高校檔案管理信息化建設的實踐與探索

戴彥

[摘要]隨著信息技術不斷發展，信息化產業已經逐漸滲透到各個行業里面。高校檔案管理是高校的一大問題，這對高校建設的重要性顯而易見，高校檔案管理也應該與時俱進，不斷改進信息化建設的步伐。但是，從目前的情況來看，我們國家檔案管理仍然存在著很多的問題，急需有一系列的措施去解決。本文根據前人的經驗，闡述了高校檔案管理存在的問題以及解決措施，希望能夠起到重要的作用。

[關鍵詞]高校檔案管理；信息化建設；實踐與探索

0引言

隨著教育的不斷發展，很多學校為了迎合國家擴招的趨勢，規模也在不斷擴大，無論是從整體的規模還是整體人數來看，各項數據都在迅速發展。高等學校的每項任務都是十分復雜的，也是數據量巨大的，這就使檔案管理成為最主要的難題。在這種大環境下，建設檔案管理流程化以及信息化成為當前高校發展的主要任務，充分發揮信息技術的快速性以及整體性，創新檔案管理流程，促進高校檔案管理的可持續發展。

1高校檔案的含義

我們所說的高等學校的檔案管理，指的是學校在進行活動中形成的一系列文件，比如教學、科研等管理方面。這些檔案對學校的發展有著十分重要的意義，對于研究學校發展以及社會發展有著重大的意義。這些文字以及圖像承載著不同時期的特點。這些檔案能夠從各個方面來顯示高校教學質量以及學校的辦學水平。在學校檔案重要性日益顯著的大背景下，加強高校檔案管理已經成為高校發展的重中之重，也是外界不可阻擋的。但是，從現狀來看，高校檔案管理存在著許多不可抗拒的問題，急需有效的措施去處理。只有這樣，才能夠在不占用太大空間的同時，將檔案進行分類，能夠快速找到所需的檔案，實現檔案的信息化處理，進行資源共享。

2高校檔案信息化建設的意義

2.1提高了管理效率

提高高校檔案管理效率的主要途徑就是檔案管理的信息化。目前，全國各大高校的規模都在擴大，目的就是為了迎合國家擴招的指示，這就使得學校的檔案越來越不好管理，傳統管理模式的弊端日益顯現，優化檔案管理的模式，提高管理的效率已經迫在眉睫。充分發揮檔案管理信息化優點的主要方式就是加快信息化的步伐，高校檔案信息化能夠使管理檔案時更加快捷，如果優化流程建成，能夠永久進行使用，這就使得整體的成本大大減少，檔案管理的效率也就大大地增加了。

2.2提高了高校管理水平

高校管理水平大大提高的主要方式就是高校檔案管理的信息化建設。高校檔案管理工作的主要部分就是高校檔案管理的信息化。要想達到這一目標，首要任務就是提高高校的教學管理水平，通過對信息化建設力度的加大，進一步對流程進行管理，提高高校整體工作效率，一方面節省成本，另一方面給教師們減少了任務量。檔案管理信息化是檔案管理發展的主流，也是推進高校發展十分現實的選擇，加快檔案管理信息化現代化發展的步伐，使得學校的發展提高一個層次。

2.3提高了高校檔案開發效益

高校發展的必然要求就是高校檔案管理的信息化，高校推進檔案管理的信息化發展，對于信息共享以及資源的再利用有著十分重要的意義，對于開發有著極大的幫助作用。需要發揮死檔案的優勢，為高校建設發展服務，對高校檔案管理有著十分重要的意義，對于打破管理人員的慣性思維，創新檔案的使用方法，改變檔案使用的權限，使得檔案從管理向使用信息采集進行轉變，加快檔案智能化發展，促進檔案管理部門的發展更好服務學校政務，方便教學教研活動更加順利地進行。

3高校檔案管理存在的問題

3.1缺乏統一的標準

高校檔案管理沒有制定統一的標準，缺乏科學性。隨著信息化發展，高校檔案管理也應該逐漸更新自己的管理模式，加快學校檔案信息化建設的步伐。最終目的就是為了實現高校檔案信息資源的共享，將資源進行遠程操控。而實現這些的前提就是必須要制定統一的科學標準。要建設統一的科學標準的前提就是各個學校制定出切實可行的標準，不斷探索高校檔案管理的標準，建立起統一的軟件設計標準、檔案建設標準，增加實時更新檔案數據庫并且將地方性的數據庫融人其中，確保高校檔案信息管理的安全性，目的就是為了給高校檔案管理信息化建設提供便利條件。

3.2基礎設施建設不完善

信息化基礎設施建設不完善是高校檔案管理的薄弱環節。一部分高校認為信息化就是計算機增加，這是錯誤的。這就是對信息化缺乏一定認識，并且缺少規劃。大部分高校并沒有專門的服務器，一般情況下都是使用普通計算機來代替。還有一部分學校網絡安全不配套，檔案管理也存在一定的缺陷，這就使得檔案信息化管理存在一定的漏洞，很多高校信息化管理硬件不夠完善，檔案管理系統也沒有進行實時更新，數據庫的數據沒有實現實時性，信息不夠完善。雖然有的學校配備了相應的軟件，但是由于整體的軟件與之不對應，不能夠兼容，使得整體的功能不能發揮出來。

