試析當今檔案管理模式變化

徐昆明

摘 要：隨著人類社會全面進入信息時代，大數據時代正沖擊著全世界，傳統檔案變成了電子檔案，由此引起了檔案保存、管理和利用等一系列管理工作方式和工作內容的改變。在大數據時代下，對檔案管理的模式與變化形式進行研究，對保護檔案資源十分有利。優化檔案管理流程，對檔案中的數據進行優化，從數據中發掘有利信息，可以使檔案管理工作得到促進。

關鍵詞：大數據時代；管理模式；檔案

一、 檔案管理理論體系的變化

大數據時代，各類數據不斷增加，檔案從傳統形式轉變成電子形式后，其保密、借閱、分類和檢索頁發生了巨大的改變。檔案管理工作如果依然采用傳統的方法，顯然是不能滿足現有的管理要求的。這就要求檔案管理相關工作的從業人員轉變觀念，重新認識檔案管理工作。

（1）具備大數據觀

數據的海量激增標志著大數據時代的到來，數據的增長速度是我們用手寫筆記的的方法無法完成的。傳統的檔案管理辦法既然無法滿足時代的要求，我們就要探尋新的數據管理辦法。大數據定義下的數據分析與整理不是盲目隨機的，沒有捷徑可以選擇，而是全面的數據分析與整理，大數據使得每一個數據的存在都有意義。

（2）進一步提高檔案開放度

開發檔案時當代檔案管理的發展趨勢。要在樹立正確觀念的同時，準確把握檔案開放的實質。實施檔案開放必須確立開放檔案的范圍、明確開放檔案的對象、簡化利用手續，同時，還需要建立和健全開放檔案的利用管理制度，具體規定開放檔案的利用要求、利用方式、利用手續以及復制、公布等事項。如此，檔案開放工作才能真正有利于社會進步，有利于加快我們政治民主化進程，促進現代檔案自身的發展和各項業務的建設。

（3）強化大檔案觀

大數據技術為數據管理提供服務，秉持著一切數據皆有用的思想，強調對數據的重視。大數據技術為數據管理提供服務，秉持著一切數據皆有用的思想，強調對數據的重視。大檔案觀則強調的是將一切數據視為檔案。檔案是人類生活的真實反應，是人類智慧的結晶。這些數據從社會生活的各個方面以及各個階層產生。

（4）做大平臺

互聯網思維方式之下，各個行業都在謀求新的發展，構建新的平臺。只有占有平臺，才能對可供收發的信息進行發布與收集整理。信息資源豐富才能更好地吸引客戶。用戶的支持可以保證行業的良性發展。大量數據的產生，使得傳統的數據管理工作滯后于時代的發展。 引用大數據技術對數據進行管理，建設科學的管理模式。大平臺建設可以使操作便捷、服務高效。

二、 檔案數據資源體系的變化

檔案管理部門最大的工作優勢是擁有客觀的館藏資源。當信息以爆發的方式產生，大數據時代作為檔案被保存下來的資料也就越來越多。當檔案內容不是缺，而是過于豐富時，數據采集的方式也就有了新的變化，主要體現在以下幾個方面：一是檔案數據的來源更廣。在大數據時代，檔案數據更多地體現出網絡化、平民化、社會化的特征。當暴漲的網民數量涌入互聯網，從而產生無法計算的數據，這些數據成為檔案的主要數據來源。二是檔案數據的內容更豐富。大數據時代的數據產生特點，都是十分迅猛的。檔案數據的類型開始出現多樣化的特點，有聲像、實物、紙質等幾種類型。信息化變革使得電子檔案及時出現。未來的數據管理，將出現種類繁多、由非結構化數據占據主要比例的發展趨勢。同時，也會出現數據價值密度地的特點。檔案作為真實的記錄，可以真實地反應一段時期的某一個方面的特點，顯示出較高的價值。大數據技術時代，檔案數據的處理速度更快。隨著管理進程的加快，人工檔案管理的模式已經不能夠適合時代的需要，新的管理模式真在走進檔案管理工作。三是檔案數據的收集方式多樣。無論有多大的信息量，在沒有歸類整理之前，都不能稱之為檔案，不作為檔案保存，就不能發揮數據的作用。檔案服務工作以數據收集為第一工作要務。采用新的數據收集方法，可以及時把握數據的變化動態，借助于發達的計算機技術，充分計算，幫助檔案管理者進行科學分析。

三、檔案利用服務體系的變化

作為真實的歷史記錄，檔案被悉心保存。我們的目標是要通過檔案管理維護國家利益，為百姓服務。同時，檔案管理工作能夠滿足社會的服務需求。檔案服務工作，將會朝著多元化、社會化方向發展。以客戶個性、企業、差異化需求為導向。提供更加周到的服務。因此，檔案利用工作在服務的各個方面都會產生新的變化：首先是檔案服務對象發生改變。在社會安定的發展時期，國家更重視民生檔案的建立。檔案內容向平民化發展，目的是要服務市民和城市發展。為智慧城市的建設服務、為建設新農村服務，將檔案管理工作的服務范圍更廣地延伸。其次是檔案服務內容發生改變。大數據時代，檔案管理工作要深入人心。對客戶的行為更加關注。對用戶的信息查詢、身份登記、搜索方法，利用數據分析結果得到用戶需要的數據提煉以及規律總結，大數據技術通過各種信息的綜合處理能力，滿足社會個體的要求，為大檔案目標服務。對檔案內容中特定問題的分析，可以使檔案服務內容更加精細化。

第三是檔案服務方式發生改變。發達的網絡服務時代開創了大數據時代新的服務模式。無論是問題咨詢還是解決實際問題，都可以通過網絡，從網站的信息欄取得與檔案館的聯系。接受用戶表達的訴求，通過在線傳輸，解決用戶的問題。大數據時代的到來，開啟了檔案管理的新的服務模式。

結語：

綜上所述，通過大數據等信息技術的應用，促使當今檔案管理的模式發生深刻的變革，樹立正確的管理觀念，可以使檔案管理工作更加規范、有序，同時也使檔案資料管理更為安全、規范。

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