淺談工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題及解決措施

陳靜

【摘要】本文對(duì)工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題展開(kāi)了分析，并提出了解決問(wèn)題的措施，從而為工程建設(shè)檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；解決措施

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的工程得到了建設(shè)，從而產(chǎn)生了豐富的建設(shè)資料。通過(guò)建立檔案加強(qiáng)這些資料的管理，則能了解工程的品質(zhì)狀態(tài)，并為工程的使用維護(hù)和后續(xù)工程的建設(shè)提供參考。但就目前來(lái)看，工程建設(shè)檔案管理并未得到足夠的重視，有關(guān)工作的開(kāi)展仍然存在較多問(wèn)題。因此，相關(guān)單位還要加強(qiáng)解決問(wèn)題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開(kāi)展。

一、工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開(kāi)展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)下開(kāi)展規(guī)范的檔案管理工作。近年來(lái)，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開(kāi)展工程建設(shè)檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來(lái)看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實(shí)。

（二）工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過(guò)程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進(jìn)行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，由于缺乏對(duì)檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實(shí)性和完整性，以至于檔案的使用價(jià)值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補(bǔ)制檔案等問(wèn)題，以至于檔案歸檔時(shí)常出現(xiàn)不及時(shí)的情況。

二、工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題的解決措施

（一）落實(shí)參建單位檔案管理責(zé)任。針對(duì)工程建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題，要通過(guò)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度來(lái)解決問(wèn)題。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)落實(shí)工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來(lái)講，就是在參建單位進(jìn)行工程規(guī)劃許可辦理的過(guò)程中，行政主管部門(mén)應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書(shū)，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴(yán)格履行職責(zé)。在實(shí)際施工之前，主管部門(mén)還應(yīng)檢查參建單位是否按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求下發(fā)到各部門(mén)，進(jìn)而使檔案管理工作切實(shí)得到落實(shí)。再者，在工程建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案管理部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進(jìn)度要求完成檔案管理計(jì)劃的制定，并嚴(yán)格按照計(jì)劃落實(shí)檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時(shí)完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認(rèn)參建單位提供的檔案是否準(zhǔn)確和完整。針對(duì)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，則要給予一定的懲處，進(jìn)而使參建單位的檔案管理意識(shí)得到提高。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的全過(guò)程管理。為使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到提高，還要加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)全過(guò)程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進(jìn)行檔案管理計(jì)劃的制定，以便對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行全過(guò)程管理，進(jìn)而使檔案的編寫(xiě)質(zhì)量得到提高。為達(dá)成這一目標(biāo)，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開(kāi)展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計(jì)單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實(shí)際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過(guò)程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項(xiàng)管理工作能夠得到落實(shí)。

（三）嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。為確保檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，從而使檔案管理工作得以規(guī)范開(kāi)展。首先，在檔案收集環(huán)節(jié)，還應(yīng)從檔案完整性角度進(jìn)行工作的開(kāi)展，加強(qiáng)對(duì)檔案裝訂規(guī)格、紙張大小和材料字跡等內(nèi)容的管理，從而使案卷的質(zhì)量得到保證。針對(duì)不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關(guān)單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應(yīng)加強(qiáng)檔案內(nèi)容的檢查，確保其內(nèi)容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應(yīng)加快新技術(shù)的引進(jìn)，并要求檔案管理人才加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而使檔案鑒定工作能夠適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。最后，參建單位還應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，加快檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和研究，并利用先進(jìn)的檔案管理軟件開(kāi)展相關(guān)工作。而利用該系統(tǒng)，則能為多方檔案管理工作的開(kāi)展提供信息交流平臺(tái)，并加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理情況的監(jiān)督管理，進(jìn)而使檔案管理質(zhì)量得到保證。

三、結(jié)論

通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但是仍然存在較多問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)和參建單位還應(yīng)聯(lián)合進(jìn)行管理責(zé)任的落實(shí)，并加強(qiáng)檔案建立的全過(guò)程管理，同時(shí)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以確保檔案管理規(guī)范和要求能夠得到落實(shí)，進(jìn)而使參建單位的檔案管理水平得到提高。

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