論檔案管理工作在路橋養護中的作用

陶京

[摘 要]檔案管理在一定程度上能夠幫助人們提高整個工程的質量。路橋養護行業也不例外，通過對路橋養護卷帙浩繁的材料進行檔案管理，能夠提供最原始的數據，方便以后查找和學習。可以說，在整個路橋養護工作中，檔案管理有著統籌與宏觀管理的重要作用。因此，必須要確保路橋養護檔案的本真狀態，保證資料完整、真實、有效。本文對路橋養護的檔案管理工作進行了闡述，包括特點、工作的流程和重要性等。

[關鍵詞]路橋養護；檔案管理；作用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.098

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

在各行各業迅猛發展的當下，道路橋梁工程建設的發展十分迅速。但在這過程中，道路橋梁不可避免地會出現一些質量問題，需要進行養護工作，其中會涉及很多內部資料，也就是人們說的檔案，其記載著路橋養護工作的工作進程、質量情況、設計的方案等原始信息，這些都是道路橋梁養護工作中重要的數據信息，都是今后查找、校閱的原始出處。目前，路橋建設的工期相對較長，而且會涉及很多的內容與項目，導致檔案登記時可能存在不完整的情況，信息殘缺或不全的情況時有發生。此外，由于每個工作人員的專業能力、個人敬業素質不盡相同，導致了在檔案管理和保存上出現一些不完整的混亂現象。

1 路橋養護檔案管理的特點

1.1 專業性強

路橋養護檔案中囊括的知識系統紛繁復雜，主要包括工程、材料、經濟等。這就對整理、保管人員提出了較高的要求，需其具備一定的綜合素質，能把這些知識整合在一起，并且合理地放進檔案中。管理人員必須要對這些知識都有所深入了解，才能做好道橋養護的檔案管理工作，不致出現混亂。

1.2 周期較長

道路和橋梁的養護工作具有經常性，工程從開始到竣工驗收工時較長。所以，檔案管理的周期較長。所以，工作人員一定要有耐心和細心認真對待。

1.3 牽涉面廣

在道路和橋梁的養護工作中，除卻需要遵守諸多法律法規外，還需要對國家相關部門頒行的政策進行了解和掌握，這些也是檔案管理工作者要進行整理和保存的。

1.4 載體多

隨著科技的發展，數字化、電腦化，甚至人工智能也在生活中日益稀松平常。路橋養護的檔案也不再像以前那樣都是紙質的了，也出現了很多的電子檔案和照片、攝影、光盤等形式。

2 高速公路檔案管理的工作流程

2.1 相關資料的收集

關于文件的檔案有一定的時效性，在所有的檔案里面相關人員都要保證檔案的真實性，不能弄虛作假，否則就與檔案工作的初衷相悖離。相關人員要按照一定的流程對所收集的資料材料進行整理加工，并且按照具體的管理條例進行保管。

2.2 文件整理和組卷

相關文件的整理和組卷需要工作人員認真對待，要求檔案工作人員除了具備一定的專業知識外，更需細致認真。首先，在進行工程的養護之前，檔案工作人員要把所需要的文件類材料分類規劃好，方便使用的時候查找。其次，施工建設單位要根據上述的文件進行總結，這就要按照文件的時間或者形成的時間進行組卷工作。第三，工程的設計文件必須要保持本來的面貌，并且不能和其他文件一起組卷。第四，項目在施工時也會產生一些文件，對于這些文件，施工單位要根據產生的時間進行組卷。第五，養護結束時，也不能馬虎，需要把工程的總花費和財務的預算決算進行比較匯總，還有一些設計、竣工的圖紙，都需進行組卷。對于這些內容的組卷要求倒不是很嚴格，按照單位的管理要求進行即可。第六，項目在統籌規劃時也會產生一些文件，這些文件工作人員要按照時間和程序進行組卷，還有一些重要性的情況也要考慮進去。最后，在組卷了的文件里面，一般順序是：前面的文件是批復的內容，后面是請示的內容。遵循正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；正文內容在前，參考文獻在后；文字在前，圖片、圖表在后。

2.3 工程檔案的驗收和移交工作

只有通過合格驗收的工程才能夠竣工，竣工以后，檔案的相關工作人員要對工程里面涉及的文件和材料進行分類匯總和收集，以便日后查找。項目檔案驗收的申請報告里面，有諸多必須包括的內容，如，基本的工程檔案、項目工作管理的檔案、文件整理和收集的記錄、完成工程的圖表和設計報告、合格的質量檢測報告，以及此次養護解決了什么樣的問題，采用了什么樣的方法，養護進行時的一些數據和工作情況的記錄及養護的施工單位等。

有關工程檔案的移交工作也有很多要準備的和注意的方面。工程檔案的移交工作要注意以下幾點內容：在工程項目檔案通過專項驗收后，要在項目竣工的90天內把有關聯的資料文件移交給有關政府管理部門；在資料移交過程中應做好工作記錄，目的是不造成遺漏或者弄丟重要文件，如果有涉及國家法律、管理條例或是科研成果、技術獎項的工程項目，都應該根據檔案管理的相關規定，將檔案移交到交通部檔案館進行保存。

3 橋梁檔案的重要性

毋庸置疑，路橋養護的檔案十分重要，比如，有的路橋壞了，需要進行養護，個別技術的參數就很關鍵。比如，某些基地的地質情況和基礎的深度情況、隱藏的尺寸多少等都很重要，若是沒有這些數據，相關工作人員就不能進行有效的養護。再比如說，有的橋臺會出現開裂和掉皮等病害，橋面的混凝土也會出現流量增加的情況，沒有原始的檔案數據就會很麻煩，無疑會加大維修的成本。

所以，為了在源頭上防止數據遺失，就要及時投入人力進行收集整理。比如，某單位從20世紀90年代就開始對所管轄的線路中的橋梁進行檢查并登記。對一類橋、二類橋、三類橋做出了詳細的登記。通過橋梁檔案的初建和規范，促進了養護管理的規范化。由原來的不可預見性養護，發展到現在的提前預防，實現了超前管理，避免了盲目性，既節約了養護經費，又提高了公路的安全性。同時也要將定期和不定期的檢查情況，及時反映到橋梁檔案上，提高橋梁檔案的使用價值，當然在登記時務必做到詳細，方便日后查詢。

檔案管理工作的扎實與否在某種程度上可能決定著一個企業的生產情況，并且影響著以后的發展。有了完好的檔案，在今后再次進行道橋養護作業時，就有了一定的依據，可以充分查找道橋的信息，方便工作，節約人力、物力、財力。因此，檔案工作人員一定要做好路橋養護的檔案管理工作，為企業和國家做好服務。現在在檔案的管理工作里面仍然有一些問題，面對這些問題，其要充分想好對策，推進檔案管理的信息化進程，要充分利用現在先進的電子信息技術，如，利用電腦和錄像的功能，多做備份，以防丟失，提升檔案管理的總體質量。

4 結 語

電子信息技術的發展賦予檔案管理工作新的意義和內涵，世易時移，作為新時代的路橋養護檔案管理工作者，只有不斷根據新形勢的需要，與時俱進，努力學習新的技術和知識，不斷提高自己的綜合素質，才能具備適應新時期綜合檔案工作的能力。

主要參考文獻

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