關(guān)于高職院校基建檔案管理工作的思考與探討

鄒莎

摘 要：在高職院校的檔案管理工作中，對(duì)基建資料的檔案管理具有非常重要的實(shí)踐意義。基建檔案管理工作主要負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校基建工程中每個(gè)施工環(huán)節(jié)的文件、圖紙、數(shù)據(jù)等方面進(jìn)行詳細(xì)的記錄、收集與整理，具有專業(yè)性高、實(shí)用性強(qiáng)、范圍廣、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，而隨著高職院校的不斷合并與擴(kuò)張，基建工程數(shù)量的增多也給學(xué)校的基建檔案管理工作帶來(lái)了非常大的困擾，為此，如何有效減輕基建檔案管理工作人員壓力的同時(shí)促進(jìn)管理工作效率的提升，是一個(gè)值得深入思考與探討的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高職院校 基建檔案 周期長(zhǎng) 范圍廣 專業(yè)高

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）05（a）-0163-02

基建檔案管理是高職院校檔案管理工作中的重要內(nèi)容，其真實(shí)地記錄了高職院校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中所有圖紙、文件、報(bào)表等資料，其內(nèi)容十分的繁雜，這就導(dǎo)致對(duì)其進(jìn)行管理過(guò)程中容易出現(xiàn)各種問(wèn)題。目前，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，基建工程項(xiàng)目也變得越來(lái)越多，因此，作為高職院校基建檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該認(rèn)真的做好基建項(xiàng)目資料的收集、歸納和整理，以確保基建項(xiàng)目資料的完整性、無(wú)誤性，使其能夠在以后的基建項(xiàng)目中直接的運(yùn)用，更好的為高職院校的未來(lái)建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

1 高職院校基建檔案管理工作的職責(zé)和特點(diǎn)

高職院校基建檔案是為學(xué)校基建工程進(jìn)行使用、管理、檢查、維護(hù)、擴(kuò)建和改建的提供重要依據(jù)和理論參考。具有以下幾個(gè)顯著特點(diǎn)。

1.1 專業(yè)要求高

由于基建工程涉及到工程的勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、現(xiàn)場(chǎng)施工、項(xiàng)目監(jiān)理、質(zhì)量審計(jì)等部門(mén)的管理工作，以及水電施工、施工設(shè)備、土建工程、材料購(gòu)買等許多重要的環(huán)節(jié)，而每個(gè)一個(gè)工程環(huán)節(jié)中都需要嚴(yán)格的根據(jù)相應(yīng)參考規(guī)范進(jìn)行操作，這就決定了基建檔案不僅僅只是記錄了基建工程項(xiàng)目的一個(gè)方面，而是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目中具體細(xì)節(jié)的所有記錄，具有非常強(qiáng)的專業(yè)性。

1.2 收集周期長(zhǎng)

由于一個(gè)基建工程的建設(shè)，往往需要通過(guò)立項(xiàng)審批、項(xiàng)目計(jì)劃、招標(biāo)投標(biāo)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目驗(yàn)收等這些階段，而在具體的建設(shè)過(guò)程中，往往需要經(jīng)歷一年甚至更多的時(shí)間才能完成項(xiàng)目的竣工與驗(yàn)收工作。這樣就決定了對(duì)基建工程進(jìn)行記錄時(shí)也需要經(jīng)歷非常長(zhǎng)的周期。

1.3 使用價(jià)值高

在對(duì)基建工程的使用過(guò)程中，院校各個(gè)專業(yè)又會(huì)根據(jù)學(xué)科教學(xué)需求，對(duì)基建工程進(jìn)行改造和裝修，其中不可避免的就會(huì)基建工程的內(nèi)部空間建設(shè)進(jìn)行一定的調(diào)整與改變，這樣在基建檔案管理室中的基建圖紙就能起到非常重要的作用。

2 高職院校基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)基建檔案管理工作的重視

目前，很多的高職院校對(duì)基建檔案管理工作的重要性缺乏足夠的重視，認(rèn)為學(xué)校應(yīng)該以學(xué)生教學(xué)為主，教學(xué)檔案和學(xué)生檔案才是最終要的，而對(duì)于基建工程，只要工程能夠順利的竣工，對(duì)基建檔案進(jìn)行管理規(guī)劃是可有可無(wú)的，這無(wú)形中就增加了基建檔案管理工作的難度，而且在這種觀念的影響下，很多基建檔案管理的工作人員都是由各個(gè)部門(mén)的工作人員兼職，很少能夠同時(shí)兼具檔案管理和工程建設(shè)管理的專業(yè)知識(shí)，這就使得基建檔案管理無(wú)法做到及時(shí)化、規(guī)范化和專業(yè)化。

