關(guān)于檔案管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考

劉軍

（河北省隆化縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 068150）

摘 要：本文從衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理現(xiàn)狀談起，從現(xiàn)實(shí)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題出發(fā)，通過(guò)筆者查閱相關(guān)文獻(xiàn)，與相關(guān)工作人員積極探討，針對(duì)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案的特點(diǎn)，建立了具有衛(wèi)生和計(jì)劃生育局特色的檔案管理制度，為日常相關(guān)人員對(duì)檔案的管理和查閱提供了良好的渠道。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案建設(shè)；檔案查閱

一、衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案分類(lèi)管理方法

經(jīng)長(zhǎng)時(shí)間對(duì)本局檔案的管理和調(diào)研，筆者研制出一套合理的、有效的檔案管理方案，根據(jù)不同的檔案類(lèi)別做出了不同的應(yīng)對(duì)方法，具體實(shí)行方案如下。

（一）人事檔案

人事檔案是以為本局工作的人事代理的工作人員（本科以上學(xué)歷）、專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作人員、管理層人員以及流動(dòng)工作人員為對(duì)象進(jìn)行建立的。在檔案建立過(guò)程中，要求工作人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，經(jīng)過(guò)多次校對(duì)確認(rèn)無(wú)誤之后，才可進(jìn)行簽收收檔。簽收過(guò)程中需要對(duì)檔案袋進(jìn)行三方面的查驗(yàn)，分別是檔案袋是否完整，檔案袋封口是否完好，檔案袋材料是否齊全。人事檔案袋信息需要及時(shí)登記，避免信息遺漏。在保管人事檔案過(guò)程中要做到防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜，即四防有關(guān)個(gè)人的工資、職稱(chēng)、相關(guān)考核資料，注意檔案的收集整理。建立電子檔案檢索目錄，并注意系統(tǒng)的即時(shí)更新，方便快速查閱。憑借錄用單位調(diào)檔證明及通知即可調(diào)出本人人事檔案。調(diào)度過(guò)程中需密封轉(zhuǎn)調(diào)，同時(shí)更新電子目錄。

（二）文書(shū)檔案

我局在工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生和應(yīng)用眾多文書(shū)，通過(guò)相關(guān)人員的整理挑揀出已經(jīng)結(jié)案、具有借鑒價(jià)值的文件、公函、內(nèi)部照片、內(nèi)部資料和會(huì)議記錄等，進(jìn)行整理歸檔。理清之間的歷史聯(lián)系，反映了各部門(mén)的職責(zé)所在和工作內(nèi)容，便于保存和使用。立卷的關(guān)鍵要以本局形成的書(shū)面文件為依據(jù)，公文立卷一般要遵循機(jī)關(guān)工作的原則，確保公文及相關(guān)材料收集完整，并根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、形成時(shí)間等特征進(jìn)行卷宗的分類(lèi)整理，編制好頁(yè)碼，填好目錄，備注，裝訂成冊(cè)。案卷標(biāo)題需準(zhǔn)確反映作者、內(nèi)容及文件種類(lèi)，并要求確定報(bào)告年限。檔案統(tǒng)一編號(hào)后，為方便查閱還應(yīng)編制案卷目錄和全引目錄。局內(nèi)各部門(mén)須對(duì)本年檔案進(jìn)行整理立卷并于次年3月初交至檔案部門(mén)，由相關(guān)人員整理歸檔。

二、建立健全檔案保密機(jī)制

1.改善檔案存放的硬件設(shè)施（檔案柜、保險(xiǎn)箱等），特殊情況需要節(jié)約檔案必需履行相關(guān)程序，尚未歸檔的案卷，需有專(zhuān)人保管，責(zé)任到人。

2.尚未開(kāi)放的檔案，要嚴(yán)格遵循保密守則中的相關(guān)規(guī)定，做好保密工作，嚴(yán)守檔案機(jī)密。

3.對(duì)于注有“密”級(jí)等本單位無(wú)權(quán)保存的資料，應(yīng)及時(shí)清退。連同不屬于立卷范圍的資料，整理后由檔案室上交檔案館，集中處理。

