探析開拓檔案管理工作的新思路

張偉

摘 要：檔案管理是為全局服務的，也就是說在各行各業，我們都會接觸到檔案管理這個領域。比如說大學的學籍檔案管理，這都對學生的成長有著很大的作用，又比如企業或事業單位的檔案管理，改革開放以來我國企業的各種信息含量已經遠遠超過以前，因此，企業的檔案管理對其經營和運作有著重要影響。

關鍵詞：檔案管理；新思路；創新管理

作為一項基礎性工作，信息化時代的不斷發展對檔案管理提出了更高的要求。隨著改革開放的深入推進，原有的管理模式已經不能適應這種變化發展，所以我們需要優化思想觀念，與時俱進，創新檔案管理模式。對此，本文分析了檔案管理工作現存問題和狀況，根據具體問題提出開拓工作的新思路，以期讓檔案管理更好地為完成信息處理任務。

一、檔案管理工作特點

檔案管理是為全局服務的，也就是說在各行各業，我們都會接觸到檔案管理這個領域。比如說大學的學籍檔案管理，這都對學生的成長有著很大的作用，又比如企業或事業單位的檔案管理，改革開放以來我國企業的各種信息含量已經遠遠超過以前，因此，企業的檔案管理對其經營和運作有著重要影響。

新時期下檔案管理的特點有了一下變化，首先就是檔案的使用范圍，原先各行各業的檔案只為特定的領域服務，而現在是信息互通時代，各領域信息共享，一份檔案可能有許多的調閱對象。其次就是檔案使用周期的縮短，我國政治經濟發展迅猛，信息更新速度相較于以前也就提高了許多。同樣地，科學技術的發展使科技檔案的信息需求量增多，因為許多科研單位迫切要求將理論轉化是實際生產力，所以他們會非常需要有價值的研究資料，這就要求檔案部門將科學研究檔案仔細分類，擴充涉及面。最后是工作效率的提高，這不僅是現在的實際情況也是社會發展對檔案工作提出的要求，檔案部門被要求能迅速地提供信息，然后完成調閱程序，一些不必要的程序得到了一定的簡化。

二、檔案管理工作現存問題

1.管理人員專業素質低下

現如今信息技術在不斷發展，檔案管理工作越來越多地開始依賴計算機工作，因為調閱的過程在線上進行能夠提高工作效率，當然這種變化就給檔案管理人員提出了一定專業技能要求，不僅要精通檔案管理學知識，更要熟悉計算機操作技能。但是許多檔案管理部門忽略了這種需求，在錄用管理人員時沒有把專業技能當成一項中藥考核標準。他們的檔案管理人員大多沒有經過專門培訓而是直接上崗，部分管理人員不僅專業素質低下，技術不達標，而且工作態度也比較敷衍散漫，經常違規操作沒有責任意識，這就直接影響了檔案管理工作的質量。

2.工作效率低下

工作效率的低下體現在許多方面，而最突出的就是檢索工作。我們有手工檢索和計算機檢索兩種檢索方式，隨著計算機技術的發展，計算機檢索的工作效率得到了很大的提高。但是部分企業還是大部分依靠人工檢索，在信息量如此多的情況下，工作人員的檢索效率不僅低下而且極容易出現失誤。造成檢索效率低下的原因還有一點就是檢索程序的復雜，雖然現在對此已經做出了一定簡化，但是簡化的方式仍然停留在增加不同檢索工具，這些工具雖然能減少一些時間，但是很容易出現錯誤，并沒有實現由量到質的轉變。

3.檔案管理機制

我們發現部分企業的檔案管理機制并不是很健全，企業沒有針對自身實際情況對檔案管理做出一些優化和升級，再加上對細節的忽視等問題，造成管理機制存在一些漏洞。比如說檔案的檔號不齊全，有的檔案檔號丟失，而有的檔案存在錯位情況，這些現象使檔案非常混亂，難以管理，又比如檔案卷的標題具有隨意性，沒有達到應有的規范標準。

三、開拓檔案管理工作的新思路

1.提高管理人員專業素質

提高管理人員素質可分為兩部分，首先在錄用工作人員的時候就做好把關工作，要求出示相關證書，考察其具體實踐能力。其次對于已經在崗的工作人員，事業或企業應該給予一定的平臺，讓員工參與一定技能培訓活動，同時方便員工交流工作經驗。此外還要注意不斷優化檔案管理人員的結構，使其提升自身技能，提高員工工作效率。在優化結構方面，單位可以組建一支專門的檔案管理隊伍，培養一群高素質的管理人才，同時通過不同部門的人員調配來不斷調整結構，提高人力資源的利用率。單位應建設正確的企業文化，加快工作人員思想的轉變，在企業文化中加入創新因素，促進管理工作的新思路的開拓。

2.觀念的轉換

工作要求的變化發展促使管理人員思想觀念的轉換，主要有以下幾點。首先要樹立一定價值觀念和競爭觀念，有些時候檔案雖然不能以實體的形式出現，但是它也是一種商品，也有它獨特的使用價值，尤其是一些科研資料，這些科研資料能夠促進生產力發展，對我國經濟領域的開拓有重要作用。檔案有了使用價值就意味著市場上存在著競爭，所以管理部門需要具有一定競爭意識，同時通過增加檔案管理的準確性和快速性來提升檔案的價值。

其次，管理人員需要格外注意檔案的時效性，這一點還是與快速變化的社會發展有關，有一些檔案在過去很有價值，但是很有可能在不久后的將來價值被貶低。這就要求管理員在最合適的時間充分利用檔案的價值，而不能等檔案價值貶低后才想到去開發它。最后，管理人員應注意隨著市場經濟的變化來不斷調節自身服務，對于市場上有價值的資料信息要加以及時的關注和儲存，這樣才能很好地滿足市場需求。此外，檔案管理并不僅僅只有檢索調閱這幾個部分，在檔案的宣傳、開發、后期反饋等環節，管理人員也要多加注意，始終堅持檔案管理工作的服務性。管理人員可以開拓創新管理服務業務，比如說開展業務咨詢等服務，既能完善服務體系，又能提高經濟效益。

3.信息一體化

現如今信息開始向一體化發展，這也和檔案使用范圍的擴大相關聯，因為調閱檔案的對象變多，但是每一個對象處在各自領域，對檔案都有獨特的要求，他們需要檔案中儲存的資料也可能是不一樣的，所以我們需要同時滿足不同調閱者的需求就必須將檔案和通信資料、情報資料等結合在一起，使他們之間形成量的互補，更加完善檔案儲存，提高檔案的使用價值。

四、結語

綜上，我們可以通過這些方法來開拓檔案管理工作新思路，但是具體措施絕不僅只有以上幾點，此外管理部門還可以集中統一管理檔案來提高檔案利用率，或者建立檔案網絡系統來完善檔案管理的服務工作。其余的新思路還需要由諸多專業人士來共同探究。

參考文獻：

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