信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策

房顏

摘 要：檔案管理是高校學生管理工作的重要組成部分，對確保高校學生管理工作的高效開展具有重要作用，是當前高校管理工作的重點內容。通過對高校當前學生檔案管理工作情況進行了解可知，學生檔案管理工作存在較多的問題，影響著檔案管理工作效果。因此，加大對學生檔案管理存在的問題進行研究，提出加強學生檔案管理的對策具有必要性。

關鍵詞：信息化；檔案管理；問題；對策

學生檔案管理是學生資料的重要組成部分，里面記錄著學生在學習階段的各項資料，主要包括學生的軍訓考核成績、綜合測評表、入黨和入團相關資料和學生在校期間的表現。隨著高校擴招規模的擴大，對學生檔案管理工作更是提出了更多的要求，提高學生檔案管理水平，是高校管理工作的重要內容，加強高校學生檔案管理改革迫在眉睫。

1 高校學生檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識不強

近年來，各大高校紛紛采取擴招政策，促進了高校學生數量的增加，增加了檔案管理的工作量。但是當前大多數高校領導沒有意識到加強學生檔案管理工作的重要性，檔案管理意識不強。高校的領導和檔案管理人員的學生檔案管理意識薄弱，并且學校沒有給檔案管理部門提供大量的管理資金，制約著檔案管理工作的進一步開展。由于檔案管理資金的投入量不足，導致對檔案管理工作的宣傳力度不足，學生不能及時了解檔案管理工作的意義，學生的檔案信息填寫出現不規范和不完整情況，學生也存在不配合檔案管理部門工作的情況。

1.2 檔案管理不規范

目前，大多數高校的檔案管理部門主要運用傳統的檔案管理方法，檔案管理模式較為陳舊，檔案填寫及其不規范，不符合檔案書寫管理要求，導致學生檔案的價值性降低。例如，常會出現學生檔案丟失，檔案材料填寫不全、檔案資料造假、教師對學生的評價客觀性較強等，導致檔案不規范。高校主要是運用紙質檔案，檔案管理方法較為陳舊，與新時期的信息化背景呈現出嚴重的不協調現象，不能及時的進行更新，增加了檔案查找的難度，降低了檔案管理效率[1]。

1.3 檔案管理信息化水平不高

近年來，科學技術發展迅速，計算機互聯網技術在高校被廣泛應用，需要將信息化融入到高校檔案管理工作中來，以促進高校檔案信息化管理水平的提高。但是通過對高校檔案管理的信息化情況進行研究分析可知，目前，高校的檔案管理信息化水平相對較低，檔案的記錄、收集和整理工作主要是采用手工操做形式，增加了檔案管理人員的工作量。并且高校檔案的管理方式普遍呈現出分散情況，檔案數據庫建設較為滯后，導致檔案信息無法得到及時的共享和交流，影響著學生檔案管理向著信息化和網絡化發展，導致檔案管理的信息化管理水平不高。

2 信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策

2.1 重視檔案管理工作

學生檔案管理是高校管理工作中一項基礎性較強的工作，加強學生檔案管理，有助于提高高校的人才管理水平，對大學生的成長成才具有重要作用。要求高校的領導人員和檔案管理人員需要意識到加強檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理工作的意義，增強檔案管理的責任感和使命感，進一步的強化檔案管理意識，使高校的檔案管理工作能夠適應信息化背景下檔案管理的要求，提高檔案管理的信息化服務水平。另外，針對檔案管理意識薄弱問題，需要做好學生檔案管理宣傳工作，強化學生的檔案意識，在高校內部設立檔案館，充分發揮檔案館的作用，更好的協助檔案管理人員開展檔案管理工作，使檔案管理工作更具規范化[2]。

2.2 規范檔案管理標準

要想確保檔案管理工作的規范性，需要結合信息化背景下對檔案管理工作的要求，建立標準、統一的學生檔案管理系統，充分利用信息化網絡功能，利用計算機軟件來協助檔案管理人員進行檔案管理。注重對信息系統的開發和研究，強化信息系統的應用能力，為學生檔案的內容編寫、數據采集和信息安全建立統一化的標準，提高學生檔案的操作性能，確保學生檔案管理的有效性和準確性，促進學生檔案管理工作的高效開展。同時，還需要積極推進學生檔案管理工作與高校其他部門之間的互聯網對接，促進各個分散部門之間的整合，建立網絡化關系，將學生的信息及時上傳到信息管理系統中，達到各部門間學生信息共享的目的。

2.3 提高檔案管理信息化水平

高校的檔案管理工作應該嚴格按照信息化背景下檔案管理的要求進行開展，嚴格按照新時期學生檔案管理的要求，不斷的轉變傳統的檔案管理觀念，將信息化技術運用到高校學生檔案管理工作中來，并配備專業性較強的檔案管理人員，構建數字化檔案管理平臺，做好數字化檔案資料的調研工作，加大對檔案管理各個環節的監控，降低檔案管理信息化成本。同時，要求檔案管理人員需要具備較強的檔案管理專業化知識，能夠對有用的數據資料進行及時處理，提升檔案資料的價值，提高數字化檔案的效率，使檔案資料充分的發揮出自身的應用價值[3]。

3 結論

綜上所述，現階段，高校學生檔案管理工作面臨著新的發展契機和挑戰，在信息化背景下，應該充分把握好信息化技術這把雙刃劍，加大對高校學生檔案管理工作的研究力度，將其作為高校管理工作的重要組成部分。由于高校學生檔案管理工作是一項系統性和復雜性較強的工作，在實際的工作中會出現較多的問題，要求重視檔案管理工作、規范檔案管理標準、提高檔案管理信息化水平。

參考文獻

[1]王燕鳳.信息化背景下高校學生檔案管理工作發展策略探究[J].城建檔案，2015，12：58-59.

[2]閆明.信息化背景下的高校檔案管理對策分析[J].經營管理者，2016，23：327.

[3]陳娟娟.新時期加強高校學生成績檔案管理的對策初探[J].讀天下，2016，17：164.