談在新形勢下如何做好學校檔案管理工作

李維

【摘 要】檔案是反映學校發展建設的重要資料，檔案管理是對學校工作的一種整理、統計、分析和總結。新形勢下如何系統、科學、全面地開展檔案管理工作，已經成為學校發展規劃所需要考慮的重點。做好檔案管理工作，有助于學校更加全面和準確地貫徹黨的教育方針，并為學校的建設發展提供可靠數據。本文從新形勢下學校檔案管理工作內容出發，結合到檔案管理工作現狀，對新形勢下如何做好學校檔案管理工作進行探究，旨在提高學校對檔案管理重要性的認識，建立健全檔案管理制度，以促進檔案管理為學校的建設發展發揮重要作用。

【關鍵詞】學校檔案管理；工作內容；現狀；改進措施

中圖分類號：G47 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）11-0216-02

檔案管理是新形勢下學校的一項基礎工作，旨在反映學校的歷史風貌、為學校的各項工作（教學管理、經濟建設等）提供服務。學校檔案指的是學校在黨政、教學以及科研等各項工作中形成的具有參考和利用價值的文字、圖表、聲像等資料。這些資料記錄了學校的文書、教學、會計、科技等方面內容?？偟膩碚f，學校檔案完整、準確地反映了學校自建立之初到不斷建設和發展的歷史過程，是學校的一筆寶貴財富。新形勢下做好學校的檔案管理工作，應當從提高檔案管理重要性出發，不斷調整和完善相應的檔案管理制度，促成檔案管理現代化。

一、學校檔案管理工作內容

（一）檔案收集。檔案收集是檔案管理工作的基礎，是學校按照國家、政府和教育部門的有關要求，將學校、各部門以及師生中分散的相關教學資料整合在一起。具體來說，這些資料涵蓋教育、科研、教學、經營、人事、行政等方面內容。檔案收集需要在眾多的文件材料中篩選出有檔案價值的部分，并將其統一歸至學校檔案室。檔案收集是檔案管理工作的起點，在高效率完成檔案收集工作的基礎上，還必須考慮到檔案歸檔，即建立健全相應的檔案歸檔制度，具體包括歸檔時限、歸檔要求以及歸檔范圍等。

（二）檔案整理。檔案整理是將收集的檔案按照一定的分類標準對其進行整理的過程，需要對相關檔案進行基本的分類組合并編目，這項工作的意義在于促進檔案管理工作的系統化和科學化。一般來說，學校檔案管理工作需要遵循一定的整理原則，即尊重檔案形成過程中的自身規律，保持檔案結構的完整性；按照檔案的來源、內容和時間、性質等賦予檔案相應的聯系性。

（三）檔案鑒定。檔案收集和整理工作完成之后，就需要對檔案進行鑒定。檔案鑒定工作的意義在于分析和確定檔案自身所蘊含的價值，為檔案的開發和利用做好鋪墊。檔案鑒定要求實事求是對檔案的顯性價值和隱形價值進行分析和認定，當前學校檔案鑒定工作的重點有以下幾個方面。

一是對收集和整理的檔案進行全面細致鑒定，根據檔案的價值意義對其進行分類管理。二是對已經過期（保管期限）的檔案進行再度審查，分析和確定其是否具有繼續管理的意義。三是對已經失去保管價值的檔案予以銷毀?？偟膩碚f，學校檔案鑒定需要按照檔案作者、內容以及時間等確定檔案價值，逐一對檔案進行審查，對那些數量巨大、種類繁多、內容復雜的檔案，要根據其價值確定相應的保管期限。國家檔案法中有規定的檔案管理工作則依法辦理，無規定的可以由校長、學校各部門負責人根據實際情況酌情處理。

（四）檔案保管。檔案保管是檔案管理工作的重點，學校檔案管理部門要采取相應的保管措施，保證檔案信息資料的完整性，防止和克服一切不利的自然因素和社會因素對檔案造成損害。學校檔案保管要堅持“以預防為主，防治并重”的方針。“預防”即是防止和減少一切不利因素對檔案造成損害，學校需要加大對檔案管理的投入，購置相應的檔案保管設備，采取先進的技術手段，切實保障檔案信息資料的完整?！爸巍奔词菍δ切┍徊豢煽咕艿囊蛩卦斐蓳p害的檔案進行治理修復，如采取殺蟲、除塵、去污等手段，使檔案恢復原貌。

