電子檔案與紙質檔案融合處理問題探析

王紅娟

摘 要：在信息時代，各種數據不斷產生，大規模的數據對檔案管理的要求不斷提高，傳統紙質檔案存儲形式已經無法滿足如此大規模的數據存儲需求，而電子檔案的出現則很好的解決了這一問題，然而傳統紙質檔案的真實性則是其無法替代的。因此，電子檔案與紙質檔案共存融合就成為了當前檔案管理的重要課題。論文就電子檔案與紙質檔案各自的優缺點進行了討論，并提出了兩者融合管理的具體策略。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；融合管理

1 電子檔案管理的優缺點

隨著現代信息技術的快速發展，電子信息的運用不斷增加，涉及到多個領域，包括電子郵件、電子文件等，這逐漸導致紙質文件退出了管理舞臺。因此，電子檔案營運而生，取代了傳統紙質檔案在企業管理中的地位，成為當前檔案管理的最主要形式。電子檔案的承載介質類型較多，包括光盤、硬盤、U盤等，當前最主要的是通過硬盤作為電子檔案的存儲載體[1]。

電子檔案的應用主要具有以下幾個方面的優點：第一，電子檔案能夠將文件本身的多媒體特性表現出來，能夠將文件所表達的內容更加形象的展現出來，方便讀者對文件的內容更加生動、直觀的進行理解，并且電子檔案的存儲空介質占用空間較小，能夠存儲大量的信息，方便長期保存、備份、復制和傳輸；第二，電子檔案能夠使閱讀者方便地進行閱讀，同時還能方便地通過關鍵詞對所需要的內容進行搜索和查詢。

電子檔案除了上述主要優點之外，還存在以下缺點：首先，電子檔案的載體具有不穩定性，壽命相對較短，容易發生氧化；其次，電子檔案對即使算計非常依賴，如果沒有計算，就無法建立與閱讀電子檔案；第三，電子檔案容易遭到篡改，同時還容易遭受到電腦病毒的入侵， 較大的安全威脅；第四，電子檔案保存難度較大，存儲介質容易受到周圍環境因素的影響而遭到破壞。

2 紙質檔案管理的優缺點

紙質檔案作為傳統的檔案記錄形式，主要包括一下幾個方面的優點：首先，紙質檔案在保存良好的情況下能夠為使用者提供更加直觀的感受，讀者能夠便捷快速地找到想要的信息；紙質檔案相對于電子檔案來說具有更高的可信度，其在修改之后就會保留修改痕跡，因此在建立之后很難進行修改，這也能夠讓人們更加容易辨別出檔案信息的真實性，因此，紙質檔案的安全性和真實性比電子檔案更高；其次，紙質檔案因為本身通過紙張進行保存，不會受到電磁環境等因素的破壞，因此，其保存壽命更長。

紙質檔案的缺陷主要包括以下幾個方面：首先，紙質檔案的保存對環境要求較高，紙質檔案以紙張作為載體，因此，在酸堿的化學試劑作用下容易遭到破壞，同時對環境的溫度、濕度等條件要求較高；其次，紙張對信息的存儲較為有限，當涉及的信息量過大時，就需要通過大量的紙張記錄信息，需要消耗極大的人力和物力資源，而且管理難度也會進一步加大。

3 電子檔案與紙質檔案的融合管理

隨著現代信息技術的不斷發展，各行各業對檔案管理工作的要求不斷提高，電子檔案相對于傳統的紙質檔案刑事來說，其在檔案管理中具有較強的優勢，但是紙質檔案本身的真實性優勢是電子檔案目前還難以實現的[2]。兩種檔案形式各有優缺點，能夠形成很好的補充，很難讓其中一種在短時間內被完全取代。因此，可以將電子檔案與傳統紙質檔案充分結合起來，實現電子檔案與紙質檔案的融合管理，一方面不僅能夠更加真實的反映出檔案依據，另一方面，則能很好的保證電子檔案有點的發揮。

