事業單位檔案管理的現狀及對策分析

陳留芳

摘 要：由于經濟快速發展，逐漸增加了信息需求量，為適應信息化的發展，我國大力改革當前的檔案管理制度，雖然引進了一些先進的新技術，然而事業單位的檔案管理依然存在較大的挑戰和艱巨的任務。眾所周知，優秀的事業單位檔案管理工作并非易事，而必須有堅強的恒心和巨大的耐力，同時要扎實掌握專業的技術知識，深刻了解檔案管理中的不足并及時改善。本文對事業單位檔案管理目前的實際情況展開深入分析，并研究了解決問題的對策，以期為將來事業單位檔案管理的發展提供促進作用。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

現階段，我國國民經濟快速發展，日益改善了人民生活條件，提高其生活水準，面對此，人們對信息需求量也逐漸增加。為適應人們對信息的需要，亟待有效解決好事業單位檔案管理工作的相關問題。但是，有關部門與工作人員做好檔案管理工作具有一定難度，由于事業單位檔案管理這項工作同時具有專業性與事業性，因而對工作人員良好的耐心要求較高。

1 事業單位檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理工作的重視度不夠

在事業單位檔案中存在的重要信息量較大，和事業單位工作發展具有緊密的關聯。主要包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄等，如果漏掉了檔案管理工作，則可能帶來泄露數據、侵犯個人隱私權等問題。因此，對事業單位而言，檔案管理是一項重要的工作，應當引起相關成員的高度重視。然而現實中對該問題的重視程度遠遠不夠，無論檔案管理工作如何完美，都很難給事業單位帶來顯著的效益，因此，大多數事業單位的領導者都對檔案管理工作不夠重視，因而對檔案管理工作的直接實施者，即檔案管理人員等下級員工的積極性也產生影響。許多檔案管理人員還沒有認識到檔案管理工作對事業單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進行整理與保管的工作，再加上受上級領導的消極態度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態，員工們不能按時進行相關檔案記錄工作，拖延工作時間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。

1.2 檔案管理模式落后且設備老舊

大部分檔案管理部門仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，以傳統的檔案管理模式低效運營。隨著科技的進步與信息化時代的發展，傳統的檔案管理模式無法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫中。同時，由于事業單位的領導者對檔案管理工作不夠重視，不能及時更換檔案管理工作需要的新設備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數據記錄速度以及檔案查閱的效率。

1.3 人員的專業知識與職業素養不夠

檔案管理工作表面上是一項簡單的工作，然而在實際工作中難度較大，對檔案管理人員的專業知識與職業素養有較高要求。然而大部分檔案管理部門對一問題不夠重視，以為僅僅端正工作態度、提高工作效率則能有效完成該項工作，造成大多數員工對專業知識的研究、職業素養的培養都難以達到信息化檔案管理工作的標準。實際工作中，一些員工缺乏專業知識，沒能掌握專業的檔案管理技術，甚至不能很好地完成一些基礎工作項目，致使檔案管理工作效率低下，工作業績也不盡如人意；還有一些員工缺乏職業素養，工作穩定性差，以至于出現員工突然辭職甚至是檔案數據泄露的現象，對事業單位來講是一個不小的安全隱患。

2 事業單位檔案管理工作的有效對策

根據當前事業單位檔案管理的現狀，事業單位領導者應完善檔案管理工作，著重抓好針對檔案管理工作現狀的以下幾點對策：

2.1 樹立法制意識并完善制度

樹立法制意識是做好檔案管理工作的必要條件。首先，應該讓每一個檔案管理工作人員對《檔案法》有一個大致的了解，這樣，檔案管理人員在以后的工作中，也會有法可依。而且，《檔案法》對檔案管理工作人員會產生一個約束，在這種情況下，檔案管理人員的工作行為就會變得更加規范。其次，事業單位應該完善自身的檔案管理制度，檔案的管理者可以進行網絡管理，在網絡的幫助下，管理者對檔案工作會有一個整體的掌握，管理者一旦發現工作人員的不足之處，一定要及時告知該工作人員，并督促他改正。除此之外，相關領導應該將檔案管理工作納入到年度重點工作計劃中，這樣，在改善檔案管理工作時，工作人員就會有章可循。

