連接，最終實現在統一平臺檔案信息的共享，便于對檔案的管理，優化檔案管理服務。由于紙質信息已轉化為虛擬文件，很多文件是可以通過網絡就可進行上傳和下載。加強與企業或單位之間的聯系，并在平臺中提高個性化服務，以便不同企業或單位的需求，減少傳統的信息溝通的時間和路途中的資金開銷。不僅節省了時間還減少了成本投入。信息的輸入是人工操作，容易產生誤差，這就需要我們在輸入時一定要確保其準確性、真實性、安全性。通過網絡平臺進行傳輸，轉變了傳統的工作任務，可通過建立網絡上的上傳窗口，就可完成信息的收集，在最快的速度就可上傳到終端服務器，再進行按照統一的要求進行收集和歸類，減少了工作人員的任務量，大大提高了工作效率和質量。檔案信息大部分都有個人的身份信息，這就要確保不能有任何的差錯。

2.擴大服務方向

在信息化的社會中，人們對檔案的信息需要越來越大，還對檔案種類進行細化，這正說明對檔案管理的創新與研發的必要性。這樣就可以讓信息更加清晰明了，更好的服務于人們。這就需要我們擴大我們的服務方向，在拓展方向的同時，也要確保檔案信息的采集和整理工作，對信息的分類更加細化，同時為方便信息檢索建立目錄，把它們存在統一的終端服務器中 ，讓更多的用戶使用，便于提高工作效率。在這樣的信息化時代，工作人員也要有一定的計算機基礎，定期進行培訓，提高工作人員的操作水平，完善管理系統，有利于工作的順利進行。

三、檔案管理的安全性

在信息化的時代，信息量的巨大以及各種信息通過網絡平臺進行傳遞，檔案信息要根據統一的的邏輯關系存放，可以通過這種邏輯關系，形成網絡檔案數據庫。眾所周知計算機最為擔心的是惡意病毒的入侵，在數據庫中檔案的安全問題是我們一直擔心的，這就需要我們的工作人員加強對數據的監管，確保檔案存放的安全和完整。如發現病毒入侵，最大限度對數據進行保護。必要時可以法律手段維護自身的合法權益不受侵犯。

在網絡數據庫中要統一存放的格式，這樣便于信息的傳遞和管理，還能避免由于機器原因不能夠打開信息。對數據庫的及時更新也是很有必要的，始終讓數據庫處于良好的存儲環境，還要與企業或單位的辦公系統形成資源共享，但不能隨意的更改存放信息的格式以及內容，因此檔案信息的安全性、完整性、真實性得以保障。

四、完善管理系統

越來越多的用戶使用我們的系統，系統中存在的問題也會很快的顯現出來，這就需要我們加強與反饋用戶之間聯系，通過總結歸納，在技術人員的大力支持下盡量解決存在的問題，只有不斷的更新才能滿足人們的要求。信息量的不斷增加，為了節省有限的空間，相同資源存放在統一的終端服務器，減少同一資源的重復存在，資源通過網絡平臺還可以形成互補，減少了不必要的資金開銷。通過使用用戶之間的協同配合，推進管理工作的快速發展。使我們的管理系統朝著專業化，特色化，安全化的方向發展，更好的服務與社會。目前檔案工作所面臨的挑戰越來越多，他們所肩負的責任就越大，只有與時俱進，源源不斷的對網絡環境下的檔案管理系統的更新和研發，通過對反饋信息中存在的問題就行詳細的分析，從而推動系統更加完善，能夠真正實現資源共享和互補。

五、小結

綜上所述，隨著網絡化的廣泛普及和檔案類別的細化，都對檔案人員的工作提出了更高的要求。為了更好的在網絡環境下做好管理工作，只有不斷的創新和研發管理的方案，充分發揮網絡的優點。結合自身的實際情況，才能實現檔案管理工作趨于現代化，更好的服務與社會。

參考文獻

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