做好生產經營企業安全生產標準化的檔案管理工作

祝玲

摘 要：在安全生產標準化建設中，檔案的管理十分重要。做好生產經營企業安全生產標準化的檔案管理，有利于開展風險評估和危害辨識；有利于進一步完善隱患排查治理相關制度；有利于提升現場應急處置能力；有利于安全生產標準化建設，可以極大地提高生產經營企業的安全管理水平。

關鍵詞：安全生產標準化；檔案管理；重要意義；主要措施

在安全生產標準化建設中，檔案的管理十分重要。在有關行業制定的生產經營企業安全生產標準化規范及達標評級標準中，基本上每一個檢查要素中都涉及到安全技術檔案管理的內容。生產經營企業（以下簡稱企業）在安全生產標準化建設過程中，隨時都需要查閱安全技術檔案，形成的文件資料隨時需要歸檔保存。

1 加強生產經營企業安全生產標準化的檔案管理工作的意義

安全生產標準化檔案（以下簡稱檔案）的管理工作是生產經營企業安全生產標準化建設的重要基礎。檔案管理是否規范標準，是安全生產標準化建設重要環節。目前，不少企業的檔案管理工作還存在著諸多問題，筆者之前所在的電力企業，建立安全生產標準化的檔案庫不完備，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發現已無從查詢，所以做好生產經營企業安全生產標準化的檔案管理工作，有利于開展風險評估和危害辨識；有利于進一步完善隱患排查治理相關制度；有利于提升現場應急處置能力；有利于安全生產標準化建設；可以極大地提高生產經營企業的安全管理水平。

2 目前生產經營企業安全生產標準化檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理的法制意識不足

一方面表現是思想認識不足。部分生產經營企業沒有認識到檔案管理是《安全生產法》賦予的職責，沒有認識到檔案管理工作是做好安全生產標準化工作的基礎，沒有認識到檔案管理是消除安全隱患、確保人員及財產不受損失的重要組成部分，對檔案形成及利用的重要性沒有足夠認識。另一方面表現對《檔案法》和國家檔案局10號令的學習不足。部分生產經營企業認為10號令對檔案的要求掌握不夠，檔案管理人員沒有根據安全管理文件材料形成規律和特點制定切合實際的歸檔范圍和保管期限，沒有認識到檔案管理的規范與否是有法可依的。

2.檔案管理意識淡薄

一些生產經營企業沒有把檔案管理工作提升到是確保做好安全生產管理的基礎工作，認為把人和物管好了、只要不出安全事故，檔案管理可有可無，表現出從領導到工作人員對檔案管理的不重視；一些生產經營企業的領導認為檔案管理與經營業績關系不大、出不了政績，在人力、財力上不予支持，使檔案管理工作邊緣化，基層安全生產管理人員和檔案管理人員意識就會不到位，一些生產經營企業管理安全生產的資料員和檔案管理員各管各的，不協調、不溝通，各掃“門前雪”，如何管理好安全生產類檔案沒有形成一致的意見，致使檔案不完整。

3.檔案沒有進行集中管理、質量不高

一些生產經營企業沒有將安全生產管理形成的文件資料、照片、聲像和實物進行收集整理，有的存放在安全管理部門；有的存放在其他管理部門或者基層班組，沒有完全歸檔。有些企業分管檔案工作的領導對集中管理要求不嚴，檔案管理人員工作不負責任，即不及時催收、也不及時整理，沒有做到應歸盡歸，檔案管理員和安全管理人員在安全生產管理過程中沒有按照“誰產生、誰歸檔、誰負責”的原則注重檔案質量，部門在立檔時審核把關不嚴，還有的管理人員認為自己保管檔案能夠方便工作，不愿上交集中管理，造成檔案不能統一管理、質量不高。

4.檔案管理制度不健全、責任制落實不到位

一些生產經營企業存在檔案管理制度不健全現象，沒有按照安全生產相關要求配套完善檔案制度。有的企業檔案管理制度多年未升版，引用的國家和行業標準還是已經失效的，與新時期檔案管理要求不相適應。還有的企業制度建立了，但不進行制度宣貫工作，將制度束之高閣、應對檢查，造成相關部門和人員無章可循。有的檔案管理人員責任制落實不到位、不思進取、得過且過，文件資料收集不全、整理不及時、保管不善、有借無還，失去了檔案的利用價值。

