做好會展策劃與管理的思考

江靈爽

【摘要】為達到更好的產品宣傳與商業推廣的目的，許多企業都選擇以會展的形式開展活動，彰顯實力的同時達到吸引更多合作商的目的。所以，如何做好會展策劃與管理，是值得深思的一個課題。基于此，本文從策劃的前期準備、具體工作的落實以及管理與反思等幾個方面對會展策劃進行了思考，希望可以提煉出更多有益的信息，從而更好地完成會展的策劃與管理工作。

【關鍵詞】會展策劃；管理；思考

一、重視會展策劃的調研與分析

（一）會展立項策劃要充分

為保證會展活動井然有序地展開，合理的策劃是關鍵，而在會展策劃開始前，會展的立項策劃一定要充分。許多企業為節約時間，通常會選擇忽略掉會展的立項策劃，以致于真正投入后才發現相關的準備工作嚴重缺失，比如，市場信息調研不足、展覽題材選定有偏差等。從中獲得的教訓是，倉促間推進會展的策劃，有可能導致更高的代價。因此，我們應當堅持要在充分的會展立項策劃通過后，再有條不紊地安排后續工作。

（二）會展項目可行性分析落到實處

許多企業在會展策劃中對會展項目的可行性分析不重視，以致在實際的操作中會展項目的可行性分析流于形式，沒有為會展活動的發展提供可靠的依據，相應的風險也無法及時規避。可見會展項目的可行性分析要落到實處，比如，從市場環境分析、展會項目生命力分析、展會執行方案分析、展會項目財務分析、風險預測等，每一個方面都應當了解清楚，并寫進會展項目可行性報告中。如此，才能為會展活動的舉辦形成一個好的開端。

二、細化工作，提高策劃效率

（一）會展品牌形象策劃

品牌效應的形成是會展的重要目的之一，因此，會展策劃中應當將品牌形象的策劃擺在首位。策劃人員可以從以下兩個方面展開。首先，明確展品企業的品牌含義、宣揚的價值觀，保證會展中的形象設計符合該企業的定位。其次，會展品牌形象的策劃也要結合本次會展的主體，將二者進行完美的融合，達到更好的宣傳效果。除此之外，還要講究心意，結合參加會展人群的喜好，考慮不同的設計形象，促進企業形象的多元化發展。

（二）會展實施方案策劃

會展實施方案是很多會展策劃人員工作的重中之中，但即便如此，還是存在很多隱患，因而也要保持足夠的關注度。在實施方案的制定中，應當保持事無巨細，思慮周全，并寫入執行方案中，以備查閱。通常，實施方案中要包括展位承建商、運輸代理、旅游代理、參展商手冊等各個方面，其中會場的衛生與公共安全是比較容易出問題的環節，一定要提供更全面的保障。

（三）會展活動策劃

會展活動如果太刻板，給人留下的印象也不會太深，對于商業宣傳而言還是一種欠缺。所以，當前很多會展的策劃中，都會添加一些娛樂性節目的編排，活躍會場的氛圍。而會展活動的安排與設計是最花心思的，一方面，要保證會展活動的質量，故活動的選擇與會展主題的表達應相得益彰。而另一方面，活動的安排需盡量豐富，照顧到更多人的喜好和需求，從而借助活動造勢，會展的主題會更加深入人心。

三、完善會展的招展與招商工作

（一）招展與展位營銷

一次精彩的會展，除了流程清晰、活動豐富外，類型不一的展商分布也體現了該會展設計的精致所在，所以，在招展與展位營銷這一環節上，也要加倍重視，主要可以從以下幾點進行考慮。第一，數據庫的建立，用于存儲提前收集好的展商資料，權衡之下決定展商。第二，對展位和展區做出具體的劃分，然后再將展商合理分配。第三，制定招展價格，為商家入駐提供更明確的決策信息。第四，發送招展函，告知相關的商家展會的事宜。第五，敲定詳細的招展方案，并擴大展位的營銷。簡言之，招展和展位的營銷中，展位的劃分和展商的排布是重中之重。

（二）招商與宣傳推廣

許多失敗的展會策劃案例表明，如果展會的宣傳推廣不到位，會直接影響展會的招商工作。在實際的會展策劃操作中，常存在宣傳滯后或是宣傳不到位的情況，使得展位到后期仍無法完成招商工作，對于展會舉辦方造成了極大的損失，影響會展的效果。而現在，人們也開始意識到，對于展會的招商與宣傳應當盡早開始，比如，可以通過專業媒體廣告、網絡平臺、印發傳單、展訊等方式告知展會的目標群體，而對于重要的觀眾或商家，則可以發放會展邀請函。這樣對展會感興趣的商家就會主動聯系，會展方也能在招商工作中獲得更大主動權。

四、強化會展管理工作的執行

（一）展會服務與現場管理方案

會展管理是一項繁瑣的工作，應當將展會的服務工作以及現場管理工作制定合理的方案，并交由不同的人加以執行和監督。首先，就展會服務，主要從禮儀指引、安全保衛、設計安裝、物品租賃、運輸倉儲、廣告宣傳、后勤保障等方面細化。而對現場管理來說，一方面著眼于現場秩序的維護，分配好保安以及相關負責人，保證會場每個角落的安全。另一方面，會展的清潔衛生工作也需及時展開。展會服務與現場管理一定要提前規劃預備方案，以便發生意外時將損失降到最低。

（二）會展客戶關系管理計劃

會場是將所有的客戶關系合成到一起，是一張龐大而復雜的關系網，所以會展策劃時也應當把客戶關系管理做出合理的管理計劃。首先，會展方應提前了解客戶間的關系，以便更好地安排展位。其次，會展進行的過程中，保持各客戶的平等對待原則，不能體現出區別對待，以免影響客戶關系的和諧。最后，借助會展的舞臺，通過一些互動和交流的活動，促進客戶關系的發展。會展中的客戶關系管理是商場利益關系的折射，所以成功的會場策劃，一定將客戶關系妥善管理。

（三）會展時間管理方案

對于參與會展的眾多商家而言，時間就是金錢，所以他們也會格外地重視會展方對時間的管理。基于此，會展時間管理方案的制定就更需要精心策劃。時間管理方案的制定中，不僅需要考慮會展主題表達時長的需求，同時也需要綜合考慮不同展商對時間安排的要求、場地租賃、展會成本等因素的影響。在時間管理上，注重時效性，保持付出與回報率的相對平衡，是主要需要考量的因素。

（四）展后總結

每次會展的成功策劃與管理，都為下一次活動的開展提供了經驗，在展后總結中，將會展達到的成果與預期目標對比，發現執行不足的方面，在今后的策劃中加以改進。對本次會展中出現的意外，加入下一次策劃的方案中，不斷完善對會展策劃的危機處理機制。通過會展的總結，還可以發現有價值的客戶關系，為商業關系創造更多可能。

結語

綜上所述，可見會展的策劃與管理需要綜合考慮的因素很多樣，所以每一個成功的策劃背后，都是無數的心血和付出，而每一項管理的嚴格執行，也是會展策劃得以順利落實的根本保障。可以預見，會展的策劃與管理對于企業間的商業交流越來越重要，而如何構建好這座橋梁，是當前會展業關注的焦點。

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