談信息時代科技檔案管理工作的幾點思路

摘 要：科學技術發展速度不斷加快，科技檔案需要依據時代發展的趨勢不斷更新。為適應科學技術發展的需要，科技檔案管理工作要求越來越高。做好科技檔案管理工作，需要各個方面的綜合加強，才可從根本上改善科技檔案管理的現狀，才能夠將科學信息技術應用于實際，發揮出應有的效果。本文就信息時代科技檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：信息時代；科技檔案管理；思路

隨著經濟增長速度逐步加快，科學技術已經成為推動社會發展的第一生產力。在現代社會中起著非常重要的作用。在科技事業不斷發展和強化的過程中，科技檔案管理工作越來越受到重視。科技檔案是各個企事業單位對生產、科研、基建以及管理活動等形成對國家和社會有保存價值，需要歸檔保存的科技文件資料。信息化技術的發展為科技檔案管理提供了便利。計算機技術作為一種處理龐大、復雜信息與數據的現代先進工具，對實現科技檔案管理現代化、科學化具有非常重要的意義。

1 科技檔案的特點

受到科學技術發展的特點，科技檔案具有其特殊性。首先，專業性。科學技術活動復雜，范圍廣泛，涉及多門學科[1]。特別是最近幾年，交叉學科現象越來越普遍，科學技術涉及對象的復雜程度也在不斷提升。發展科學技術的根本目的是服務生產與生活。科技檔案予以配合，需要將科學技術按照專業屬性進行嚴格區分，將復雜活動形成客觀的科技文件。因此，科技檔案依據的是不同類型科研生產技術活動進行分類，專業性表現的非常顯著。其次，特殊性與針對性。不同類型的科學技術活動，需依據對象利用術語與符號表現出來。而科技檔案也就將這些特殊的符號特點記錄下來。同時科學技術展開為描述和使用的特殊需要，具有明確的規格與質量。科技檔案是科研活動的實踐結果，同時也是科研人員指揮結晶，專業性與特殊性由此也就決定了科技檔案使用的針對性。最后，成套性。所有的科技生產活動都需依照相關的科學程序，保持相應規律實施。而這些活動生產科技資料都需要有系統性。將資料歸檔，需要保持相應的聯系，以此才可指導科研與生產。因此，成套性也是科技檔案的一項基本特點。

2 信息時代科技檔案管理的現狀

在信息技術快速發展下，科技檔案管理模式需要不斷更新，這樣才可滿足科技檔案發展的需要，才能夠體現科技檔案的本質屬性。但分析科技檔案管理的現狀，效果并不理想。

首先，管理人員素質較低。無論是對企業還是對單位，任何檔案均具有一定的機密性，科技檔案也不例外。要想科技檔案管理工作達到理想的效果，就必須要求管理人員具備較高的專業素質。而實際中，完成科技檔案管理工作的人員并不受到工作單位的重視，也有部分原因受到編制因素的影響，導致檔案管理人員出現頻繁流動的現象[2]。有的用人單位甚至出現兼職管理的現象。由于管理科技檔案的工作沒有接受系統性的培訓，不具備與之相匹配的專業素質，導致在科技檔案歸檔、收集、整理期間出現多種差錯，難以高質量完成該項工作，由此對科技檔案管理工作的水平產生影響。

最后，信息化程度偏低。現代化社會，信息化時代，科學技術快速發展。信息化技術已經被廣泛應用于各個領域。即便部分用人單位在科技檔案管理工作中使用了計算機信息，但僅僅局限于檔案基本信息、目錄編制以及檔案轉發等方面，并沒有全面實現信息化管理。由于檔案信息化管理不具備整體性與系統化，由此導致科技檔案信息收集準確性不高，全面性受到影響，且信息更新速度明顯落后，由此影響到科技檔案管理的質量。

3 提高科技檔案管理效率的策略

研究分析可了解到科技檔案管理存在著較多的不足。這些不足之處對科技檔案管理的效率產生重要影響。因此，需要采取有效的策略，改善信息時代科技檔案管理現狀。

3.1 提高管理人員專業素質

與其他管理工作性質相對比，科技檔案管理工作的專業性與技術性均非常強。而要想這項工作能夠達到理想的效果，那么管理人員就需要提高專業素養。觀察分析當前科技檔案管理工作人員，兼職現象較為嚴重，普遍缺少檔案管理的專業知識與技能。為保證科技檔案管理工作的效率，工作人員就必須通過各方面加強專業管理知識，全面提高管理技能。基于此，單位也可對管理人員加強培訓，提高專業素質，以此全面提高科技檔案管理人員的業務知識能力與現代化科學技術。當然，管理人員還應不斷提高自身的修養、專業素質以及政治素養，擴充自身的知識面，促使科技檔案管理工作在實際中發揮作用。

3.2 加強現代化管理

隨著現代化科學技術水平的提高，科技檔案管理工作的信息化程度需要不斷提升，系統化管理機制的建立顯得較為重要，由此可促進管理工作順利展開，促使科技檔案管理工作規范化與制度化特點更為顯著。現代化的科技檔案管理工作，就必須對科技檔案材料的保存、保密、歸檔、鑒別以及轉遞進行管理，并不斷完善人事材料，及時補充更新人事材料。管理人員在收集和管理人事材料的時候，應做好鑒別工作，以此來保證檔案材料的準確性與完備性，提高科技檔案材料的真實性與客觀性。

3.3 強化科技檔案管理的信息化建設

在信息化程度不斷提高的過程中，信息化技術應用于科技檔案管理中已經成為一種必然趨勢。建立全面、系統的信息化系統，有助于查閱科技檔案材料，提高工作效率，節約查閱資料所花費的時間。在科技檔案管理的過程中，將計算機信息化系統有效引入其中，可顯著提高科技檔案管理的工作效率[3]。但在此方面應加強風險的防范。信息化技術的應用，必然會給信息帶來安全帶來潛在性的威脅。對此，建立信息化管理通知系統的同時，創建與之相應的信息化安全維護系統，這樣就可從根本上保證科技檔案信息資料的機密性與安全性。信息化管理將是科技檔案發展的重要選擇。

4 結語

在了解科技檔案特點的基礎上，分析科技檔案管理工作的現狀，認識到其中存在的不足，采取有效措施予以改善，提高科技檔案管理的效率，促使科技檔案管理更能夠適應社會發展。

參考文獻

[1]趙光月.大數據時代檔案信息安全管理思路[J]. 黑龍江科技信息，2016，15（27）：786.

[2]陳旭森.試述信息化時代醫院檔案工作的管理與創新思路[J].科技經濟導刊，2016，14（30）：876.

[3]高善環.談網絡時代檔案管理的創新思路[J].中國管理信息化，2016，19（19）：187-187.

作者簡介

謝衛華（1977-），女，土家族，重慶黔江人，大學學歷，中級職稱，從事科技情報信息中心主任工作。