德厚水庫工程建設檔案管理存在問題與對策

摘 要：德厚水庫工程建設檔案管理是德厚水庫工程建設中一項服務性的工作。它既是德厚水庫工程建設的依據，也是德厚水庫工程建設的真實記錄，并且還是德厚水庫工程建設的重要組成部分。當前，德厚水庫工程建設質量管理和施工工程管理在不斷規范和完善，可是作為真實記錄工程建設實際情況的檔案管理卻滯后。鑒于此，本文從德厚水庫工程建設檔案管理存在問題分析入手，最后提出解決德厚水庫工程建設檔案管理存在問題的幾項對策。

關鍵詞：德厚水庫；工程建設；檔案管理；存在問題；解決對策

德厚水庫位于云南省文山州文山市境內。它是2015年國務院確定的172項節水供水重大水利工程之一，是2015年國務院《政府工作報告》要求開工建設的27項重大水利工程之一，是2015年云南省列入國家7項前期重大水利工程開工的第一個工程。工程建設期約3.5年，概算總投資約23億元。現在，工程正在建設中。建設中，會產生各方面不同的資料。把這些不同的資料收集、整理、分類、入檔后，便形成水庫工程建設檔案。這些檔案是工程建設過程的真實反映和工程質量的真實體現，是工程建設中和建成后運行管理維護的重要依據。切實做好工程建設檔案管理，充分發揮工程建設檔案管理的作用，具有十分重要的意義。

德厚水庫工程建設管理處自2006年成立以來，到現在開工建設，已經積累了不少資料，經過收集、整理、分類、入檔，已初步形成了具有保存價值和參考利用價值的檔案。但由于各方面原因，導致德厚水庫工程建設檔案管理或多或少地存在著一些問題。下面，筆者就結合在德厚水庫工程建設中從事檔案管理的實際情況，對德厚水庫工程建設檔案管理存在的問題作簡單分析。

1 德厚水庫工程建設檔案管理存在的問題

德厚水庫工程建設自2016年開工建設以來，各方面資料層出不窮，再加上前期十年左右準備工作產生的資料，可說資料很多。但實際情況是德厚水庫檔案資料并沒有多少，這主要是期前準備工作中對水庫檔案重視程度不夠造成。根據筆者最近幾年從事德厚水庫工程建設檔案管理工作經驗，現筆者通過分析、總結，發現當前德厚水庫工程建設檔案管理存在如下一些突出的問題。

1.1 水庫檔案管理認識不足

這主要表面在一些領導的身上和部分工作人員的身上。德厚水庫工程建設檔案管理，是一項服務性、專業性很強的工作，需要領導給予高度重視和一般工作人員的理解。但是現實生活中，水庫建設單位和水管單位還是忽視了水庫工程建設檔案管理的重要性。現在，雖然配置了水庫工程建設檔案管理人員，但在管理責任制度上往往流于形式。如筆者就是德厚水庫工程建設檔案管理員，但筆者除了管理檔案外，領導還安排從事其他工作，并且檔案管理工作，往往作為次要工作。特別是個別領導認為檔案管理無關緊要，可要可不要。這種認識不足，給工程建設檔案管理造成很大危害。

1.2 認為水庫檔案所起作用不大

德厚水庫工程建設檔案是德厚水庫工程建設管理的真實記錄，具有憑證和依據的作用。德厚水庫工程建設檔案管理在德厚水庫工程建設中，在建成后的管理、維護、改造中，將具有不可替代的作用。德厚水庫工程建設從立項、審批、設計、施工、竣工驗收到運行、養護、維修、改造等，要經歷若干個不同階段，跨越漫長時間，在這一過程中會由不同的專業人員不斷形成各類檔案資料，無論是資料的形成環節還是形成后的長期管理過程中，檔案資料的缺乏，都會嚴重地影響水庫的正常運行。德厚水庫完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況，搞好養護、改造不斷提高管理水平具有重要的作用。但是，建設過程中，不少人認為水庫檔案管理作用不大，認為水庫檔案管理可有可無，認識不到水庫檔案在將來所起的作用。

