探討衛生監督部門檔案管理水平提升的策略

李清澤+張俊輝+路曉玲

（1、濱州市沾化區衛生監督所，山東省濱州市 256800；2、沾化區疾病預防控制中心，山東省濱州市 256800）

摘 要：生監督機構建立完善的檔案收集內容是管理工作的基礎，是繼續進行衛生監督工作的課題研究的依據，是積累資料，總結經驗，改進工作和提高效率的必要條件，隨著衛生監督事業的不斷發展，系統、規范而現代化的檔案管理越來越顯示出它強大的生命力，并發揮重要作用，各級衛生監督機構在工作實踐過程中，要主動強化責任意識，檔案管理工作要逐步納入規范化，系統化，現代化，網絡化軌道，更好地為衛生監督和科研工作服務。本文對提升衛生監督部門檔案管理水平提出了一些看法和建議。

關鍵詞：衛生監督部門；檔案管理水平；提升策略

1 實施檔案管理工作的重要性

檔案管理工作的是由檔案館或者檔案室規劃并實施的，對各類檔案的管理工作，與此同時通過各項服務項目為人們提供服務，它不僅是地方檔案事業發展的重要內容，也是國家檔案事業發展的重要組成部分。新時期，我國經濟、政治、文化的發展步伐加快，在這樣的環境下，檔案管理工作機遇與挑戰并存，必須提高檔案管理的水平，提高管理效能，這是滿足和諧社會發展要求的重要內容，也是檔案事業向前發展的必然。檔案管理工作看似枯燥、乏味、對社會發展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實施檔案管理工作不僅可以使人們了解國內外的發展態勢，明確我國處于何種發展境態之下，以此為基礎人們可以快速、準確的選取相關檔案，為各個行業發展提供依據。檔案館以及檔案室只有緊跟時代步伐，最大限度處理不斷發生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進檔案管理工作規范化、制度化、科學化發展，滿足國家以及檔案事業本身的發展，達到服務社會的目的。

2 衛生監督部門檔案管理現狀

長期以來，我衛生監督部門以建立檔案和管理檔案為局里人事、資料管理的一項重要工作，但是陳舊的工作理念一直束縛著檔案管理的進步。我衛生監督部門在檔案建立過程中產生了數量眾多的文字文件、數字文件、有聲文件，囊括了單位中的科研項目、衛生業務、基礎建設、人事人社、設備數據、采購單據等眾多內容。同時衛生監督部門所管轄的范疇又具有一定的專業要求，所以在整理和匯報檔案的時候就需要相關人員同時具有高水平的執行能力和專業性。近期，我衛生監督部門加大了檔案建設管理的力度，細致檔案管理的每一步，經多方長時間的努力我衛生監督部門已經初步做到了：完善檔案機制，規范檔案管理規則，提高管理人員理論基礎。

3 衛生監督部門檔案管理水平提升的策略

3.1 完善檔案管理制度，加強制度建設

加強檔案管理水平，首先衛生監督部門的領導要加強管理水平，革新思想，正真認識到檔案管理的重要性，并把自己的認識帶到工作中去，去影響整個單位，要讓一線檔案員認識到自己崗位的重要性，樹立正確的工作態度，和工作信心。把檔案管理工作提到整個單位的議事議程上。檔案制度建設是一切的前提，這就需要各地區衛生監督部門根據本區實際情況包括轄區人口，經濟水平，生活習慣等制定相關的檔案管理制度，制度的建設要符合相關法律法規并和國家大政方針相一致，并且要做到簡單實用、切實可行。建立完善檔案的保管、借閱、保密等各種制度，做到分工明確，責任到人。用制度去約束權力，避免徇私舞弊等不良現象發生。

3.2 強化衛生監督檔案收集內容

衛生監督檔案收集內容包括：依法行政材料：即衛生監督法規、標準、技術管理規范等；預防性衛生監督材料：即許可審批、復驗材料，新、改、擴項目審查材料等；年度監督監測材料：即監測記錄、監督監測總結、分析報告等；行政處罰材料：即監督記錄、檢驗報告、合議記錄、處罰決定書、結案單、送達回執等；專題調查材料：即調查設計、調查報告、統計匯總等；工作材料：即年度及各項業務工作計劃、檢查記錄、總結，監督監測報表等。

3.3 提高衛生監督檔案管理工作人員的專業素質

衛生監督管理工作人員的專業素質是實現檔案管理現代化的關鍵，影響著檔案管理工作的質量與管理效率。衛生監督檔案管理部門要定期對管理人員進行培訓，不斷提高其工作能力，確保各項工作高效展開，確保檔案信息的完整、安全。

3.4 加強領導，強化宣傳，提高意識

檔案管理是衛生監督機構依法行政的重要內容。各級衛生監督機構的領導應高度重視檔案管理工作，結合實際，充實調整檔案管理領導小組，加強對檔案工作的領導，把檔案管理列入衛生監督工作的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和工作職責，納入年度考核目標，與衛生監督工作同部署、同組織、同考核，真正做到認識到位，組織到位，措施到位。同時，要把專（兼）職檔案人員培養納入人才培養計劃，加大培訓、宣傳力度，通過舉辦專業培訓班、繼續教育、會議、組織有關人員外出參觀學習等形式，大力宣傳檔案管理工作的重要性，全面提高全員檔案管理意識。

3.5 加大資金投入

要按照國家有關檔案室建設標準和檔案行業標準規范，配備完善檔案室硬件和軟件設施，大力引進現代化的技術裝備，充分運用計算機管理，實現檔案管理的自動化、現代化。

4 加快衛生監督部門檔案管理創新與改革的步伐

4.1 檔案管理與服務方法和途徑的創新

優化傳統落后的服務方式，傳統的檔案管理模式只能提供原始的檔案文件，或者是經過初步加工處理的專題匯編，鮮有對檔案文件進行深度的整理，加工。而創新型的檔案管理模式能夠提供更多、更全面的信息資源。根據衛生監督部門系統檔案管理工作繁瑣、復雜的特點，衛生監督部門檔案管理部門應該合理利用信息技術，開展各科室電子檔案管理系統建設，用戶只要輸入關鍵字就可以檢索出與之相關的任何信息，同時實行用戶授權管理機制，不同用戶可以根據自己的權限對檔案信息進行查詢，計算機連接打印機、復印件、掃描儀等硬件設備，用戶可根據需要將信息及時打印出來，實行了衛生監督部門檔案管理高效便捷的管理模式。

4.2 手段創新，實現檔案網絡化管理

網絡檔案服務顯現檔案信息數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務快捷化、信息共享化的多功能作用。檔案信息利用的網絡化，發揮了在其信息傳輸上的分散性優勢，使眾多用戶可利用網上終端，跨時空、跨地域利用檔案信息。信息時代，衛生監督所檔案管理者將匯集紙質檔案音像、光盤、縮微品、數字化檔案等檔案信息資源，借助網絡與信息技術建立起集檔案信息開發、檢索、利用等功能于一體的服務系統，充分發揮網絡檔案信息健康的作用與功能，最大限度地滿足讀者獲取檔案信息的要求。衛生監督所應加快網絡設施建設，把檔案管理的工作重心轉移到檔案信息的深加工和傳遞上來實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。

結束語：

時代在發展，檔案管理工作必須緊跟時代步伐，形成先進的管理理念，制定科學的管理措施，通過合理的管理制度，不斷滿足檔案管理事業的發展要求，提高檔案管理質量與效率，為社會發展提供更多信息，推動社會政治、經濟、文化發展。

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