三、規(guī)范檔案查閱制度

1、因公需要查閱本局檔案的，相關(guān)科室工作人員應(yīng)該予以配合。本局衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部部門(mén)需要查閱本科室（部門(mén)）立卷上交的材料，可直接去檔案室查閱，如本科室以外的檔案資料，需向主管局長(zhǎng)請(qǐng)示，簽字批準(zhǔn)后方可查閱，檔案室做好查閱的相關(guān)記錄。

2.檔案查閱一般在檔案室內(nèi)查閱，特殊情況需帶走查閱的，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

3.外單位查閱本局檔案，需上級(jí)開(kāi)介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容，查閱目的。經(jīng)我局分管局長(zhǎng)批準(zhǔn)后可以查閱，檔案一般不外借，不復(fù)印。

4.查閱人員要愛(ài)護(hù)檔案資料，必要時(shí)佩戴手套查閱，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行折疊、涂抹、裁剪。無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)借閱檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)接，對(duì)違反規(guī)定的單位及個(gè)人，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

5.檔案查閱的內(nèi)容應(yīng)控制在限定的范圍之內(nèi)，如需摘抄，則應(yīng)保證全面完整，進(jìn)行精確的核對(duì)校正，否則無(wú)效。

四、檔案管理的重要作用

1987年公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的檔案材料，

必須按規(guī)定定期向本單位檔案結(jié)構(gòu)和檔案工作人員移交、集中管理，任何人不得拒為己用”.這表明二十多年前國(guó)家就已經(jīng)立法對(duì)檔案工作的保存提出要求。

1.準(zhǔn)確反映本單位的成長(zhǎng)歷程

單位的檔案記載著本單位的歷史沿革，記錄著自單位創(chuàng)建以來(lái)的一系列大事件，如所做的重大貢獻(xiàn)，先進(jìn)人物，歷任領(lǐng)導(dǎo)，包括所犯的錯(cuò)誤等等。對(duì)本單位及本行業(yè)的科學(xué)管理和發(fā)展提供參考依據(jù)。

2.決策制訂的參謀和幫手

本單位做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，我們可以利用這一歷史資料進(jìn)行研究分析，制定長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃，在今后工作中要繼承前人的光輝傳統(tǒng)，摒棄不良的工作方式，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使本地區(qū)整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)能夠更好的健康有序的發(fā)展。

3.單位對(duì)外宣傳的第一手資料

衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案記錄本地區(qū)部分公立醫(yī)院在專(zhuān)業(yè)水平和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重大事件，醫(yī)院進(jìn)行宣傳時(shí)只需在檔案室調(diào)取資料就行了。檔案的內(nèi)容真實(shí)可信，能有效的還原歷史，可以幫助醫(yī)院在患者心中建立起真實(shí)、可信的良好形象。

4.員工成長(zhǎng)的斷代史

如果員工入職時(shí)只有一張表，離職時(shí)還是一張表，更有甚者職工離職時(shí)連一張表也消失的無(wú)影無(wú)蹤，這就不好了。人事部門(mén)對(duì)已經(jīng)離退休的干部職工的檔案要定期的檢查更新。離職的員工并非和單位完全脫離關(guān)系。如果離職員工將來(lái)在某個(gè)領(lǐng)域做出重大貢獻(xiàn)，成為社會(huì)名人，那他在原單位的履歷就會(huì)成為珍貴的歷史資料。所以人事部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，不斷補(bǔ)充、更新員工的相關(guān)信息，準(zhǔn)確及時(shí)記錄下職工的成長(zhǎng)經(jīng)歷。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的最終目的是為了讓單位更好的發(fā)展，只有合理的對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，才能在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案資源進(jìn)行充分的利用，才能更好的服務(wù)本地區(qū)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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