淺議信息時(shí)代電子檔案的管理與開發(fā)

張欣

摘 要：電子檔案在不斷的發(fā)展，在社會發(fā)展中占有關(guān)鍵性的地位。現(xiàn)代社會發(fā)展中，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都被廣泛的應(yīng)用，電子檔案是信息時(shí)代下發(fā)展的產(chǎn)物，隨著社會的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)是必然的結(jié)果，信息時(shí)代下電子檔案的管理與開發(fā)是檔案工作者需要研究的主要任務(wù)，讓電子檔案適應(yīng)社會發(fā)展，讓信息化與電子檔案緊密結(jié)合，提高檔案的使用效率和壽命，提高檔案的利用效率，做好檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 電子檔案 開發(fā)與管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為了社會發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，在各行各業(yè)都被廣泛的應(yīng)用。電子檔案主要指經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的、有著保存價(jià)值的、是在社會實(shí)踐中形成的、有著保存價(jià)值的一種記錄形式，這種記錄的載體是電子形式的。電子檔案在形成、存儲和管理的過程中有著極大的優(yōu)勢，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比有著極大的優(yōu)越性，但是電子檔案在管理和開發(fā)上還有著很多的問題需要解決，只有將這些問題解決，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展，讓電子檔案在社會的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。

一、電子檔案的重要性

（一）減輕了員工的工作強(qiáng)度

電子檔案在社會的發(fā)展中有著極大的優(yōu)越性，相對于傳統(tǒng)的檔案形式來說，電子檔案提高了檔案的工作效率，在檔案中加入了現(xiàn)代化元素，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在歸檔上產(chǎn)生了極大的作用，而且對信息的利用者來說，也提供了極大的便利，避免了立卷工作，減輕了工作的強(qiáng)度，只需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中搜索就可以找到需要單位檔案信息，減少了人工歸檔的成本，讓管理人員的工作量也大幅度的減少，讓員工的工作也不會變得乏味，在電腦上就可以工作。

在文書工作的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理需要進(jìn)行人工進(jìn)行歸檔、整理和分析，但是在電子檔案這種載體下，是不需要人工來歸檔的，只要將基本的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，系統(tǒng)會自然識別，不在是按照卷在歸檔，而是按照件在歸檔，分門別類，隨時(shí)都可以對檔案進(jìn)行歸檔處理，減少了歸檔的手續(xù)，便于前來查找信息的人們及時(shí)、高效、準(zhǔn)確的獲取信息。

（二）有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺

遺漏文件在檔案歸檔的時(shí)候會經(jīng)常發(fā)生，在按卷歸檔的情況下，信息的利用者僅僅是利用其中的一部分，但是卻會看到整卷的內(nèi)容，既不能得到信息的保密性，還對信息的使用者在使用上造成了影響，對整個(gè)檔案工作的運(yùn)行都是不利的。使用電子檔案可以利用微機(jī)按件整理，那么信息使用者僅僅可以看到單分文件，不會看到全部的內(nèi)容，就可以讓文件達(dá)到了保密性。

（三）可以提高檔案的質(zhì)量

要想最大程度的利用檔案，就要提高檔案質(zhì)量，傳統(tǒng)的檔案質(zhì)量在檔案管理中是十分復(fù)雜的，作為立卷人需要按照自己的理解，根據(jù)紙張來進(jìn)行立卷工作，但是由于是人工的立卷，在尺寸和理解上很難達(dá)到統(tǒng)一性，對整個(gè)工作來說是十分困難的。而電子檔案就可以避免這一問題，利用微機(jī)將檔案管理者從繁瑣的工作中解脫出來，尤其是在整理上，避免了大量的整理工作，讓工作人員將大量的時(shí)間和精力都放在了檔案信息的二次開發(fā)和利用上，提高文書檔案的工作效率，讓檔案管理者在工作的過程中，最大程度的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

（一）電子檔案的整理

電子檔案的整理工作是利用計(jì)算機(jī)將電子檔案按照需要進(jìn)行單份文件的分類和組合，電子檔案管理可以在任何情況下進(jìn)行文件的轉(zhuǎn)化，因此案卷已經(jīng)從人們的視線中逐漸的淡出，利用光盤介質(zhì)對檔案進(jìn)行整理，可以將接受到的檔案信息在脫機(jī)的情況下對檔案進(jìn)行利用，讓整個(gè)檔案都可以順利的進(jìn)行，還可以做好備份工作，避免檔案系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可以利用備份檔案避免出現(xiàn)的信息斷裂，讓編目和排架工作無法順利進(jìn)行。

（二）電子檔案的開發(fā)和利用

電子檔案的開發(fā)和利用是檔案存在的目的，電子檔案自身的特點(diǎn)決定了電子檔案在利用上，比傳統(tǒng)的檔案更加快捷、便利，減少了不必要的環(huán)節(jié)，具有實(shí)用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

（一）加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問題：注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

（二）從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

1）檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

2）設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3）電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

4）為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

（三）要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理

一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決問題；二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

四、結(jié)論

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]劉曉焱.水庫電子檔案管理初探[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2015（12）.