5.檔案管理手段落后、力量薄弱，開發利用有待提高

一些生產經營企業的檔案在管理上不與時俱進，對檔案管理投入不足，檔案設備老化及管理人員業務知識掌握不全不精，檔案管理缺少科學的管理手段，沒有充分利用互聯網+進行檔案管理，沒有將業務系統與檔案系統進行對接，沒有進行檔案開發信息的推送和信息導航，造成檔案的利用沒有發揮作用。

3 提高安全生產標準化檔案管理的看法

1.提高認識，強化檔案管理的責任感

要充分認識檔案管理的重要性，把檔案管理作為一項經常性、基礎性、安全性的工作常抓不懈，真正列入企業議事日程、工作計劃中去，做到定期研究、定期分析、定期檢查。企業要以高度的政治責任感重視檔案管理，堅決守住檔案管理安全這根紅線。明確檔案管理的主體責任，嚴格落實檔案管理責任制，實行檔案管理一把手總負責、一級抓一級、層層抓落實、齊抓共管的責任機制，對各項規章制度和應急預案的落實情況進行督查，確保各項措施落到實處。

2.健全制度 夯實管理基礎

用制度保障檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。建立和完善檔案的收集、整理、歸檔；庫房、安全、保密、利用；檔案管理人員的任命、培訓、調離、交接等各項規章制度。

3.提高檔案管理人員業務素質

檔案管理人員是連接檔案與利用者的紐帶，檔案管理人員的業務素質直接影響到檔案管理水平，影響企業形象，甚至影響企業的安全生產。所以，提高檔案管理人員的素質，科學管理檔案，充分利用檔案服務企業安全生產。對管理檔案的人員從選拔和培養都需盡心為之：將辦事認真、細心、勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，盡量少調整檔案管理人員，確保該隊伍的專業性及穩定性；教育和引導，檔案管理人員必須熟悉工作流程，確保工作活動過程中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、完整、真實、準確，及時歸檔（包括電子版本）；加強檔案業務培訓；組織觀摩學習，實地觀摩檔案管理先進經驗和具體操作技能。

4.提高檔案質量，做好規范管理

規范歸檔材料收集工作，檔案管理人員要指導企業各部門人員對本部門形成的文件資料進行分類、整理工作，歸檔的時間及檔案的齊全性、完整性、準確性和系統性要規范標準；規范檔案整理工作，要嚴格按照檔案制度進行整理，做到組卷合理、案卷內文件排列有序、案卷提名簡明、保管期限準確，案卷封面、卷內文件目錄、案卷裝訂結實美觀；規范檔案管理工作，檔案實行集中統一管理，積極改善檔案保管環境和物質條件，全面配置防火、防盜、防霉、防蛀、防潮等安全保管設備；采用信息化手段管理檔案。

5.強化檔案監督交接工作

做好檔案的交接工作，確保檔案工作連續不斷有序進行。檔案交接必須按照《檔案交接管理制度》規定實施監督交接，檔案監督交接工作對檔案交接起著鑒證和監督作用。因此，無論是檔案機構負責人交接，還是具體負責檔案保管人員的交接，都必須安排專人負責監督交接。檔案監督交接人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。檔案管理人員交接，可由檔案機構負責人監督交接；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監督交接。

6.加強檔案監督管理

加強對檔案管理人員的監督和考核，對檔案管理人員實施半年和年度考核，重點考核他們的德能勤績和工作質量，促進提高檔案管理水平。強化檔案定期檢查監督，定期檢查檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。重點查看檔號、案卷標題是否規范；是否有案卷卷內目錄；案卷內容是否齊全等。監督制度實施情況，特別是監督閱覽制度、外借制度、復制制度、監交制度等是否得到落實。對借閱的檔案逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，應依法嚴肅查處。