1.3 水庫檔案管理缺乏信息化人才

現在社會，信息技術突飛猛進，檔案管理也應隨著社會的發展，采用信息化的管理手段。但是德厚水庫工程建設檔案管理，現存不少紙質檔案，沒有用信息化的技術手段來管理。這主要是現在德厚水庫工程建設檔案管理工作人員少，較懂電腦技術和軟件技術的工作人員沒有。如筆者就是德厚水庫工程建設檔案管理人員，并且只有筆者一人在進行檔案管理。筆者是語文教師出身，對電腦技術和軟件技術不太懂，只會一些較常規的簡單操作，相對復雜一點的操作，就顯得束手無策。加之，筆者從來沒被單位派出去參加過有關檔案管理方面的培訓，在水庫檔案管理中，是摸著石頭過河。并且不少資料，筆者也不太會整理。即便勉強整理了，歸類也不太規范，導致用到檔案資料時，在電腦上找半天也找不到。這不能不說是筆者檔案管理專業程度不強，綜合素質有待提升的問題。筆者對水庫工程建設的大多數檔案管理，往往只停留在收發、查找、保管的階段，且多為手工操作，缺乏信息化技術的熟練運用。

1.4 檔案室硬件環境設施不齊全

德厚水庫工程建設檔案管理面臨的最大問題是檔案室建設不標準、不規范，檔案柜、檔案盒少，并且多是用一些陳舊老化的柜子，一些舊的檔案盒改裝再使用，保管條件簡陋，對檔案管理必備的硬件設施和必備條件解決落實不到位。同時，水庫檔案管理力量薄弱。德厚水庫建設按照建設工期，應配備兩名檔案管理人員，但實際上只配置筆者一人，并且筆者缺乏檔案管理專業知識。加之客觀原因所致，筆者還經常被抽調去做一些相應工作，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將資料放入檔案盒，或是將電子文檔拷貝到電腦上，沒有及時進行整理、分類、歸檔，嚴重影響了檔案管理的水平。

1.5 水庫檔案管理制度滯后

目前，德厚水庫工程建設檔案管理工作的管理范圍有限，檔案利用率低，檔案信息的安全性和保密性差，檔案在收發過程中管理不嚴密，時常出現有借無還、缺乏記錄、流失嚴重等現象。這些現象說到底都源于檔案管理工作制度上的匱乏。現在，德厚水庫工程建設檔案收集、保管、保護、借閱、保密等制度還不健全，有的制度雖然建立了，但卻流于形式執行不嚴。德厚水庫工程建設檔案管理辦公室，沒有形成統一的檔案管理制度。辦公室里面掛著的檔案管理制度，是筆者從網站上下載，經過修修改改的幾條不成文的條款。因為建設過程中，不少人認為檔案管理無關緊要，只要把工程建設好就可以了，至于檔案，可要可不要。即便真的要的時候，花點時間，可以隨便做得出來。這樣，就造成了德厚水庫工程建設檔案管理辦公室制度滯后的問題。

1.6 德厚水庫沒有建立水庫單位檔案室網頁

隨著德厚水庫工程建設內部局域網的建立，德厚水庫工程建設檔案室應該利用德厚水庫工程建設的網站制作自己的網頁，積極上傳各種數據信息，使檔案管理服務體系聯上單位網站，實現信息的網上檢索。但是，這項工作，在德厚水庫工程建設檔案管理中，根本沒有做，也不太可能做好。這是德厚水庫工程建設檔案管理過程中存在的一個較為突出顯著的問題。

2 解決德厚水庫工程建設檔案管理的對策

德厚水庫工程建設檔案管理要更加健全和完善必須從整個全程著手，實行規范化科學化信息化的管理方法。即要求工程檔案管理的每一程序都采用科學化規范化信息化的手段。針對以上筆者提及存在的問題，現提出幾項解決的對策。

2.1 提高水庫檔案管理認識

不管是領導者還是一般工作人員，都要樹立起德厚水庫工程建設檔案管理重要的意識，不能認為檔案管理是一項軟指標，可有可無，無關緊要。同時，要配備懂技術、會管理的專職人員。要派出專職人員去參加有關的檔案培訓，懂得水庫工程建設檔案管理的相關知識。