2.2 加大資金投入

因為傳統的檔案管理模式難以滿足當前信息化時代的發展需求，因而必須改變傳統模式，運用新型信息化檔案管理模式完成該項工作。作為社會信息化的一項重要工具，計算機日益發展為新型檔案管理模式的重要角色。相關記錄軟件的合理運用，有利于檔案管理人員在電腦中方便快捷、合理有序地輸入完整的數據信息。檔案管理人員可構建一個檔案查閱網，將數據傳輸到網站上，以便人們瀏覽和查閱，無論是檔案管理人員還是查閱人員，時間精力都大大減少。與此同時，檔案管理人員必須對網絡安全給予重視，避免侵入計算機病毒，防止非檔案擁有著盜用檔案信息。另外，新的檔案管理模式的運行必須引進先進的設備，創造良好的辦公環境，因此需要耗費大量的資金，然而很多地區缺乏充足的經濟基礎。這時，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補助，利用這些資金購進新的相關檔案管理設備，并且置辦優越的檔案管理辦公環境，有助于新型管理模式的運行和檔案管理工作的完善。

2.3 加強檔案管理工作人員培訓

由于檔案管理工作具有極強的專業性、技術性和系統性，因此，有必要強化檔案管理工作人員的培訓。首先，培訓管理人員應當增強其對該項工作給予重視的意識，積極展開對管理專業技術的培訓。目前，社會發展需要巨大的信息量，因此對檔案管理人員的素質要求也較高，促進培訓的積極開展，適應社會發展需求，進而推動事業單位健康可持續發展。

2.4 開發檔案信息資源

從開發檔案管理信息資源的角度上來講，首要任務就是根據傳統檔案管理理念做出管理方法上的優化，關鍵在于樹立端正積極的檔案管理工作理念，加強事業單位檔案信息資源的開發在檔案管理工作中的重視程度，進而在保證檔案管理價值的前提下發揮檔案信息資源的重要作用。另一方面，在優化檔案管理的過程中，應體現出事業單位的主動性與自覺性，根據各事業單位的實際情況，為事業單位管理層提供必要的參考依據進行決策。同時，事業單位可以通過網絡途徑進行傳播，宣傳事業單位面向社會的服務政策，改善民生的同時為事業單位樹立優良公眾形象，從而營造出有利于檔案管理工作發展的社會環境。

3 事業單位檔案管理工作的趨勢

現階段，我國事業單位的文件管理制度相對滯后，缺乏健全的保護檔案管理工作的機制。由此可見，我國事業單位的檔案管理工作仍有較大發展和進步空間。目前我國必須對這一問題給予關注，重視其在將來發展中的作用，積極有效解決相關問題。在檔案管理上，我們可以利用互聯網儲存檔案，這樣既可以降低檔案管理人員的工作量，又可以防止人為泄露檔案事件的發生，但是，我們一定要加強網上安全的管理，防止黑客的侵入以及存儲文件的破損。總而言之，事業單位檔案管理的未來發展趨勢一定是以科學技術為核心的，所以，在現在，相關的部門和工作人員就應該不斷努力、不斷探究，提升在檔案管理方面的科學技術水平，使檔案管理工作的發展速度越來越快，完成質量越來越高。

4 結語

總之，改善事業單位檔案管理目前的實際情況亟待領導與民眾的積極參與。第一，事業單位的檔案管理工作必須得到有關領導的高度重視，轉變過去忽視檔案管理工作的觀念，樹立起對這項工作的認可。第二，工作人員必須對本職工作抱著認真負責的態度，在工作實踐中提升自身業務水平，強化職業素養。通過個人與全體成員的共同努力，促使事業單位檔案管理工作產生質的飛躍，提高檔案管理工作水平，進而推動事業單位的發展。

參考文獻

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