2.2 缺乏完善的基建檔案管理制度

雖然我國(guó)教育部門(mén)對(duì)高職院校的檔案管理工作提出了明確的要求，要求實(shí)施分類、規(guī)范、科學(xué)的管理方式，但由于該政策在具體的實(shí)施過(guò)程中仍然存在很多問(wèn)題，尤其是對(duì)基建檔案的管理，一些年代比較久遠(yuǎn)的基建資料已經(jīng)丟失、損壞，再加上當(dāng)時(shí)沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行整理與歸檔，這就使得在基建工程中一旦出現(xiàn)任何施工問(wèn)題，就很難準(zhǔn)確的找出問(wèn)題的原因。由此可見(jiàn)，缺乏完善的基建檔案管理制度，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的正常運(yùn)行。

2.3 缺乏信息化基建檔案管理方式

目前，大部分的高職院校基建檔案管理仍然采用的比較傳統(tǒng)的手工操作的形式，這種方式不僅耗時(shí)長(zhǎng)、速度慢，而且也容易因人為因素而導(dǎo)致失誤，在當(dāng)今信息化技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，已然不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，需要對(duì)基建管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，提高管理工作效率。

2.4 缺乏對(duì)基建檔案資料完整性的關(guān)注

在高職院校的基建檔案管理中，由于受到參與施工單位技術(shù)水平、工程資料收集和歸檔意識(shí)等方面的影響，導(dǎo)致很多重要的基建資料被遺失，這樣使得基建檔案資料無(wú)法收集齊全，這樣為后續(xù)的基建工作帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

3 關(guān)于高職院校基建檔案管理工作的思考

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念，增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)

在新形勢(shì)背景下，傳統(tǒng)的基建檔案管理理念應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，應(yīng)該讓高職院校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員認(rèn)清當(dāng)前的具體情況，明白基建檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性，自覺(jué)的增強(qiáng)對(duì)基建檔案管理的意識(shí)，加大對(duì)基建檔案管理工作的思考與探討，加強(qiáng)管理工作人員法律法規(guī)和相關(guān)政策的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，以確保基建檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化的運(yùn)行。

3.2 建立完善基建檔案管理制度

為了確保高職院校基建檔案管理工作的正常有序運(yùn)行，學(xué)校應(yīng)該在發(fā)展的過(guò)程中不斷對(duì)基建檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，要讓管理工作人員明確的了解資料收集的具體流程和步驟，同時(shí)要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)院校還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理工作人員的質(zhì)量監(jiān)督和審核，使得基建檔案的管理工作能夠有法可依，有據(jù)可循，違法必究。同時(shí)院校管理部門(mén)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基建的檔案管理工作人員專業(yè)技能和職業(yè)操守的培訓(xùn)，不僅要讓他們了解基建工程的基礎(chǔ)知識(shí)，還要熟練的掌握施工流程以及施工中各個(gè)環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)，這樣才能為將來(lái)基建資料的收集與整理奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)基建檔案管理工作的信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代，高職院校應(yīng)該加強(qiáng)基建檔案管理工作的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砉ぷ髂Ｊ剑粩嗟囊氍F(xiàn)代化儀器、設(shè)備和軟件，提高檔案管理工作的效率，并且實(shí)現(xiàn)基建檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和共享化。

3.4 加強(qiáng)基建資料收集整理工作，提高基建檔案利用率

由于往往一個(gè)基建工程需要耗費(fèi)非常長(zhǎng)的時(shí)間，從項(xiàng)目的立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，每一個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)有大量的圖紙、數(shù)據(jù)、報(bào)表等基建資料，其中可能受到各種因素的影響而導(dǎo)致資料缺損，為此，為了確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，基建檔案管理的工作人員應(yīng)該及時(shí)的對(duì)基建資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，加強(qiáng)與基建施工人員的溝通和交流，從各個(gè)方面了解資料的真實(shí)性，同時(shí)也能更加全面的對(duì)基建資料進(jìn)行收集。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高職院校的建設(shè)發(fā)展過(guò)程中，基建檔案的管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。而且隨著高職院校規(guī)模的日益擴(kuò)大，當(dāng)前的基建檔案管理工作模式已然不再適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的實(shí)際需求。為此，高職院校應(yīng)該重視對(duì)基建檔案管理工作模式的改進(jìn)與創(chuàng)新，要增強(qiáng)對(duì)基建檔案管理工作重要性的認(rèn)知與理解，加大對(duì)基建檔案管理工作的宣傳力度，讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和基建檔案管理工作者能夠提高自身的專業(yè)素質(zhì)和工作責(zé)任感，進(jìn)而構(gòu)建具有現(xiàn)代化特征的基建檔案管理形式，進(jìn)而促進(jìn)管理工作者工作效率和質(zhì)量的提升。

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