（一）建立兩套相互獨立又彼此聯系的檔案管理系統

由于電子檔案與紙質檔案在收集時間、方式、存儲、保護以及利用等方面都存在極大的差異，因此，要想實現電子檔案與紙質檔案的融合管理，需要針對電子檔案與紙質檔案各自的特點建立兩套管理系統，兩套管理系統獨立操作、獨立管理、獨立利用，但是又需要實現兩個系統之間的信息共享，從而能夠通過一種文件找到相同內容的另一種形式存儲的文件，從而能夠使兩個系統在業務處理方面保持一致，方便進行檔案的利用。在電子環境下，將一些重點的檔案和需要永久保存的檔案，及時制作成紙質檔案并進行常規保存，通過吃還童的紙質檔案形式確保檔案的原始性、證據性和權益性；同時，可以將一些通過紙質檔案形式利用繁瑣的檔案信息制作成電子檔案形式，從而實現這些檔案信息的高效利用。

（二）檔案部門對電子檔案實行集中管理

通過對電子檔案的集中化管理，能夠實現檔案管理的規范化、專業化以及檔案信息資源的一體化。檔案部門通過對電子檔案實行統一的管理，能夠進一步規范電子檔案從收集到歸檔在到存儲保護的各個環節的管理程序，避免人為因素破壞檔案文件，同時還能夠使電子檔案與紙質檔案之間建立相互的聯系。同時，還能夠通過對電子檔案的專業開發，使其信息資源能夠得到充分的利用。因此，檔案管理部門需要積極承擔電子檔案的管理工作，實現電子檔案與傳統紙質檔案的一體化管理模式。

（三）建立科學合理的檔案管理制度

因為電子文件本身具有可復制和刪改無痕的特性，因此，對于電子檔案的管理和保護工作需要嚴格落實到電子文件從建立到后期的使用、修改、刪除等整個生命周期的各個環節[3]，在整個過程中，檔案管理的重點是過程管理，而不是檔案本身的管理。因此，需要建立一套完善的檔案管理制度，實現對電子檔案整個生命周期過程各個環節的管理，從而確保電子文件的及時收集，避免在分散狀態下出現信息丟失或者信息泄露等問題。同時，電子文件在建立之后由于載體或者格式的轉化會不斷改變自身的存在形式，如果缺乏相關的證明信息來證實文件的內容在載體或格式轉化過程中沒有發生任何變化，就很難保證電子檔案信息的真實性和完整性。因此，需要針對每一份電子文件建立相應的記錄制度，記錄電子檔案生命周期各個環節管理的具體情況，確保電子檔案信息的真實性和完整性。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

當前，很多企業的檔案管理人員都是過去的老員工，其更多的是涉及到傳統檔案的管理工作，電子檔案管理作為檔案管理方法，其涉及到信息技術、網絡技術、計算機技術等多方面的應用，其對技術要求比傳統紙質檔案管理工作的技術要求更高。因此，需要提升檔案管理人員的專業能力，使其能夠基本滿足計算及操作、網絡使用等方面的技術要求。另外，為了更好地進行電子檔案管理系統的應用，管理人員一般還要求具備一定的外語基礎，從而更好地掌握管理系統的各種功能。所以檔案管理人員需要在傳統紙質檔案管理技能的基礎上積極提升自己的專業能力，從而更好地參與電子檔案管理工作，實現電子檔案與傳統紙質檔案的融合管理。

4 結語

隨著現代信息技術和網絡技術的快速發展，各種信息數據的規模不斷擴大，傳統紙質檔案難以承載如此大量的信息資源，電子檔案作為新時代的產物則能夠很好滿足大數據環境下的數據存儲要求。然而傳統紙質檔案在信息真實性方面的優勢是現有的電子檔案難以替代的。因此，兩者仍然需要共存，企業實現電子檔案與傳統紙質檔案的融合管理就成為了目前檔案管理的主要工作。通過兩者的結合，實現優勢互補，通過紙質檔案監督電子檔案的真實性，通過電子檔案來降低紙質檔案的成本，通過融合管理的方式，全面提升檔案管理的水平。

參考文獻

[1]劉玲玲.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].信息技術與信息化，2014（04）：79-81.

[2]蔡威娜.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J].科技視界，2014（15）：198+280.

[3]張文亮.關于電子檔案管理的思考[J].云南檔案，2008（09）：43-45.