淺談企業人事檔案信息化管理

劉愛云

摘 要：檔案是社會發展過程中所形成的重要資料，不同單位組織所形成的檔案內容不相同，對單位的發展有重要的意義。建筑企業檔案主要包括建筑領域的相關技術檔案、知識檔案，也包括企業其他行政工作以及人事工作檔案，本文對建筑企業人事檔案管理的重要性以及信息時代人事檔案管理的策略進行分析與探討，旨在提高建筑企業人事檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理；人事檔案；建筑企業；管理策略

檔案是國家機構、社會組織以及個人從在從事各種工作與活動中所形成的具有保存價值的歷史記錄，對單位的發展、單位的建設、科研研究、文化傳承等都有重要作用。在建筑企業發展過程中檔案的重要性體現得越來越明顯，人事檔案是企業內部的人員信息資料，是企業進行人力資源管理的重要依據，在傳統的檔案管理過程中一般采用紙質手段對檔案進行管理，導致很多資料不能被充分利用，有的檔案資料出現丟失、損壞等。隨著建筑企業不斷發展，建筑企業規模逐漸擴大，人員數量越來越多，人員結構也越來越復雜，因此加強人事檔案創新管理具有十分重要的作用。信息化時代必須要積極加強對人事檔案管理模式的創新，借助信息技術手段、檔案管理系統對企業人員進行規范化管理，充分利用企業人力資源，提高建筑企業核心競爭力。

1 建筑企業人事檔案的作用

建筑企業人力資源管理是建筑企業發展過程中的重要內容，建筑企業人員眾多，員工結構組成比較復雜，技術人員、安全管理人員、項目經理等，對不同崗位的人員需要不同的職業需求，在企業發展過程中，人員的變動也比較頻繁，尤其是一些技術人員的入職與離職，人事檔案也需要及時更新，以便企業領導者能夠及時掌握企業人力資源情況，為企業招聘新的員工提供重要的數據支持。人事檔案是企業發展過程中的重要資料，為人力資源管理工作提供充足的依據和信息，提高建筑企業人力資源管理水平。

2 建筑企業人事檔案信息化管理策略

（一）健全檔案管理制度

在建筑企業人事檔案管理信息化發展過程中，制度是保障。信息化管理與傳統的人工管理模式不同，信息化管理采用計算機信息技術對各種檔案信息進行處理，是對傳統管理模式的創新，對此，要加強管理制度的完善。首先，應該要按照信息化要求，對建筑企業人事檔案管理工作進行規范，對建筑企業發展過程中的各種人事檔案進行分類管理，提高管理水平。例如對人事建筑企業人事檔案進行管理的時候，可以通過軟件抓取功能，將工作人員的各種基本信息抓取出來，整合成統一的表格，便于人事建筑企業人事檔案的管理、查詢等。其次，要實現統一管理，要積極調動建筑企業的各個部門，為人事檔案管理服務。在建筑企業內部，部分繁多，工作任務較重，內部的各個部門之間應該要加強聯系，對各項工作進行落實，在人事檔案管理過程中還應該要對數字化人事檔案的管理規范的制定，對數字化人事檔案的形式、內容、存儲方式等進行規定，從而使得建筑企業人事檔案管理部門能夠按照相應的規范標準對各種人事檔案進行采集、處理、存儲。第三，建立數據庫。在人事檔案信息化管理過程中，由于人事檔案信息越來越多，因此必須要建立完整的數據庫，對人事檔案信息進行統一保存，進行集中化管理，并且要對企業內部的成員權限進行設置，從而確保不同權限的成員可以具有對數據庫進行訪問的權限。

（二）加強人事檔案安全管理

建筑企業人事檔案是建筑企業發展過程中的各種人事信息、資源的匯總，在信息化管理過程中，由于采用計算機信息技術進行管理，各種信息通過互聯網傳播，因此面對的安全隱患也比較嚴重。比如建筑企業人事檔案信息被泄露，對于建筑企業的發展會產生嚴重的影響。在信息時代，信息泄露成為企業發展過程中一個不可避免的重要威脅，對此，在人事檔案信息化管理過程中還應該要加強安全管理，對各種安全漏洞進行防范。為了實現安全管理，應該要加強對各種計算機安全防護技術的應用，比如防火墻技術、數據加密技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等，都可以在建筑企業人事檔案信息管理系統中進行應用，對的各種建筑企業人事檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的建筑企業人事檔案要實施不同的管理，比如一些機密建筑企業人事檔案，要進行絕密保存，一些非機密建筑企業人事檔案，則可以在內部系統公開查閱。

（三）組建高素質管理隊伍

建筑企業人事檔案管理水平與檔案管理人員的能力有很大關系，人事檔案管理人員要借助各種通信技術、計算機技術對建筑企業的各種人事檔案資料進行管理和利用，為建筑企業的發展提供更多幫助。就當前實際情況而言，建筑企業的人事檔案管理人員的綜合能力水平不高，尤其是信息化意識不足，對各種信息技術的掌握能力不夠，因此對建筑企業人事檔案管理的信息化發展產生阻礙。在建筑企業人事檔案管理過程中，為了實現信息化管理，則必須要加強檔案管理人員的培訓和教育，首先應該要組建一支專業的檔案管理隊伍，招聘更多專業人員充實管理隊伍，還可以多與高校合作，招聘一些綜合能力素養高的大學生充實檔案管理隊伍，確保檔案管理人員能夠發散思維，對檔案管理工作進行創新。其次，在日常工作中要加強對檔案管理人員的培訓和教育，尤其是一些工作年限較長的檔案工作人員，其管理理念受到傳統經濟模式的影響，對信息技術的掌握不多，因此對人事檔案信息化管理有一定阻礙。對此，要定期對人事檔案管理人員進行培訓，包括對技能培訓以及職業道德素養培訓，集中在各種信息化技術以及信息技術的教育以及人事檔案管理人員的責任感、使命感以及職業道德教育方面，提高建筑企業人事檔案管理水平。

3 結語

綜上所述，傳統的人事檔案大多采用紙質化、人工化管理模式，人事檔案容易丟失和損壞，在信息化時代，建筑企業人事檔案管理也要逐漸從傳統的人工管理轉變為信息化管理，加強對數字化人事檔案的利用。針對當前建筑企業人事檔案信息化管理現狀，必須要積極加強對各種信息化技術的教育，引導建筑企業檔案管理人員轉變思想，借助各種信息技術、多媒體技術進行人事檔案規范化管理。

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