淺談公路路政管理文書規范化管理

葛德鋒

【摘要】路政管理文書檔案是公路管理檔案的重要組成部分，在公路管理工作中起著非常重要的作用。加強路政管理文書檔案規范化管理要從基礎抓起，重視硬件，夯實軟件，有針對性，突出人員素質培養是關鍵。

【關鍵詞】路政文書；特點；優化基礎

一、公路路政管理文書的的特點

公路路政管理文書（以下簡稱路政文書）是公路管理機構依法對公路實施行政管理、維護路權、保護路產，確保公路安全、暢通、完好的重要載體和資料匯總，是公路管理機構公務活動的歷史見證和有效憑據，對各個等級公路的管理和發展有重要的作用。路政文書檔案管理有四大特點。其一是實踐性。路政文書產生在路政管理一線，每一處路產、每一次巡查、每一件路政事案都有記載。其二規范性。路政文書是執法文書。特點是公文的格式化、程序化。比如處理“在公路上亂堆亂”，就要填寫“勘驗筆錄”等5種文書。其三是服務性，路政文書檔案主要是為公路管理機構進行決策提供參考資料，如“危橋危涵調查表”，“危險地段告知書”等，對當地制定經濟和社會發展規劃目標，都有很大意義。其四是公開性。路政文書基本不涉密。事案處理和行政許可都可以查閱。

二、路政文書管理工作存在的問題

1.收集分類不規范

路政文書檔案是路政管理人員辛勤工作的成果，真實記載了公路管理的工作進程、執法水平。搞好文書材料收集是確保檔案材料齊全完整的基礎。路政文書主要是通過“自我整理”的方式進行原始材料積累，主觀能動性強。但個別公路管理機構不重視文書檔案的分類工作，或者沒有采取合理的分類方法。例如，檔案分類有按照“事件”和“時間”“人物”等進行不同分類，路政涉及路產、執法、規劃等，這就需要公路管理機構根據自身實際科學分類立卷。筆者所在的單位2008年以前均按照“時間”進行分類，雖然簡單，但出現“同一事件割裂”，查閱起來就脫節困難。2009年在檔案局的指導下按照“路產以路”“執法以事”“規劃以年”的分類方式進行分類，較好的解決了問題。

2.硬件建設不到位

有的公路機構由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，資料多處存放，送交不規范，文書處理沒有章法，甚至發生一起路政事案“違法通知書”和“處理決定書”在不同執法人員手中，沒有及時歸類裝訂。大部分基層公路管理機構財務、行政、黨務文書堆放在一起，雜亂無章，“八防”配套不齊，檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，資料裝訂不規范、查找困難，極易丟失。

3.路政文書管理人員專業素質水平不高

個別領導重視巡查、執法、安保工程建設，他認為這些都是實的、看得見的，而文書是虛的，看不到成績，主觀上沒有對文書檔案管理工作給予足夠的重視，造成個別單位對文書檔案管理工作經費投入低，設備設施陳舊，信息化程度低，嚴重影響了路政文書檔案管理的規范化建設。個別文書檔案管理人員未認識到文書檔案管理工作的重要性，感覺工作很一般，無成就感，缺乏檔案管理意識和相關法律知識，導致在專業素質、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責任心，不愿學習，業務能力跟不上，檔案立卷歸檔混亂，致使文書檔案管理工作較為滯后。

4.路政文書檔案管理制度不夠完善

公路機構在長期運行過程中形成了一套完善的路政管理制度，但個別公路機構路政檔案管理制度不健全，未明確文書檔案管理部門、人員工作職責，檔案管理標準及流程，缺少考核措施。有的制度掛在墻上，但落實不夠。這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于公路機構的日常管理和運行。

三、加強路政文書檔案規范化管理的措施

1.優化文書檔案的基礎工作

因路政文書檔案牽涉規劃、技術、執法、統計、超限運輸等多個部門，所以必須落實好各部門的責任，提高相關科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對檔案的收集和整理。路政文書檔案管理工作主要是提供技術咨詢和資料查詢，隨著現代科學技術在公路管理中的廣泛應用，路政文書檔案管理人員應加強學習，充分利用科學技術對路政文書檔案進行管理，方便查詢資料。檔案管理的最終目的是使檔案得到充分利用，因此，路政文書檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使路政文書檔案為公路改（擴）建、交通戰備、生命工程防護、交通流量監測、危橋危涵評估等建設科研工作服務。讓檔案信息資源在提高公路交通質量中發揮重要作用。

2.提高文書檔案管理者的專業素質

路政文書檔案管理是公路管理的重要組成部分，是一項基礎性、服務性工作。公路管理機構要通過院校培訓、業務講座、案例分析、定期考核等形式提高路政人員對文書檔案管理的認識，增強法制觀念，提供機會讓他們外出學習和進修，也可邀請檔案館專職管理人員現場指導，了解檔案管理的最新進展，掌握新理論、新技能；引導他們積極自學，拓展知識面；其二要提高路政文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為地方經濟和社會發展創造效益，比如有條件的可建立路政管理網上平臺，試行網上許可，方便群眾辦事。發布公路信息，社會效益非常明顯。總之效益越明顯、作用越大，社會的認可度才高，各級領導的支持才會更大，路政文書檔案管理的規范化步伐才更快、更扎實。

3.建立完善的文書檔案管理制度

公路管理機構各項工作的有序、高效開展必須以完善的規章制度作為保障。這些制度要以相關法律法規為依據，結合公路管理實際，對文書檔案材料的類別、范圍、立卷、歸檔、查閱、移交、保管、安全防護等進行明確規定，正確界定范圍、劃分管理期限，使路政文書檔案可以準確反映公路管理情況，保管方便、管理規范、利用有效，在檔案和交通運輸發展之間架起橋梁，充分發揮路政檔案社會效益。制度的落實情況應納入檔案工作人員崗位責任進行考核。

結語

路政文書檔案是公路事業發展的見證，路政執法工作的真實記錄，是地方社會事務和行政管理的重要資料，對其進行規范化管理，是公路管理機構的職責和任務。實踐證明，增加投入是前提、加強基礎是核心、落實制度是關鍵，優化基礎，推進路政文書管理人才隊伍建設，各方合力，規范化才能逐步實現。