數字化檔案管理工作思考

李建梅

【摘要】當世界邁入信息化時代，知識與信息已經成為了一種重要的資源，這就要求檔案管理必須擁有更高的儲存與處理信息能力，進而為社會提供更好的檔案服務。而要實現這一點，其中最有效的途徑就是數字化檔案管理工作，但這項工作畢竟是一項龐大而復雜的系統工程，需要一個長期且艱巨的過程。因此，本文試圖研究探討做好數字化檔案管理工作的對策與途徑，希望能借此對我國數字化檔案管理工作提供一點助益。

【關鍵詞】檔案管理；數字化；研究探討

伴隨時代的不斷發展進步，如今檔案管理工作數字化已經成為檔案信息資源更好得到開發與利用的前提與基礎，并在這個發展的過程中取得了一定的進步與成績。但是我們還需要清楚地看到，面對浩如煙海的館藏傳統檔案資料，數字化檔案管理工作已經成為一項浩大且艱巨的工程，作為檔案管理人員應當在充分認識到數字化檔案管理工作重要意義的前提下，積極應對數字化檔案管理工作所帶來的種種挑戰和考驗，積極探索做好數字化檔案管理工作的對策與途徑，使檔案信息資源更好地為促進社會發展進步而服務。

一、數字化檔案管理工作的重要作用

數字化檔案管理工作的重要作用主要體現在以下幾個方面：

（一）有助于檔案原件的保護。首先，當紙質檔案實現了數字化后，就可以實現數字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質檔案，這能夠有效保護檔案原件。其次，紙質檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質污損而出現不易辨認的情況，而數字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數字化檔案還能夠對紙質圖片檔案運用現代技術進行修復，避免紙質圖片檔案因為自然老化的原因而失真。

（二）有助于節省檔案存儲空間。傳統檔案作為紙質文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當數字化檔案管理運用先進的數字化存儲技術來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質檔案在存儲過程中可能出現的各種損壞、損毀危險。

（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統檔案管理工作中，由于是紙質檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

（四）有助于檔案資源的共享。傳統檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數字化檔案后，則可以憑借互聯網突破時空限制，實現檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。

二、做好數字化檔案管理工作的對策與途徑

（一）構建完善數字化檔案管理制度。為了進一步提高數字化檔案管理工作效率和工作質量，構建健全完善的數字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應當切實結合自身數字化檔案管理工作實情，從實際出發對現有的數字化檔案管理制度予以健全完善，以構建出一套更加科學合理的管理制度，并在制度的運行過程中不斷考證、不斷實踐，針對出現的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數字化檔案管理制度應當包括數字化檔案收集制度、數字化檔案歸檔制度、數字化檔案保管制度，以及制定數字化檔案歸檔范圍、數字化檔案保管期限等規定，還需要將這些制度與規定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進一步強化檔案管理人員的崗位責任意識以及對制度和規定的執行力度，確保數字化檔案能夠按照規定的流程得到規范化的管理。

（二）規范數字化檔案的利用方式。對于數字化檔案的利用應當額外制定相關查、借閱利用制度，不能無原則，當利用者需要查閱利用數字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關規定。比如根據數字化檔案內容的密級層次對借閱、利用人員進行相關規定，不符合查、借閱規定的人員不能借閱、利用數字化檔案。還有就是針對檔案內容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監控下進行。為了確保數字化檔案在共享過程中的網絡安全性，檔案管理部門還應當對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內容。此外，伴隨數字化檔案管理工作的加深，相信數字化檔案的數據容量也會不斷增加，從而給儲存設備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據檔案數據的訪問頻率來管理檔案數據，對各種數字化檔案進行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數字化檔案的存儲成本。

（三）實施紙質檔案數字化外包。為了節約檔案數字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質檔案數字化工作外包給專業的檔案數字化服務公司。首先，檔案管理部門應當根據自己的實際需求，嚴格評估和審核外包商的業務能力和技術能力，選擇信譽好、業務能力強的服務商。其次，檔案原件在移交數字化加工單位前，由檔案部門工作人員預先清點、檢查、登記，確定需要數字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴格按照檔案管理要求，履行出入庫手續和交接手續。在檔案數字化生產加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監督，及時解決生產加工中出現的問題，排除泄密隱患，與承擔檔案數字化生產加工單位簽訂保密協議，明確數字化加工單位的保密義務和責任，并要求數字化加工單位必須與從事檔案數字化加工的人員簽訂保密協議，檔案數字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務和責任。再次，檔案部門工作人員應根據工作進度，不定期對已完成數字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準確、完好。最后，檔案數字化加工完成后，數字化加工單位應當將生產加工的檔案原件、檔案數字化信息及其存儲介質全部移交給檔案部門，不得擅自復制或留存，并辦理移交手續。例如：2014年開遠市檔案館開始按照“分批實施、逐步完善”的原則，采用招投標形式將檔案數字化項目外包給云南蘭臺商貿有限公司，對館藏檔案進行全文數字化掃描和數據掛接，建立全文數據庫。開遠市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優先對這些檔案進行全文數字化錄入。開遠市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續做第三批。通過檔案數字化有效改變了檔案利用的現狀，更好地為社會提供高效便捷的服務，也標志著檔案管理工作向規范化、數字化、信息化建設邁出了一大步。

（四）宏觀層面設計數字化檔案管理與保存方案。在全國各級檔案管理部門如火如荼開展數字化檔案管理工作的形勢背景下，各自為政的數字化檔案管理模式也潛藏著諸多風險。而在各種計算機信息技術以及存儲設備層出不窮、日新月異的當下，是否可以考慮利用新的技術對檔案數字化產生的巨量數據進行管理與保存，以及各地各自為政的數字化檔案管理模式存在的種種弊端，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項目。比如云計算這種先進的數據管理與存儲方式目前已經在許多行業獲得了廣泛的應用，因此是否能夠考慮在一定的行政區域中利用云計算建立一個檔案數據管理中心，將各地分散投入、分散的數字化檔案整合在一起，再借助更先進的管理方式，更強大的技術力量，更優越的設備條件，使得數字化檔案管理工作邁上一個新的臺階。

三、結語

在信息化時代背景下，各個檔案管理部門在進行數字化檔案管理的過程中，要充分認識到數字化檔案管理工作對于檔案資源管理、儲存以及利用等各個方面的重要作用，從構建完善數字化檔案管理制度、規范數字化檔案的利用方式、實施紙質檔案數字化外包等方面入手，不斷提高數字化檔案管理工作效率和工作質量，加快推進檔案信息化建設進程。

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