2.2 做好檔案管理資料收集

德厚水庫工程建設檔案，要求檔案工作人員必須主動去收集資料。收集資料范圍要從工程立項、審批、開工到完工全過程。德厚水庫工程建設周期長，階段環節多，產生的檔案資料多且繁雜，所以檔案管理人員必須結合德厚水庫工程建設實際情況，制定一個統一的分類標準，按照統一標準實現檔案編制、收集、 整理、編目、保管及提拱利用的系統性、完整性、實用性。這就要求在工程建設各個階段，相關人員必須隨時做好信息記錄，即做好各種日志、報告等資料的記錄，留存好單位及個人手中的工程圖紙、資料信息等。收集過程中查出有缺乏資料或者資料不全情況，要在第一時間將工程建設資料補充完整。時間跨度長，參與工作者變動大的資料，要及時統一收集歸檔，以免造成資料缺漏或丟失現象。因為這些資料能很好體現和記錄整個工程的管理運行情況，今后水庫工程建設與維護需要借鑒大量已經歸檔編目的檔案資料，為將來籌備其它工程提供有價值的相關信息。

2.3 健全完善檔案管理制度

德厚水庫建設檔案管理涉及到立項部門、審批部門、施工單位、質檢及監督、審計等部門。每一個部門的資料，都必須收集整理，分類歸檔。這就必須完善檔案管理制度來理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失。現在，德厚水庫已制定了《檔案接收制度》、《檔案查（借）閱利用制度》；今后還要制定《檔案管理人員工作職責》、《檔案安全保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》《檔案鑒定銷毀制度》等規章制度，對檔案的收集、整理、分類、歸檔、利用、保管及安全保密等方面嚴格規定，特別是要求檔案管理人員要具備良好的道德素質，健康的身體，具有一定的檔案管理專業知識，以確保檔案管理程序化規范化標準化信息化。

2.4 提高檔案管理人員業務水平

德厚水庫工程建設檔案管理人員業務水平不高，這是一個事實。因此，在德厚水庫工程建設檔案管理過程中，單位要適時地派檔案管理人員外出培訓學習檔案管理相關專業知識，學會掌握現代化信息技術手段來管理水庫工程建設檔案，讓檔案管理人員真正成為懂技術、會管理、業務精的檔案管理人員。

2.5 加大檔案管理投入力度

德厚水庫工程建設周期約3.5年，可說周期長。如果水庫工程建設檔案全是紙質，那么小小的水庫檔案室根本裝不下三年多的紙質檔案。因此，德厚水庫工程建設檔案管理，隨著社會的發展，管理手段的現代化，應該實現電子信息化管理。即保管條件的現代化，載體材料的現代化，翻拍、復印、裝訂手段的現代化，檔案工作手段的現代化，咨詢業務的智能化等。針對水庫工程建設圖紙多、文件多的特點，積極探索縮微檔案、磁介質檔案、電子檔案在施工中的有效途徑。借鑒先進的管理方法，采用先進技術，把照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體，不斷提高水庫工程檔案的信息化管理水平。實現檔案資料的數據化管理和網絡化的報送、傳遞，滿足水庫工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求，為水庫工程建設和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務。

2.6 建立水庫單位檔案室網頁

德厚水庫工程建設管理處單位局域網的建立，可方便檔案室制作自己的網頁，上傳各種數據信息，方便網上檢索，為用戶提供服務。同時，利用單位局域網實現水庫信息資源共享。在網上提供限制限制性或非保密水庫電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息共享，達到檔案信息在網上共享。實現資源共享，通過建立聯合目錄，形成網絡，使水庫單位與其它各文獻部門充分挖掘資源能力，實現檔案資源互補，提供水庫檔案室藏利用率，避免不必要的重復浪費，更好地滿足社會多方面的需要。

總之，德厚水庫工程建設現在正如火如荼地進行著。德厚水庫工程建設檔案管理也在加緊收集、整理、分類、入檔。并且，隨著信息化的不斷發展，單位領導對水庫工程建設檔案管理認識的提高，已逐步做到了從觀念上重視、從技術上支持，以制度建設為前提，以人才保障為后盾。現在，德厚水庫工程建設檔案管理存在的問題逐步得到解決，并不斷總結經驗，使德厚水庫工程建設檔案管理基本實現了檔案管理的科學化標準化規范化現代化，使檔案收集、保管、應用發揮出了它應有的作用。

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