3.3缺乏信息管理人才

人才的缺失是制約高校檔案管理信息化發展的根本原因。使得檔案信息發展相對落后一些。這使得高校檔案管理發展速度大大減緩。目前來說，高校檔案管理人員以及信息化人員比較缺少。熟悉檔案管理也了解信息技術的人員更加少。懂得檔案管理的人員不懂得信息化技術，懂得信息化技術的人員不懂得檔案管理，這就大大制約了檔案管理信息化發展。除此以外，受到了資金以及人力等方面因素的影響，高校數字技術發展還要滯后于社會，加上人才的匱乏，檔案數據的建立變得更加困難，信息化發展落后于其他的行業。因此，培養人才也是高校發展信息化檔案建設的重中之重。

3.4改進思想觀念

隨著時代的發展，高校檔案管理應該呈現其特色。但是，大部分的學校并沒有了解檔案管理信息化的意義，其重要性和必要性是影響檔案管理發展的主要因素，沒有認識到信息化在檔案管理建設中的作用，進而沒有對其制定相應的策略。同時，大部分的檔案管理人員都有其慣性思維，思想觀念也比較落后，不能夠積極創新自己的工作方式。單純地認為檔案管理只是高校工作的附屬部分，對于學校整體的教學質量以及發展沒有意義。這種落后的思想觀念使得他們懶散與不思進取，對于學校的發展前景是百害而無一利的，嚴重制約了高校的發展。

4高校檔案管理信息化建設的實踐與探索

高校檔案管理是一項長期工程，也是一項系統性的工程。信息化建設是其發展的主要手段。我們必須將眼光放長遠，統籌兼顧，創新信息化建設的方式。高校檔案管理信息化建設的探索與實踐需要每一個高校積極去探索，這對未來信息化體系標準的建設有著十分深遠的意義。

4.1加強標準體系化的建設

高校檔案管理信息化建設的標準體系目前還沒有明確，加強其建設對高校檔案管理有著十分深遠的意義。由于受到檔案傳統模式的影響，檔案管理方法近些年也沒有很大的改善，高校檔案管理信息化建設沒有形成統一的標準，也變得更加的復雜。在出現檔案管理信息化建設以后，沒有對其進行統一的規范。所以，使得目前的檔案管理存在著各執一詞的局面，使得檔案管理的信息管理困難大大加大。目前需要不斷加強檔案的收集力度，并且對其進行歸納，使用科學的標準對檔案進行管理，將檔案管理信息化建設得更加規范。只有制定出統一的標準以后，才能夠更加規范檔案管理流程，創新出統一的檔案管理標準。隨著時間的推移，國家也會制定一些規范檔案信息化建設的標準，加大檔案管理的力度。

4.2建立健全全面的數據庫

健全數據庫是各個行業的必要條件，加快高校檔案的數據庫建設，并對其進行全面的更新與補充，是建設信息化檔案管理的主要途徑，也是其必要的手段。建設強大的數據庫之前首先應該了解檔案的特點是什么，找出適應檔案特點以及發展前景的數據庫。檔案信息建設是檔案信息化的主要內容。檔案資源數據庫建設的水平直接決定了檔案管理的質量，這也關系到高校發展的方向。充分開發利用各個高校的檔案資源。一方面，應該加強學校各個資料的搜集，并且對其進行歸檔，建立起基本的數據庫。另一方面，高校應該加快檔案管理的信息化進程，對學校的資源進行數字化整合，以便于對檔案進行整合和再利用，不斷地填充更新數據庫。數據庫的更新與健全是建設信息化檔案的必要條件。

4.3完善高校信息化建設平臺

高校信息化平臺的建設對高校檔案建設有著十分重要的意義，這需要依托于校園網網絡。目前，學校校園網絡屬于局域網，依托于其建設信息化平臺，這對于推進信息化建設檔案有著十分重大的意義。隨著信息化建設進程的加快，就需要借助網絡快速性以及及時性的特點建設網絡信息化平臺。準確收集相關的資料以及檔案信息。這些就是為了能夠實現檔案管理的檢索更加自動。在校園網上開設信息化站點，將學校多方面的信息融入到站點內，進而實現共享信息資源，這就大大地增加了檔案管理的效率，利用率也大大地增加了。

4.4加快培養專業化的人才

人才的培養一直都是重中之重，引進先進的人才對于加強檔案管理有著十分重要的作用。另外，也需要不斷加強在職人員的培訓，改變他們的思想觀念，最大程度上加快檔案管理的建設步伐，加快信息管理隊伍建設。采用從外面引進人才以及加強內部人員建設雙方向的方式，來培養專業人才。高校管理人員應該制定相應的機制以及政策，調動起管理人員的積極性，通過保留相關的人才隊伍，實行一帶一路的方式，培養建設專業人才。檔案管理需要專業的人才在技術性以及專業性方面對整體人員進行培訓，更需要一批心理素質過硬以及事業心強的人員，建設起一批全面的復合型的人才為高校建設信息化檔案管理做出貢獻。

5結語

高校檔案管理信息化建設與實踐需要每一個高校積極去探索，這對未來信息化建設體系標準的建設有著十分深遠的意義。建設檔案管理流程化以及信息化成為當前高校發展的主要任務，充分發揮信息技術的快速性以及整體性，創新檔案管理流程，促進高校檔案管理的可持續發展。