人社局檔案管理工作的實踐與認識

薛淑佳

摘 要：人社局的檔案主要包括政府工作人員的相關資料、各類職業資格證書、社會保險、人事變更及履歷等，這些文件檔案對促進國家經濟的發展和提高國家人力資源管理水平具有非常重要的意義，也是國家實施“人才興國”戰略的必要條件。本文主要從當前人社局檔案管理的實際情況出發，結合自己的工作實際，提出一些看法，從而促進我國人社局檔案管理工作的進一步完善。

關鍵詞：人社局；檔案管理；實踐；認識

1 人社局檔案管理工作的現狀與問題

當前我國正處于經濟轉型的關鍵時期，這無疑加大了人社局檔案管理工作的難度，特別是經濟發展過程中所涉及到的人事流動，因此隨著市場經濟的進一步發展，現行的人社局檔案管理已經不能夠跟上市場變化的步伐，具有一定的滯后性，為此，我們必須針對現實中所存在的問題進行認真的思考和分析，并在此基礎上提出一些解決問題的對策與建議。

1.檔案管理工作比較分散

當前在檔案的管理方面，人社局實行的是讓各個業務單位自行進行管理，以緩解人社局的管理壓力，筆者當前所屬的人社局以及下面所屬的業務單位共有15個，而且每一個業務單位都涉及到大量的檔案，都儲存在各自的檔案室里面。當然由于每一個業務單位所涉及到了業務性質不一樣，因此他們所制定的檔案管理制度、管理措施以及管理流程都不一樣，各個業務單位之間的獨立性比較強，對檔案的相互借閱會造成一定的影響，不能從根本上實現檔案信息的資源共享，從而影響了檔案的使用效率。當然檔案管理工作的分散往往也會造成另外一個問題，那就是有些業務單位的檔案室由于檔案較多而需要兩個檔案室存放，而有些檔案室，由于檔案資料較少，其檔案室里面空著很多檔案柜，沒有充分的使用檔案室，加大了檔案的管理成本。

2. 檔案管理工作尚未進入數字化階段

當前隨著我國的計算機應用技術的不斷發展，計算機在很多領域開始得到了應用和普及，各種軟件管理系統的引入，在很大程度上提高了工作效率和節省了辦公時間成本。我們的人社局在檔案管理方面也積極地順應這一趨勢，由之前傳統的手工檢索發展到現如今的計算機輔助檢索，在很大程度上為我們的檔案管理工作提供了很大的便利，也減少在管理過程中出現的人為失誤現象，但是縱觀人社局的檔案管理工作，在檔案目錄的建設方面，并沒有一個統一的標準來進行規范和引導，很多檔案在通過計算機進行檢索，找到相關目錄后，還要去檔案室去尋找相關的檔案，這無疑加大了檔案的尋找難度，也不利于檔案的利用，雖然有些人社局已經通過內部研究開發了數字化的軟件，但是完全進入數字化階段尚未真正開始。

3. 檔案管理人員專業素質較低

一般而言，人社局的檔案管理工作具有較強的政策性，也需要專業性的技術人才對其進行管理工作，這樣才能夠提高檔案工作的管理效率。從前的情況來看，筆者所屬的人社局很多檔案管理人員主要是以兼職的身份去從事的，對于局一級的人社局，涉及到的檔案管理人員總共有20名，其中專職的檔案管理人員總共才有2名，兼職檔案管理人員有18名之多。這些兼職人員還有一部分是剛剛進來進行實習的高校畢業生，目前還處在學習階段，而且很多兼職人員在人社局里面還有其他的工作需要做，因此根本無暇來照顧到檔案室的管理工作，再加上這些兼職人員并沒有接受專業的檔案管理培訓，對于一些檔案的管理方法和管理機制還是存在一定的欠缺，這無疑給我們的檔案管理工作帶來了很大的困擾，還有一些檔案管理人員的責任心較差，只是將日常的工作當作一種應付，并沒有全身心的投入到工作當中。因此，提高當前檔案管理人員的專業素質，是我國人社局應對檔案管理問題亟待解決的問題之一。

2 加強檔案管理工作的有效措施

加強檔案的管理工作是一項系統的工程，需要做多方面的工作才能夠有效的加以應對，針對上述存在的問題，我們提出了如下幾點建議：

1.加強基礎設施建設，集中檔案的統一管理

重視檔案管理工作，加大投入，適當的改善檔案室里面的基礎設施情況，改善檔案的保存條件，這是做好檔案管理的基礎工作，如此同時我們也需要根據現實的情況需要，適當的增設檔案室的檔案柜，對于同一機構的檔案要實行集中統一管理，并在每一個檔案柜上標明每一個業務單位的名稱，檔案編號以及檔案所包含的內容，這樣查找起來就會變得相當的方便，此外，對于不同業務單位性質檔案的，我們要及時做好檔案的隔離工作，防止混淆。

2. 加強數字化建設，實現檔案管理資源共享

在計算機應用技術得到普及之前，檔案的管理工作主要是依靠人工，人工管理檔案不僅會降低管理工作的效率，而且還容易造成錯誤的出現，因此在計算機普遍運行的今天，由于當擔信息資源量比較大，因此我們應該充分利用這一技術特點，在檔案管理工作中實施數字化建設，充分借鑒其他發達城市的數字化建設工作，增進各業務單位關于檔案的利用率，實現檔案信息資源的有效共享。

3.加強培訓，提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員的專業素質是檔案管理人員的基本工作，提高檔案管理人員的素質對加強檔案管理的各方面建設有著非常重要的意義，首先需要結合本單位檔案管理員的知識結構和管理工作中欠缺進行有針對性的培訓；其次在招聘檔案管理人員的過程中要招聘那些專業對口的人員，特別是那些在本單位有過檔案管理實習經驗的畢業生；最后對檔案管理方法上也要進行有系統性的培訓，特別是檔案的信息化技術管理方面。

3 結語

通過前文所述，基于檔案管理工作的重要性，無論是領導層還是基礎員工，檔案管理工作應該得到全員的支持和重視，這畢竟事關我國的重要戰略的實施。當然由于種種原因，我國人社局的檔案管理工作還是存在著諸多問題，例如檔案管理工作比較分散、檔案管理工作尚未進入數字化階段以及檔案管理人員專業素質較低等問題，因此我們必須在此基礎上，加強檔案的集中統一管理和強數字化建設，實現檔案管理資源共享，并針對檔案管理人員進行專業知識的培訓。當然檔案管理工作也要結合時代發展的特點，適當的采用現代技術手段對其進行改進，從而更好地完善和發展我國的檔案管理工作。

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