房地產檔案管理中數字化技術的運用分析

李霞

摘 要：關于房地產的檔案管理實施信息化管理可以有效的節省工作時間和提高房地產檔案的管理效率。科學技術隨著時代的發展不斷進步，房地產檔案管理數字化技術在房地產檔案管理工作中得到廣泛的使用的普及。本文就房地產檔案管理中數字化技術的運用進行相關的探討和分析。

關鍵詞：房地產；檔案管理；數字化技術

經濟的發展帶來社會的進步，科學技術在社會生活中的運用越來越普及。作為現階段所使用的重要技術之一，數字化技術在社會各領域得到廣泛的應用。從行業發展形勢分析，房地產行業作為發展迅速且持續發展的行業，在新形勢下做好房地產檔案的管理十分有利于房地產行業的健康有序開展。目前，現階段房地產檔案已逐步形成數量眾多、規模巨大的發展形勢，在房地產檔案管理中積極運用數字化分析技術很有必要。

1 房地產檔案管理發展現狀概述

我國房地產檔案管理中運用數字化管理的時間較短，在較短的發展時期內也取得了一些成效。上世紀九十年代以來，房地產行業開始將數字化技術廣泛應用在檔案管理之中，實現了檔案的管理由手工管理轉向信息化管理，在房地產檔案管理中對檔案信息安全性進一步提高，對檔案的開發和利用也有積極的作用，對房地產行業中的一些不良現象也得到有效的控制，將房地產檔案管理的合理性進一步提高。但是在檔案管理中數字化管理的運用還處于一個不穩定、不成熟的階段，任何事物的發展都要經歷一個過程，在目前房地產檔案數字化管理工作進行深入的分析存在幾點問題。

信息化時代的到來，經濟和科學為信息的傳播的和發展起了至關重要的促進作用，推動了信息化相關的技術和科技的發展進步，在社會中為人們的生活以及工作提供了便利，但是面對日益增長的信息，為房地產檔案資料的收集和處理增加了難度和負擔，容易在檔案資料工作開展中造成對資料的缺失以及錯誤。

在房地產行業檔案管理發展的歷程分析來看，在較長的發展時間內房地產檔案檔案資料的服務功能僅局限于對消費者提供咨詢或證明等服務，在實際的利用以及服務中存在創新性不足的問題，沒有深入研究房地產檔案資料的管理應用，沒有最大程度的進行在開發利用，致使房地產的服務體系并不健全完善[1]。

2 數字化技術在房地產檔案管理應用的意義

2.1 快捷檢索

房地產檔案在檢索應用中，傳統的檔案管理采用檔案管理工作人員通過事件、問題等目錄明確檔案的位置，在目錄中標注相關信息后到庫房或者其他存放位置對需求檔案進行尋找，然后才能實現查閱和使用的功能。市場經濟的發展，將規模較大的房地產機構所采用的檔案管理方法轉變為數字化技術管理，解決了社會各方面對房地產機構檔案的使用需求問題。數字化技術只需要將檔案的編碼輸入計算機中，使用的時候對計算機進行編碼輸入查找就能很快對檔案資料的存放位置一目了然。

2.2 檢索途徑

數字化技術在檔案管理中除了可以為使用者提供多方式的查閱渠道，在檔案的檢索以及查詢手段也有相應的增加，計算機對檔案進行檢索時，可以實現模糊查詢和多重類型的查閱相互配合，根據使用者在計算機終端輸入的指令，根據查詢需求選擇合適的查詢方式度對檔案進行檢索和查詢，并為使用者在房地產機構中數量眾多的檔案中篩選出相應的結果。

2.3 設置權限

對檔案進行數字化技術的應用時，在檔案檢索中設置只能允許查閱檔案唯一的端口，相關管理者對計算機使用者進行身份權限的限定，在使用者登陸計算機查詢時，可以實現對使用者身份的權限進行判斷，進而實現使用者對檔案查閱的權限限定，確保了房地產檔案管理工作的安全性，提升了檔案資料的使用安全。

