如何加強(qiáng)新時期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)

張玉滿++李江山

【摘要】辦公室的內(nèi)部工作結(jié)構(gòu)是以職能體系的協(xié)調(diào)發(fā)展作為辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的首要任務(wù)。并且，辦公室的工作效率會對整個企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展造成影響。基于此，本文就新時期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中存在的問題進(jìn)行探討，并提出一些改進(jìn)策略，僅供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】新時期；辦公室業(yè)務(wù)；建設(shè)；管理

辦公室的職能主要體現(xiàn)在兩方面：一方面是對內(nèi)執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，將命令傳達(dá)給下級各部門，是整個企業(yè)的信息中轉(zhuǎn)站；另一方面是對外進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，負(fù)責(zé)接待外來人員，解決外部人員與企業(yè)之間存在的問題，并做好詳細(xì)的尋訪記錄，促進(jìn)企業(yè)與外部的協(xié)調(diào)發(fā)展。

一、辦公室業(yè)務(wù)的重要作用

辦公室是一個企業(yè)發(fā)展的靈魂，在企業(yè)進(jìn)行決策時發(fā)揮著重要作用，各個辦公室分擔(dān)著不同角色，處理著企業(yè)內(nèi)存在的不同事物，相互交流與合作、統(tǒng)籌兼顧，最終達(dá)成一致，制定出適合企業(yè)發(fā)展的最佳模式。在新形勢的發(fā)展背景下，社會市場中存在激烈的競爭，這就需要辦公室業(yè)務(wù)發(fā)揮到極致，提高決策的科學(xué)性，只有這樣才能使企業(yè)發(fā)展更具競爭力。

二、新時期辦公室建設(shè)存在的實(shí)際問題

（一）對外來人員的信息錄入不能完全掌握。企業(yè)需要隨時與社會進(jìn)行溝通，加強(qiáng)與企業(yè)外來人員的交流與合作。但是在溝通的同時，企業(yè)辦公室往往不能完全掌握外來人員的信息錄入情況，可能會給企業(yè)的管理工作增加難度。另外，如果外來人員在進(jìn)入企業(yè)學(xué)習(xí)、交流時，得不到辦公室重視，就會使外來人員對企業(yè)形成不好的印象，不利于企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

（二）辦公室建設(shè)存在信息傳遞不及時的現(xiàn)象。在大多數(shù)企業(yè)中，普遍實(shí)施8小時工作制度，有些辦公室人員存在“上午盼午飯，下午盼下班”等消極思想，對本職工作不上心，有時候上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了命令，辦公室不能及時地將信息傳達(dá)到下級區(qū)域，不僅耽誤了企業(yè)職員對新命令的了解，影響了決策信息的時效性，更是阻礙了企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）辦公室人員存在懶惰心理。受傳統(tǒng)的管理理念影響，辦公室人員存在嚴(yán)重的懶惰心理，創(chuàng)新意識較差，不能對新出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的研究與解決。另外，還有一些辦公室人員只會紙上談兵，在實(shí)際的工作中，表現(xiàn)出嚴(yán)重的經(jīng)驗(yàn)不足現(xiàn)象，在進(jìn)行方案制定時，不能給出有效的建議，影響企業(yè)決策的科學(xué)性，不利于企業(yè)單位的健康發(fā)展，弱化企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。還有的辦公室人員開會時不善于思考，在工作時開小差，利用辦公用具做工作之外的事：比如，利用電腦玩游戲、購物等不正當(dāng)行為，心理狀態(tài)極度松散，難以培養(yǎng)主人翁意識。

（四）辦公室人員明爭暗斗，心胸不夠?qū)拸V（辦公室人員存在自私心理）。由于存在自私心理，有些辦公室內(nèi)存在著惡意競爭，相互排斥，各自為戰(zhàn)，導(dǎo)致辦公室的日常工作環(huán)境氛圍不和諧。另外，有的辦公室人員的工作態(tài)度不夠端正，不能完全遵守辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度，在上班期間處理私人問題，長時間接打私人電話，存在遲到早退現(xiàn)象，還有一些工作人員存在灰色收入，這些情況都會給辦公室業(yè)務(wù)造成極大的負(fù)面影響。

三、新時期辦公室存在問題的解決措施

（一）熱情接待外來人員。對于外來人員的參觀與學(xué)習(xí)，需要給予熱情的接待，保持飽滿的工作熱情來應(yīng)對外部人員的提問，為辦公室樹立良好的外部形象，促進(jìn)辦公室與外部的交流與合作。另外，對外來人員進(jìn)行及時的登記，提高對外來人員的重視程度，并做好回訪工作，使交流工作發(fā)揮更大的作用。

（二）加強(qiáng)辦公室工作的執(zhí)行力。在新時期提高辦公室執(zhí)行力的方法主要有以下幾點(diǎn)：首先，培養(yǎng)辦公室人員的組織協(xié)調(diào)能力，對同事以禮相待，建立和諧的辦公室環(huán)境，堅(jiān)持工作原則，自覺遵守辦公室規(guī)定。其次，培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神。使辦公室人員能夠養(yǎng)成吃苦耐勞的堅(jiān)韌性格，以及不計(jì)較個人得失的寬廣胸懷，將企業(yè)的利益放在第一位，樹立主人翁意識。最后，提高辦公室人員的監(jiān)督意識，加大監(jiān)督人員的監(jiān)督權(quán)力，保證辦公室人員能夠在發(fā)現(xiàn)問題時及時上報(bào)給決策層，并要始終堅(jiān)持“求結(jié)果”的監(jiān)督原則，從而提高企業(yè)辦公室的整體管理水平。

（三）糾正辦公室人員的懶惰心理。在長期的重復(fù)與復(fù)雜的工作中，辦公室人員難免會產(chǎn)生一些懶惰心理，需要企業(yè)管理部門針對這一情況進(jìn)行有效的管理，才能夠提高辦公室業(yè)務(wù)的工作效率。因此，在實(shí)際的工作過程中，企業(yè)管理部門需要創(chuàng)新管理方法，改善辦公室環(huán)境，并增加一些趣味性的實(shí)踐活動來緩解辦公室人員緊張的工作壓力，目的在于克服管理人員的懶惰心理。辦公效率會直接影響到企業(yè)建設(shè)的實(shí)施和發(fā)展。

（四）打造和諧健康的辦公室工作氛圍。辦公室人員大部分時間都是在辦公室度過的，如果不能打造一個和諧健康的環(huán)境，則會對工作人員的積極性與辦公效率造成影響。因此，可以在辦公室擺放一些盆栽，緩解員工的視覺疲勞。還要加強(qiáng)同事之間的交流，定期開展小組內(nèi)的交流活動，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新思維能力，確保辦公室的工作效率，使企業(yè)能夠獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。

四、結(jié)語

隨著新時期的到來，企業(yè)的發(fā)展與經(jīng)營在面臨機(jī)遇的同時，還要應(yīng)對前所未有的挑戰(zhàn)，需要辦公室發(fā)揮自身綜合性職能作用，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)勁的動力，同時還要建立和諧的辦公室環(huán)境，協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部與外部的發(fā)展關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)不斷向前發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]閆文禮.淺談如何加強(qiáng)新時期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（1）：167.