關(guān)于高校學(xué)籍工作精細(xì)化管理的思考

房麗華

[摘 要] 實(shí)行精細(xì)化管理是信息化高校學(xué)籍工作的需要，它是維護(hù)學(xué)生合法權(quán)益、維護(hù)和諧校園、滿足學(xué)生個性化發(fā)展的重要保障。應(yīng)該以人為本，強(qiáng)化服務(wù)，創(chuàng)新管理制度，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍工作的精細(xì)化管理。文章從高校學(xué)籍管理的內(nèi)容以及如何進(jìn)行精細(xì)化管理進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞] 高校；學(xué)籍工作；精細(xì)化管理；思考

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 117

[中圖分類號] G472 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0245- 02

0 前 言

學(xué)籍管理是學(xué)校根據(jù)國家有關(guān)政策、法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定出具體的學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則，對取得學(xué)籍的學(xué)生，從入學(xué)到畢業(yè)實(shí)施培養(yǎng)過程的全過程管理。學(xué)籍管理是貫穿高校人才培養(yǎng)全過程的一項重要工作。高校學(xué)籍工作的精細(xì)化管理是保證高校正常教學(xué)秩序、形成良好學(xué)風(fēng)、教風(fēng)和校風(fēng)的重要保障，對提高學(xué)校辦學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量和構(gòu)建和諧校園有著重要的意義。工作中要樹立“以學(xué)生為中心”的管理理念，來滿足學(xué)生正當(dāng)、合理的需求，以此作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

1 高校學(xué)籍管理的內(nèi)容及重要性

高校的學(xué)籍管理是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個學(xué)習(xí)過程產(chǎn)生的動態(tài)數(shù)據(jù)的管理。學(xué)籍管理主要包括新生學(xué)籍審核及注冊；學(xué)生在校期間的休學(xué)、退學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動處理；畢業(yè)資格審核及學(xué)歷證書發(fā)放，畢業(yè)生信息注冊等諸多方面。也就是說學(xué)籍管理工作貫穿學(xué)生從入校到畢業(yè)的整個在校過程。學(xué)籍信息有誤直接影響學(xué)生網(wǎng)上各種報名考試，影響畢業(yè)生找工作等。學(xué)籍管理的規(guī)范程度直接影響整個教學(xué)管理質(zhì)量，從而影響人才培養(yǎng)質(zhì)量。學(xué)籍管理經(jīng)常處理上千條數(shù)據(jù)，一條數(shù)據(jù)出問題，就可能給某位學(xué)生帶來巨大的影響。

2 學(xué)籍管理存在的問題

因為各高校擴(kuò)大，生源復(fù)雜，辦學(xué)模式多樣化，學(xué)籍管理變得越來越難，所以在管理過程中出現(xiàn)了各種問題。

2.1 學(xué)生在籍情況不詳，數(shù)據(jù)混亂

學(xué)生未辦理學(xué)籍異動手續(xù)離校時有發(fā)生，出現(xiàn)實(shí)際在校生數(shù)與在籍人數(shù)不等，導(dǎo)致學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)不準(zhǔn)確；各部門用自己的系統(tǒng)，加上學(xué)籍部門不及時向相關(guān)部門提交學(xué)籍變動名單，導(dǎo)致部門之間學(xué)籍信息不一致。

2.2 學(xué)籍異動處理不嚴(yán)謹(jǐn)，造成嚴(yán)重后果

近年來，退學(xué)學(xué)生上訪事件時有發(fā)生，學(xué)校成了被告；處理學(xué)生證據(jù)不足，程序不當(dāng)，處理結(jié)果經(jīng)不住推敲；辦理學(xué)籍異動手續(xù)學(xué)院審核不嚴(yán)，申請退學(xué)學(xué)生雇假家長蒙騙學(xué)校過關(guān)，家長來找學(xué)校。上訪事件中退學(xué)處理案件居多，存在的問題主要是到學(xué)校辦手續(xù)不是學(xué)生合法監(jiān)護(hù)人，處理學(xué)生過程中程序不當(dāng)造成的。