2.4 統計工作

對房地產機構進行檔案的管理工作時，為了實現對檔案數據分析的準確性，對房地產機構檔案進行統計，將統計界限設為檔案的類型，針對不同的檔案實際情況做出詳細的書面報告分析。在房地產檔案管理中引用數字化技術后，可以實現通過計算機檔案管理系統對房地產機構的檔案庫存進行全面的、精準的數據統計，不僅縮短了檔案統計的時間對檔案統計的科學性以及準確性也有大幅度的提高[2]。

3 房地產檔案管理數字化應用完善對策

3.1 數字化技術應用中的注意問題

房地產機構在引用數字化技術對檔案管理進行強化時，對檔案管理的專業人才也要進行培養，實現檔案管理團隊的強專業性和專業化，針對數字化管控力設備能夠進行管理、養護和維修，為數字化管理的正常運行奠定扎實的人才基礎。對檔案管理工作人員的信息化知識儲備、工作技能也要進行配套的培訓和在教育學習，確保為數字化技術的應用提供扎實的人才基礎。

電子檔案的信息儲備主要是利用光信號以及電信號在磁盤和光盤上轉變來實現信息存儲，在對電子檔案進行讀取時要充分借助計算機和其他數字設備才能實現對電子檔案的信息讀取。在進行電子檔案管理時，檔案管理工作人員應采用紙質檔案和電子檔案的結合，對檔案實現更好的管理。

3.2 房地產數字化技術改進措施

在房地產檔案管理工作中健全完善的管理制度，上到管理人員的工作培訓下到檔案管理的軟硬件設施的要求等都要做出明確的工作制度規定。在檔案管理制度中充分將數字檔案資料以及系統性運行環境安全管理制度做細致和嚴謹的研究。對數字檔案資料進行規劃和控制，實施密級分類，將敏感性和機密性的資料必須進行加密處理，對其進行脫機存儲確保安全性，防止檔案信息的變更、破壞以及丟失；系統運行環境安全管理制度中檔案機房的出入進行嚴格的控制，加強環境條件的保障處理工作，防止受到人為災害或自然災害的破壞。

對系統運行安全管理制度中加強檔案管理工作人員的操作安全的管理、操作權限的管理、監督管理等，強化系統的安全技術引用，對數字檔案的信息進行防更改、偷竊、丟失的安全管理；建立信息保管制度的并嚴格落實到位；建立房地產檔案記錄制度對資料信息的搜集、管理等使用情況做詳細的記錄，并確保記錄資料的真實性。對數字化檔案管理工作要引起高度重視，將數字檔案中管理記錄系統對房地產的每一份數字檔案的相關信息都要做詳細的記錄，確保數字檔案的有真實性的理論依據。

房地產檔案數字化技術應用中要注重數據庫的組建以及傳輸平臺的建設，在組建數據庫時，采用掃描儀對紙質檔案資料進行掃描，并將掃描后的資料及時建立數據庫，降低人工輸入的錯誤性。在對房地產機構的檔案進行管理工作時，注重實現檔案資料的價值，充分發揮房地產檔案數據庫的作用，在關于傳輸平臺的建設中要確保傳輸的安全性和保密性，實現對檔案資料的高效傳輸，防止檔案信息在傳輸中的丟失和竊取[3]。

4 結束語

綜上所述，房地產檔案數字化技術的管理是一項繁雜、艱巨的工作任務。傳統的檔案手工管理方式，人力資源消耗量大并且容易在人工管理中出現人為因素的錯誤，檔案資料的保管工作效率低下。所以在房地產檔案管理中積極應用數字化技術不僅節省了人力資源，對檔案管理的工作效率也大幅度提升，并且能避免在檔案管理中的風險和紕漏出現。但是在應用數字化技術管理房地產檔案時，需要不斷完善和健全信息處理技術的管理設備，建立起安全的管理機制，實現對房地產檔案管理的數字化管理的發展和進步。

參考文獻

[1]王贊.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].城建檔案，2016，12

[2]何曉玲.房地產檔案管理中數字化技術的運用[J].經營管理者，2015，31

[3]王耀波.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2016，22