關(guān)于提高檔案管理水平的研究

劉軍

（河北省隆化縣衛(wèi)生和計劃生育局 068150）

摘 要：隨著我國衛(wèi)生計生事業(yè)的發(fā)展，科學(xué)、高效的管理我縣衛(wèi)生計生事業(yè)檔案工作逐步提上了日程。依照國家衛(wèi)計委的要求，我縣衛(wèi)生和計劃生育局積極研究檔案管理工作，如何提高檔案資源的管理水平成為我局一項尤為重要的工作。本文就如何提高我局檔案管理工作進行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度建設(shè)；管理水平；

一、衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理現(xiàn)狀

長期以來，建立檔案和管理檔案是我局一項重要工作，但是陳舊的工作理念一直束縛著檔案管理的進步。我局在檔案建立過程中產(chǎn)生了數(shù)量眾多的文字文件、數(shù)字文件、有聲文件，囊括了單位中的科研項目、衛(wèi)生業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)、人事科教、等眾多內(nèi)容。同時由于我局所管轄的范疇又具有一定的專業(yè)要求，所以在管理檔案的時候就需要相關(guān)人員同時具有高水平的執(zhí)行能力和專業(yè)性。近期，我局加大了檔案建設(shè)管理的力度，細化檔案管理的每一環(huán)節(jié)，經(jīng)過努力我局已經(jīng)初步做到了：完善檔案機制，規(guī)范檔案管理，提高人員業(yè)務(wù)水平。

二、提高檔案管理水平的方法。

1.加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

首先在思想上提升對檔案管理重要性的認識，對我局檔案資料管理人員進行培訓(xùn)的過程中，不僅要針對一線資料管理員，還要針對相關(guān)檔案監(jiān)督檢查部門，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。使整個單位都能意識到檔案管理的重要意義，大家通力合作把事情辦好，把工作做扎實。

其次是落實多種高效的培訓(xùn)方式，提升工作人員實際工作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過定期邀請專家進行授課，實行學(xué)分考核制度，定期安排培訓(xùn)考試、測驗等，檢驗工作人員的培訓(xùn)效果。通過定期召開座談、講座等活動，工作人員互相交流學(xué)習(xí)心得，群策群力，共同解決。同時還制定檔案資料管理手冊，發(fā)放到檔案管理人員手中，方便檔案管理人員時刻學(xué)習(xí)如何管理檔案資料，總之要將學(xué)習(xí)檔案管理的重要性貫穿到工作中的每一個細節(jié)中去。

2.完善檔案管理制度，加強制度建設(shè)

加強檔案管理水平，首先要求領(lǐng)導(dǎo)要加強管理水平，革新思想，正真認識到檔案管理的重要性，并把自己的認識帶到工作中去，去影響整個單位，要讓一線檔案員認識到自己崗位的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，和工作信心。把檔案管理工作提到整個單位的議事議程上。檔案制度建設(shè)是加強管理的前提，這要求單位領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)籌考慮問題，根據(jù)本縣實際情況包括轄區(qū)人口、經(jīng)濟水平、生活習(xí)慣等制定相關(guān)的檔案管理制度，制度的建設(shè)要符合相關(guān)法律法規(guī)，并要做到簡單實用、切實可行。建立完善檔案的保管、借閱、保密等各種制度，做到分工明確，責(zé)任到人。用制度去約束權(quán)力，避免徇私舞弊等不良現(xiàn)象發(fā)生。

3、緊跟時代步伐，加快檔案管理信息化建設(shè)

隨著時代的進步，衛(wèi)生管理部門檔案管理中許多不可預(yù)見性的問題日益增多，僅僅依靠以前的做筆錄等傳統(tǒng)的方法已經(jīng)不能滿足對檔案管理的要求。因此與時俱進，實行檔案信息化管理是一個亟待解決的問題。衛(wèi)生管理部門檔案信息化建設(shè)，必須以維護檔案的完整和安全作為第一守則。實現(xiàn)對電子檔案從收集、入庫、歸類、查詢、借閱的一體化管理。

三.加快衛(wèi)生檔案管理創(chuàng)新與改革的步伐

管理與服務(wù)意識創(chuàng)新

首先我們要認識到檔案服務(wù)主要是向相關(guān)人員，相關(guān)部門發(fā)布信息資源，通過良好的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)為本單位創(chuàng)造更多的社會效益，實現(xiàn)檔案資源正真的價值，完成有傳統(tǒng)的人工管理的方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?wù)模式。為此，本單位應(yīng)該提好檔案管理人員服務(wù)的主動性，構(gòu)建科學(xué)可行的管理服務(wù)體系，時刻體會檔案管理這份工作的意義所在，適應(yīng)信息化時代對檔案管理技術(shù)創(chuàng)新和管理理念的需求，

其次檔案管理部門在提供檔案服務(wù)時，要樹立安全意識。檔案的安全管理是一切工作的基礎(chǔ)，更是檔案管理的重中之重，檔案管理的安全工作涉及到防火、防盜、防蟲、防潮等，以及檔案的服務(wù)設(shè)備如檔案柜，電腦等。特別要注意的是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全，使用專業(yè)防盜軟件，確保檔案信息不被盜取。

檔案管理與服務(wù)方法和途徑的創(chuàng)新

優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案管理模式只能提供原始的檔案文件，或者是經(jīng)過初步加工處理的專題匯編，鮮有對檔案文件進行深度的整理，加工。而創(chuàng)新型的檔案管理模式能夠提供更多、更全面的信息資源。根據(jù)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作繁瑣、復(fù)雜的特點，檔案管理部門應(yīng)該合理利用信息技術(shù)，開展各科室電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，用戶只要輸入關(guān)鍵字就可以檢索出與之相關(guān)的任何信息，同時實行用戶授權(quán)管理機制，不同用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限對檔案信息進行查詢或修改，計算機連接打印機、復(fù)印件、掃描儀等硬件設(shè)備，用戶可根據(jù)需要將信息及時打印出來。

四 結(jié)語

當(dāng)前，我國社會信息化建設(shè)迅猛發(fā)展，社會生產(chǎn)方式發(fā)生了前所未有的重大變革，也對檔案管理工作帶來前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)該勇敢接受挑戰(zhàn)，抓住機遇，改變固有觀念，學(xué)習(xí)和掌握新方法、新知識，提高工作效率，更好地服務(wù)社會。

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