新形勢下高職院校檔案管理工作探究

蔡偉

摘 要：檔案管理是高職院校日常管理的一項重要組成部分。雖然隨著社會的發展，高職院校檔案管理工作水平明顯提高，然而就現在的發展形勢與速度來看，高職院校的檔案管理工作與時代的需求有著顯著的差距。本文是在分析新形勢下以及檔案管理現狀的基礎上，對高職院校檔案管理提出一些更為合理的改進途徑。

關鍵詞：高職院校；檔案；管理工作；發展

高職院校的檔案管理工作涉及全校各方面的工作內容，因此，管理過程中的方方面面都要得到重視。高職院校本身所屬范疇導致其與普通本科院校有著較大差距，在基礎設施建設、工作崗位設置和工作人員配置各方面也不盡相同。因此，對于檔案管理工作的投入力度自然不如本科院校的力度大，兩者之間的人力、物力和財力懸殊較大，加上高職院校的工作重心不再檔案管理上，對于檔案管理制度的完善缺乏重視，導致檔案管理工作缺乏規范，不能盡快適應這個信息化的大數據時代。這些方面的問題匯聚成了一條洪流，成為高職院校管理工作成長與發展道路上的一大障礙。因此，各大高職院校必須認識到檔案管理工作的重要意義。

1 檔案管理工作的存在意義

（一） 檔案真實的記錄著高職院校的發展歷程

高職院校的檔案，不僅記錄著學校內部的黨政工作，更是對學校內部一切教學活動和管理工作的原始記錄憑證。只要是稱得上完善的高職院校檔案，必然是包含著整個學校的各種教育教學活動和校務管理活動過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個院校的發展歷程以及發展水平，對高職院校的改革發展，推陳出新，有著寶貴的參考價值。

（ 二） 檔案銜接著高職院校的各項工作

具體來說，高職院校的檔案不僅能夠為各位領導了解本校歷史，基于此狀，提供改進的借鑒價值。更重要的是，由于檔案本身來源于文書文件，文書處理之后最終變為檔案。因而，無論是高職院校的管理部門還是教學部門，如果能夠對本校檔案進行深入研究，必然能夠提高管理工作的力度或是教學工作的針對性和具體性。高職院校的科研和教學以及管理工作都和學校一樣有著連貫性的特點，將檔案完整的保存下來，對學校內部各項工作都能起到銜接作用。

（ 三）檔案是評估學校人才培養水平的重要依據

對高職院校辦學質量的評估檢查需要大量的事實文件材料做為依據。因此，掌握著學校辦學歷程、規模發展、師資建設、專業設置和教學質量等方面，對學校的管理制度、辦學理念、資源的持有情況等面面俱存的檔案就成為了評估專家的手中寶。評估專家通過檔案能夠直接了解整個高職院校的發展水平，因此檔案對高職院校的地位聲望有著重要影響。

2 新形勢下高職院校檔案管理工作面臨問題

（一）在校地位得不到提高

雖然高職院校已經把檔案管理明確歸為一項基礎性工作，但是由于檔案管理工作的服務性質，導致學校上至領導、下至教師都對檔案管理工作對學校產生的效益和價值抱有懷疑態度。因此，在大多高職院校中，檔案管理工作處在一個不顯山不露水的尷尬境地，成為給其他管理工作做陪襯的綠葉，為其他管理工作做鋪墊。雖然各校領導對檔案管理工作給予了高度的重視，但是在實際扶持工作的落實中，檔案管理工作的實際職能和作用被削弱，處于一個較為低下的位置。這種人為的不重視，容易導致面臨檢查、審核、評估的時候，這些院校都會選擇突擊編造完成檔案，毀壞了檔案的真實性。

（二）檔案管理人員業務素質不合格

據調查顯示，雖然部分高職院校已經開始聘請專業的檔案管理人員進行檔案的收集、分類、歸檔等日常管理工作。但是不可忽視的是，仍然有很多高職院校的檔案管理人員不是科班出身，甚至有些人員并沒有接受過高等教育，專業知識與技能水平過低，對現代化信息技術的掌握能力也很低。就此影響了檔案管理工作的速度與質量，最終影響高職院校管理水平的提高。

（三）基礎設施建設不到位

雖然當前電腦的普及程度已經很高了，各大高職院校也在辦公室配備了現代化辦公設備諸如電腦、打印機、復印機、掃描儀等等，但是對于檔案管理這種地位不高的部門，配備的現代化辦公設備的數量和質量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的電腦用來進行檔案的錄入，一些陳舊的電腦無法安裝最新的軟件，影響了檔案管理的現代化。甚至有些高職院校沒有給予檔案管理足夠的辦公庫房空間，嚴重影響了檔案管理工作水平的提高。而且現如今的信息化時代，電子檔案已經開始流行，而高職院校內部還是因循守舊用著紙質檔案，不利于越來越多的檔案保存。這種繁重的工作量導致在進行檔案的收集、整理與分類的過程中，工作人員出現倦怠情緒，出錯率也驟然上升，影響檔案質量。

3 新形勢下的高職院校檔案管理工作改進途徑

（一）落實對檔案管理工作的重視

只有真正得到領導的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領導的高度重視，是高校檔案管理工作有效進行的重要依據。高職院校的上級部門如果能夠定期檢查檔案管理工作，并高度重視其科學化建設，以學校整體發展規劃為目的，這樣才能引起相關學校領導的重視。作為檔案管理人員，應該充分發揮其管理職能，向領導宣傳檔案對于教育健康發展的重要性，從而引起學校領導的高度關注。同時，加強對檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、重視檔案管理工作，讓檔案管理向著規范化發展，不斷為教育事業發揮其應有的作用。

（二） 完善歸檔制度，規范化收集檔案

高職院校檔案人員都應當掌握檔案管理技能，強化檔案意識，學習了解檔案管理相關法律法規，結合本校具體實際情況，對檔案材料的收集整理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。兼職檔案員通過各種途徑，對所屬部門應歸檔的材料要按照相關預立卷規定，保證按時、按質建立預立卷，從而確保專職檔案員能對檔案管理工作的順利開展。檔案室負責指導和監督各部門檔案收集工作，并認真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

（三） 加強檔案管理隊伍建設，培養復合型人才

如今高職院校最缺少的就是復合型的檔案管理人才，專業知識與能力的不足和學習能力的缺乏嚴重拉低了檔案管理工作水平。因此，雙管齊下的培養檔案管理人員的專業技術和業務能力，為檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是校內相關領導與部門應該高度重視的。不僅如此，由于檔案工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責任心和使命感，以及相當高的耐心。因此在培訓過程中，應該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養與提高他們的職業道德與思想素質，努力打造一支德才兼備的高技能、高素質檔案管理專業隊伍。

（四） 轉變工作思路，提高檔案利用率

糾其根本來講，高職院校的檔案管理工作屬于一項服務性工作，其根本任務是為高職院校的其他管理事務服務的，也是為了高職院校的工作水平提高而服務。為了完成這項職能，必須科學規劃檔案管理工作制度，轉變工作思路，開展檔案管理工作的調查與研究工作，多方面的進行檔案編研工作，力爭把檔案管理工作的作用發揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

4 結束語

當前我國檔案管理工作正朝著數字化、信息化、現代化的方向前進，面對瞬息萬變的新形勢，各大高職院校必須緊緊依托現代信息技術，實現資源共享，加強各大院校之間的聯系，齊心協力做好檔案工作，向著更美好的未來邁進！

參考文獻

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