3 學(xué)籍工作需要精細(xì)化管理

首先，實(shí)行精細(xì)化管理必須讓學(xué)籍管理人員提高思想認(rèn)識，認(rèn)識到它的必要性和重要性：①管理者要不斷地自我完善和提高。管理者都要具有專家級水平，才能保質(zhì)保量地完成學(xué)籍管理的各項工作。因此，平時要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極參加教育行政部門組織的培訓(xùn)、研討會議，學(xué)校組織去外校學(xué)習(xí)，自學(xué)相關(guān)政策、法規(guī)，提高自身業(yè)務(wù)水平。同時，注重積累工作經(jīng)驗。②學(xué)籍管理人員要培養(yǎng)良好的工作態(tài)度。不要因為工作繁瑣而降低服務(wù)質(zhì)量，能辦到的，盡快為學(xué)生辦好，辦不到的要為學(xué)生解釋清楚不能辦的理由。同時在行使管理權(quán)利時，應(yīng)從學(xué)生的角度出發(fā)為學(xué)生解決困難，樹立主動服務(wù)意識。

第二，學(xué)校學(xué)籍管理制度科學(xué)化、法制化、人性化和個性化。制度建設(shè)是做好學(xué)籍管理工作的保障。學(xué)籍管理制度制定既要符合國家相關(guān)法律法規(guī)和教育部的有關(guān)文件精神，也要結(jié)合本校的實(shí)際情況。2017年2月，教育部出臺了新修訂的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，以下簡稱《規(guī)定》。新《規(guī)定》充分體現(xiàn)以學(xué)生為本，強(qiáng)化服務(wù)意識，切實(shí)尊重和保護(hù)學(xué)生利益；鼓勵學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，促進(jìn)學(xué)生個性化發(fā)展。因此，高校在制定學(xué)籍管理制度時要充分體現(xiàn)以人為本的思想，建立相應(yīng)的靈活的學(xué)籍管理制度，如建立靈活的學(xué)習(xí)制度，服務(wù)學(xué)生休學(xué)創(chuàng)業(yè)，促進(jìn)學(xué)生個性化發(fā)展。制度涵蓋面要廣，內(nèi)容系統(tǒng)詳細(xì)，具備較強(qiáng)操作性，使學(xué)籍管理制度成為鼓勵學(xué)生學(xué)習(xí)，盡可能的滿足學(xué)生的合理需要。

第三，強(qiáng)化院系二級管理職責(zé)：①完善校院二級管理制度，分工明確，責(zé)任到人，形成一個校級（分管校長或副書記）、處（院）級和具體管理者的三級管理體系。以退學(xué)為例，基本流程：學(xué)生本人申請并按要求填寫《學(xué)籍異動申請表》→學(xué)生所在院系審核→教務(wù)處（學(xué)生處）復(fù)核→分管校領(lǐng)導(dǎo)審批→校長辦公會討論→學(xué)校發(fā)文→院系通知學(xué)生辦理離校手續(xù)。教務(wù)處（學(xué)生處）在學(xué)信網(wǎng)上進(jìn)行學(xué)籍異動操作。②嚴(yán)格學(xué)籍管理程序，強(qiáng)化院系職能作用。拿長春工業(yè)大學(xué)為例，我校把學(xué)籍工作列入院系學(xué)生工作年度考核的重點(diǎn)。考核結(jié)果作為學(xué)院、輔導(dǎo)員評優(yōu)、輔導(dǎo)員升職考核的重要依據(jù)。要求院系在辦理學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等手續(xù)審核不允許出差錯；院系簽字必須屬實(shí)，絕不允許他人替簽現(xiàn)象發(fā)生。③加強(qiáng)輔導(dǎo)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。學(xué)籍管理政策性強(qiáng)，原則性強(qiáng)，總有新的制度出臺。輔導(dǎo)員要熟悉學(xué)籍學(xué)歷管理政策法規(guī)，如《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》等規(guī)定和各種文件精神，熟悉學(xué)籍異動流程。拿長春工業(yè)大學(xué)為例，學(xué)校每年召開新生學(xué)籍、畢業(yè)生學(xué)歷電子注冊培訓(xùn)會，要求帶班輔導(dǎo)員參加，會議由主管學(xué)籍工作處長主持。多年來，學(xué)校學(xué)籍、學(xué)歷注冊工作從未出現(xiàn)差錯。

4 學(xué)籍異動檔案及時歸檔

學(xué)籍異動檔案作為學(xué)籍變動依據(jù)，必須保證材料齊全，及時整理歸檔，使學(xué)籍異動有據(jù)可查。

總之，細(xì)節(jié)決定成敗，精細(xì)化管理在各行各業(yè)取得了卓越的成效。高校學(xué)籍工作更需要精細(xì)化管理，有效規(guī)范、調(diào)節(jié)高校教育教學(xué)活動，達(dá)到穩(wěn)定教學(xué)秩序，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的。

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