企業人資管理對人事檔案工作的要求及實現分析

謝甜甜

摘 要：在當前時代下最主要的競爭就是人力資源競爭，人力資源主要指的是在人們生活和生產作用下的勞動力，體現為腦力勞動和體力勞動兩個方面，在企業的人力資源管理中人事檔案起著至關重要的作用，但是，目前在企業人力資源的管理中人是檔案工作還存在著一些問題，只有將這些問題不斷的完善才能確保企業人力資源管理水平的提升。本文首先分析了企業人事檔案管理對企業人力資源和管理的意義，同時闡述了企業人事檔案管理工作中的問題，最后總結了在人力資源管理背景下對企業人事檔案管理工作的新要求。

關鍵詞：企業 人力資源管理 人事檔案管理 存在問題 新要求 管理水平

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）09（b）-115-02

人力資源的開發和利用能夠有效的提升企業的核心競爭力，人力資源工作也成為當前企業可持續發展的重要基礎，同時也是企業人力資源管理的重要目標。企業的人事檔案開發和利用對企業人力資源開發和利用有著深遠的影響，現階段，伴隨著社會經濟的提升，國家經濟體制的變化，在新形勢下企業人力資源對人事檔案管理工作提出了新的要求，企業必須要結合自身的發展不斷的優化內部人力資源結構，才能確保企業在激烈的競爭環境下穩定的發展。

1 企業人事檔案管理對企業人力資源和管理的意義

企業的人力資源管理是挖掘企業員工潛力的重要途徑，能夠使企業朝著信貸花、科學化的方向發展[1]。人力資源管理應該以人為本，其管理的出發點和落腳點均是“人”。通過深化和改革人力資源管理工作，能夠將每個員工的目標轉化為企業的發展目標，近而實現企業的可持續發展。人事檔案是企業內部對人員的一種記錄形式，也是員工的基本信息資料，企業的人力資源管理和企業人事檔案管理之間有著密切的關系，人事檔案管理也是企業人力資源管理的信息載體，是企業的用人依據，總而言之，企業的人事檔案管理和企業人力資源管理之間是相互促進、協同發展的關系。

2 企業人事檔案管理工作中的問題

2.1 管理方式中的不足

目前，我國經濟較為發達的城市中一些企業已經實施了人事檔案管理工作建設，但是地域經濟發展水平差異，一些等級不高的企業在人事檔案管理方面依舊采用的是傳統的管理方式，均是利用人工對人事檔案管理進行記錄和管理，沒有結合當前的時代進行改革。采用傳統的人工管理方式不僅增加了企業的管理費用，還嚴重降低了企業的人事檔案管理質量，例如：在實際的人事檔案管理中經常會出現檔案丟失、受損的情況，非常不利于企業人事檔案管理的開發和利用。最重要的是人事檔案管理采用人工管理方式使得檔案工作人員的工作量加劇，工作任務重，嚴重阻礙著企業人事檔案管理的利用率。

人事檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復雜性高、專業性強的特點，企業應該建立專門的人事檔案管理部門，安排專業的人員管理。但是，就實際的情況而言，目前我國的部分企業依然沒有重視人事檔案管理工作，其管理人員大多都是由企業的行政人員兼職人事檔案管理，造成人事檔案管理人員素質和專業能力普遍較差的局面，近而影響著企業的對人事檔案的管理。

2.2 管理機制中的不足

基于企業的不同類型，其對人事檔案管理的需求也有所不同，要結合企業自身的發展特點，制定合理的管理機制。根據相關的調查顯示，目前我國很多城市的中小型企業人事檔案管理部門的辦公環境落后，嚴重缺少網絡設備，加上企業建設資金問題，很難實施信息化建設，近而影響著企業人事檔案的開發和利用，若是長期如此還會影響企業的發展。由于人事檔案管理基本都是采取紙質儲存方式，很容易受到環境的侵蝕，時間較長就會出現變黃、霉變等損傷，造成資料的浪費，同時也會為后期的利用帶來很大的不便。

2.3 管理制度中的不足

管理制度缺失在企業的人事檔案管理工作中是一項較為嚴重的問題，雖說國家近幾年出臺過相關的政策制度，但是得到有效實施和推行的幾乎沒有，很多的企業基本就沒重視人事檔案管理部門，加上缺乏對人事檔案管理部門的正確認知，就更不可能制定有效的管理規范制度，因此，造成企業的人事檔案管理管理中保管和存放沒有可依據的制度，管理工作無法得到有效落實，影響著企業人力資源的整體管理水平。

2.4 管理技術中的不足

隨著我國政府和企業逐漸對人力資源管理的重視，由于專業化信息人員的缺乏、熟練技術的缺乏，影響著企業人事檔案軟件的開發。例如：企業在人力資源管理中、由于沒有采取合適的技術和方式，導致人力資源人事檔案的作用發揮不出來，近而影響企業人事檔案在應用的過程中遇到很多阻礙，再加上企業人力資源管理技術比較復雜，需要專業的技術人員才能發揮其該有的作用。

2.5 人員管理中的不足

人事檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復雜性高，專業性強的特點，企業應該建設專門的人事管理部門，安排專業的人員管理。但是，就實際的情況而言，目前我國的部分企業還是沒有重視人事檔案的管理工作，管理工作人員的素質普遍軟低，而且不具備專業的技能，導致人事檔案無法發揮其該有的作用。