（五）檔案的開發和利用。檔案管理工作的重要意義在于實現檔案的開發和利用，檔案資料能夠為學校的建設發展提供可靠的、重要的參考資料。一般來說，檔案的開發和利用有兩個方面。一是檔案資料的統計。檔案統計要堅持簡明扼要的原則，以數字、表冊的形式，反映學校檔案管理工作的相關情況。檔案統計工作與上述檔案管理內容（檔案收集、整理、鑒定、保管）有一定的交集。二是檔案利用。檔案利用的形式多樣化，現階段常用的檔案利用方式有三種，第一，設立校史館，師生和外賓通過參觀檔案資料，能夠直觀感受到學校的歷史風貌。第二，建立檔案借閱制度，方便師生借閱相關檔案資料。第在一，復制檔案資料，提供更多的檔案利用機會。

二、現階段學校檔案管理工作中存在的問題

新形勢下檔案管理工作對于學校的發展建設具有促進作用，學校有專門的檔案管理部門或者檔案管理人員負責檔案管理工作。然而，多數學校檔案管理工作難以適應新形勢下學校的發展需求，學校檔案管理工作反映出一些問題，阻礙了檔案管理工作的進一步發展。

（一）檔案管理制度不健全。在實際工作中，學校往往將科研、教學、經濟等方面的工作作為重點（這是無可厚非的），其在一定程度上忽視了檔案管理工作的重要性。由于檔案管理工作沒有得到學校領導和有關部門的足夠重視，現階段學校檔案管理工作缺乏系統的、科學的管理制度，直接影響到檔案管理效率的提高。

（二）管理意識淡薄。由于檔案管理工作缺乏足夠的重視、沒有一套相對完備的管理制度，現階段學校檔案管理人員的管理意識較為淡薄。檔案管理人員缺乏明確的檔案管理目標，其檔案管理工作多流于形式，并未注重對檔案資料的開發和利用。

（三）檔案管理現代化程度不高。新時期檔案管理應當面向現代化、信息化，以充分滿足學校發展需求。然而，現階段部分學校檔案管理工作仍停留在以人力管理為主的傳統管理模式上，先進的、現代化的管理設備和管理技術應用較少，導致了檔案收集、檢索的信息量較少，檔案價值未能得到充分利用。

三、新時期學校檔案管理工作改進措施

（一）提高管理意識，建立健全管理制度。學校領導和各職能部門應當充分提高檔案管理意識，明確檔案管理的重要性，并將檔案管理意識滲透到師生的日常學習生活中，形成“檔案管理，全體參與”的格局。同時，學校有關職能部門應當根據學校自身的發展實際，建立健全檔案管理制度。檔案管理制度的建立要堅持“統一領導、分級管理、落實責任”的原則，由校長或者副校長統一領導，由檔案管理部門負責人負責，由相應的檔案管理人員完成具體的檔案管理工作。在此分級管理的基礎上，落實每一級檔案管理人員的管理責任，督促其認真完成檔案管理工作。

（二）加大投入，加強現代化檔案管理模式建設。新形勢下學校檔案管理工作應當面向現代化，學校應當考慮加大對檔案管理工作的投入，不斷更新檔案管理設備，引進先進的檔案管理技術，加強現代化檔案管理模式建設。具體來說，學校檔案管理部門可以建設一個檔案管理系統，開發相應的檔案信息資料共享平臺（網站或者APP），最大程度實現檔案資料的開發利用。

四、結語

綜上，學校檔案管理是新時期學校建設發展的重要工作之一，學校有關部門應當從檔案管理工作的各個方面出發，不斷調整和完善相應的管理措施，提高檔案管理水平。

參考文獻：

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作者簡介：

李 維（1973- ），男，紅河州高級技工學校。