淺談企業(yè)人事檔案信息化管理

劉愛云

摘 要：檔案是社會發(fā)展過程中所形成的重要資料，不同單位組織所形成的檔案內(nèi)容不相同，對單位的發(fā)展有重要的意義。建筑企業(yè)檔案主要包括建筑領(lǐng)域的相關(guān)技術(shù)檔案、知識檔案，也包括企業(yè)其他行政工作以及人事工作檔案，本文對建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性以及信息時(shí)代人事檔案管理的策略進(jìn)行分析與探討，旨在提高建筑企業(yè)人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人事檔案；建筑企業(yè)；管理策略

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從在從事各種工作與活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，對單位的發(fā)展、單位的建設(shè)、科研研究、文化傳承等都有重要作用。在建筑企業(yè)發(fā)展過程中檔案的重要性體現(xiàn)得越來越明顯，人事檔案是企業(yè)內(nèi)部的人員信息資料，是企業(yè)進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中一般采用紙質(zhì)手段對檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致很多資料不能被充分利用，有的檔案資料出現(xiàn)丟失、損壞等。隨著建筑企業(yè)不斷發(fā)展，建筑企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，人員數(shù)量越來越多，人員結(jié)構(gòu)也越來越復(fù)雜，因此加強(qiáng)人事檔案創(chuàng)新管理具有十分重要的作用。信息化時(shí)代必須要積極加強(qiáng)對人事檔案管理模式的創(chuàng)新，借助信息技術(shù)手段、檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)人員進(jìn)行規(guī)范化管理，充分利用企業(yè)人力資源，提高建筑企業(yè)核心競爭力。

1 建筑企業(yè)人事檔案的作用

建筑企業(yè)人力資源管理是建筑企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，建筑企業(yè)人員眾多，員工結(jié)構(gòu)組成比較復(fù)雜，技術(shù)人員、安全管理人員、項(xiàng)目經(jīng)理等，對不同崗位的人員需要不同的職業(yè)需求，在企業(yè)發(fā)展過程中，人員的變動(dòng)也比較頻繁，尤其是一些技術(shù)人員的入職與離職，人事檔案也需要及時(shí)更新，以便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者能夠及時(shí)掌握企業(yè)人力資源情況，為企業(yè)招聘新的員工提供重要的數(shù)據(jù)支持。人事檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的重要資料，為人力資源管理工作提供充足的依據(jù)和信息，提高建筑企業(yè)人力資源管理水平。

2 建筑企業(yè)人事檔案信息化管理策略

（一）健全檔案管理制度

在建筑企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展過程中，制度是保障。信息化管理與傳統(tǒng)的人工管理模式不同，信息化管理采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對各種檔案信息進(jìn)行處理，是對傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，對此，要加強(qiáng)管理制度的完善。首先，應(yīng)該要按照信息化要求，對建筑企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，對建筑企業(yè)發(fā)展過程中的各種人事檔案進(jìn)行分類管理，提高管理水平。例如對人事建筑企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，可以通過軟件抓取功能，將工作人員的各種基本信息抓取出來，整合成統(tǒng)一的表格，便于人事建筑企業(yè)人事檔案的管理、查詢等。其次，要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，要積極調(diào)動(dòng)建筑企業(yè)的各個(gè)部門，為人事檔案管理服務(wù)。在建筑企業(yè)內(nèi)部，部分繁多，工作任務(wù)較重，內(nèi)部的各個(gè)部門之間應(yīng)該要加強(qiáng)聯(lián)系，對各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)，在人事檔案管理過程中還應(yīng)該要對數(shù)字化人事檔案的管理規(guī)范的制定，對數(shù)字化人事檔案的形式、內(nèi)容、存儲方式等進(jìn)行規(guī)定，從而使得建筑企業(yè)人事檔案管理部門能夠按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對各種人事檔案進(jìn)行采集、處理、存儲。第三，建立數(shù)據(jù)庫。在人事檔案信息化管理過程中，由于人事檔案信息越來越多，因此必須要建立完整的數(shù)據(jù)庫，對人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一保存，進(jìn)行集中化管理，并且要對企業(yè)內(nèi)部的成員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，從而確保不同權(quán)限的成員可以具有對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問的權(quán)限。

（二）加強(qiáng)人事檔案安全管理

建筑企業(yè)人事檔案是建筑企業(yè)發(fā)展過程中的各種人事信息、資源的匯總，在信息化管理過程中，由于采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理，各種信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，因此面對的安全隱患也比較嚴(yán)重。比如建筑企業(yè)人事檔案信息被泄露，對于建筑企業(yè)的發(fā)展會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在信息時(shí)代，信息泄露成為企業(yè)發(fā)展過程中一個(gè)不可避免的重要威脅，對此，在人事檔案信息化管理過程中還應(yīng)該要加強(qiáng)安全管理，對各種安全漏洞進(jìn)行防范。為了實(shí)現(xiàn)安全管理，應(yīng)該要加強(qiáng)對各種計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在建筑企業(yè)人事檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，對的各種建筑企業(yè)人事檔案信息進(jìn)行妥善保管。另外，對于不同等級的建筑企業(yè)人事檔案要實(shí)施不同的管理，比如一些機(jī)密建筑企業(yè)人事檔案，要進(jìn)行絕密保存，一些非機(jī)密建筑企業(yè)人事檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。

（三）組建高素質(zhì)管理隊(duì)伍

建筑企業(yè)人事檔案管理水平與檔案管理人員的能力有很大關(guān)系，人事檔案管理人員要借助各種通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)對建筑企業(yè)的各種人事檔案資料進(jìn)行管理和利用，為建筑企業(yè)的發(fā)展提供更多幫助。就當(dāng)前實(shí)際情況而言，建筑企業(yè)的人事檔案管理人員的綜合能力水平不高，尤其是信息化意識不足，對各種信息技術(shù)的掌握能力不夠，因此對建筑企業(yè)人事檔案管理的信息化發(fā)展產(chǎn)生阻礙。在建筑企業(yè)人事檔案管理過程中，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，則必須要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，首先應(yīng)該要組建一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，招聘更多專業(yè)人員充實(shí)管理隊(duì)伍，還可以多與高校合作，招聘一些綜合能力素養(yǎng)高的大學(xué)生充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，確保檔案管理人員能夠發(fā)散思維，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。其次，在日常工作中要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，尤其是一些工作年限較長的檔案工作人員，其管理理念受到傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)模式的影響，對信息技術(shù)的掌握不多，因此對人事檔案信息化管理有一定阻礙。對此，要定期對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括對技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，集中在各種信息化技術(shù)以及信息技術(shù)的教育以及人事檔案管理人員的責(zé)任感、使命感以及職業(yè)道德教育方面，提高建筑企業(yè)人事檔案管理水平。

3 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的人事檔案大多采用紙質(zhì)化、人工化管理模式，人事檔案容易丟失和損壞，在信息化時(shí)代，建筑企業(yè)人事檔案管理也要逐漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，加?qiáng)對數(shù)字化人事檔案的利用。針對當(dāng)前建筑企業(yè)人事檔案信息化管理現(xiàn)狀，必須要積極加強(qiáng)對各種信息化技術(shù)的教育，引導(dǎo)建筑企業(yè)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，借助各種信息技術(shù)、多媒體技術(shù)進(jìn)行人事檔案規(guī)范化管理。

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