3 人力資源管理背景下對企業人事檔案管理工作的新要求

伴隨著社會經濟的不斷進步，在當前的經濟時代發展背景下，企業人力資源管理也迎來了發展的新趨勢，需要結合企業自身的發展不斷的創新發展趨勢，促使企業的人力資源管理能夠緊跟時代的步伐，在人力資源管理背景下，企業人事檔案管理的要求主要包括管理方式、工作人員、管理制度、查詢方式等方面的要求，具體如下。

3.1 人事檔案管理方式上的要求

應該結合企業實際的運行情況，根據企業的發展戰略，建立完善的檔案管理制度，以此明確領導的責任和人事檔案管理工作人員的崗位職責；同時在日常的管理工作中，人事檔案管理工作人員還應該清楚檔案的調閱記錄、歸檔記錄、保管期限等信息，要定期對企業的人事檔案進行清理，針對一些超過期限的檔案要及時銷毀。

企業涉及的部門、人員數量也會相對增多，想要對企業所有部門的人事檔案實施統一、規范、系統的管理，就需要建立完善的企業檔案數據庫。企業人事檔案信息化管理主要是企業內部職工的基本信息、部門信息、調職檔案信息等。在管理方式上應該采取電腦存檔和紙質保管雙重保存形式，建立人事檔案查詢系統（檔案網上服務平臺），以此提升企業人事檔案的利用率，近而促進企業人力資源管理水平的提升；同時還要建立企業人事檔案數據庫，設置相應的權限管理，以此實現企業人事檔案的信息化發展，最大程度的提升企業人事檔案管理水平，確保檔案的使用率，以此提升企業的整體管理水平，推動企業的穩定發展。

3.2 人事檔案工作人員的要求

企業需要結合實際的情況，建立完善的工作人員績效考核制度，以此作為工資發放的標準，如此一來就可以實現薪資透明性，確保每個工作人員都能夠根據自己的工作時間獲得相應的薪資，績效考核還可以激發員工工作的積極性，促使員工堅守崗位，盡忠職守。企業人事檔案管理工作人員需要確保檔案信息的完整性，為企業的綜合管理水平和服務質量提升奠定基礎。因此，企業管理層要重視人事檔案管理工作人員的培訓，通過培訓有效的提升人事檔案管理人員的責任心、綜合素質，使得人事檔案管理工作人員明白自身的崗位職責，意識到人事檔案管理管理的重要性。

3.3 檔案查詢方式的要求

企業的人事檔案管理是記錄企業工作人員基本信息的原始資料，能夠提供企業職工的基本信息，作為季度、年度優秀員工的考核標準[2]。企業人事檔案管理工作還可以方便企業的管理，若是需要查找企業職工只需要在計算機上就可以查詢到檔案的具體位置。企業人事檔案管理工作人員要定時、定期的對檔案信息進行收集和整理，確保人事檔案管理的時效性和準確性。伴隨著信息化的發展步伐，企業還要引進科技人才，及時的進行檔案的收集和錄入，落實檔案的收集、整理工作，實現信息資源共享服務。建立有效的人事檔案管理系統，及時對系統數據進行更新和備份，避免數據流失。加強計算機的保密系數，企業人事檔案檔案管理所使用的計算機一定要做好保密工作，盡量避免人事檔案信息的泄漏，企業人事檔案部門的計算機的維護、維修工作一定要交給專業的技術人員進行，不隨意使用外聘人員。另外企業的計算機還要設置好口令密碼等，以防不法分子進入計算機系統，造成企業人事檔案資料流失，對企業聲譽造成不好的影響。

3.4 價值評估方面的要求

企業在開展人力資源管理的時候，要根據自身的企業文化，制定合理、科學的人事檔案管理政策，同時在進行人力資源人事檔案管理的過程中，還應該建立不同層次的價值評估模式。傳統的人事檔案管理工作中，一般都是采取定期價值評估的形式，現階段應該加大對企業人力資源的價值評價力度，將單一的考核模式轉變為多元化的價值評估模式，同時還應該結合企業自身的發展模式，制定全方位的考核評價機制，在人力資源的管理價值評估過程中，不單單是要對個人素質進行評價，同時還要注重企業的價值評估。

企業還應該建立薪酬回報機制，企業一定要完善內部員工的薪酬體系，通過薪酬激勵方式來提升員工工作的積極性，將人力資源價值評估作為薪酬激勵的標準，強化個人力量和團隊力量，重視企業的內部合作，還要將職業作為評價人力資源管理水平的重要標準，完善管理人員的綜合素質。

4 結語

綜上所述，企業的人事檔案管理工作是一項綜合性比較強的工作，會涉及很多的信息領域。企業人事檔案管理需要堅持“以人為本”的管理原則[3]，人事檔案的管理要重視員工基本信息資料的保密，不能因為任何原因泄露企業職工的基本信息資料，落實企業的人事檔案管理工作，能夠有效的提升企業人力資源的管理水平，人事檔案工作人員還應該本著遵守相應的管理制度和法律法規，及時有效的解決風險，推動企業穩定、快速的發展。

參考文獻

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