淺談計算機技術(shù)在檔案管理中的應用

白惠芳

摘 要：清遠市社保局通過加強軟環(huán)境硬治理工作，注重計算機系統(tǒng)維護升級，規(guī)范檔案的使用管理，使計算機技術(shù)在人力資源社會保障檔案管理工作中發(fā)揮重要作用，提高了檔案工作者的素質(zhì)，實現(xiàn)用制度管人，用計算機管事的目標。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化水平；工作者素質(zhì)

計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展為檔案信息資源的科學管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機，利用計算機技術(shù)對檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)勢，極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，是檔案的科學化和正規(guī)化管理的重要條件。由于應用時間和條件局限，目前我市社會保障部門的檔案計算機管理仍舊處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能還不能得以充分發(fā)揮。如何實現(xiàn)檔案的計算機應用管理，已成為一個重要課題擺在我們面前。

一、檔案管理應用計算機技術(shù)是人社系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求

目前，計算機技術(shù)已逐漸應用于日常的檔案管理工作中，首先是在檔案檢索工作上，利用計算機的超大容量和運算快捷的特點進行檔案分類與快捷搜索。其次，將傳統(tǒng)的固態(tài)檔案錄入計算機，實現(xiàn)數(shù)字化檔案館。人社系統(tǒng)的檔案規(guī)范整理和應用計算機技術(shù)后，機關(guān)、企事業(yè)單位以及所有參加養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險的公民都能利用計算機和網(wǎng)絡來傳遞、儲存、查找檢索和利用信息，信息的存在形式也由原先看的見、摸的著的形式轉(zhuǎn)化為電子檔案。作為人社系統(tǒng)的檔案工作者，應當順應新形式要求的工作思想和現(xiàn)念。因此，我市人力資源社會保障局從2011年11月開始就將計算機技術(shù)與我市人社系統(tǒng)檔案工作中的典型案例、檔案史料、編研材料結(jié)合起來，設計制定了《清遠市人力資源社會保障檔案管理系統(tǒng)建設技術(shù)方案》，通過升級改造，規(guī)范隔離了檔案收集、整理、歸檔等流程，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便各類檔案信息的存儲及檢索。

二、計算機技術(shù)管理檔案是人社系統(tǒng)提高服務理念和水平的要求

近年來，人力資源社會保障事業(yè)服務理念和水平發(fā)生了巨大變化，人社系統(tǒng)隊伍的綜合素質(zhì)也有了顯著提高，而檔案的信息管理基本上沒有進行相應的調(diào)整來反映這些發(fā)展變化。運用計算機技術(shù)進行檔案管理是進行現(xiàn)代化行政辦公和重要手段，使用數(shù)字平臺、網(wǎng)絡技術(shù)和建立在其它的管理信息系統(tǒng)軟件進行檔案的信息化管理，促進計算機信息處理與檔案信息管理及開發(fā)的有機結(jié)合，對提高檔案人員現(xiàn)代化能力和檔案信息化建設具有引導和推動作用。隨著我市經(jīng)濟以及各項事業(yè)的發(fā)展，人力資源社會保障部門對檔案工作的要求也越來越高，要搞好新時期檔案管理工作，需要把計算機技術(shù)作為推動我市人社系統(tǒng)檔案工作上新臺階的切入點，在日常工作中，不斷加強學習，靈活運用計算機技術(shù)把檔案整規(guī)范和管理好的同時，通過對需要辦理人力資源相關(guān)業(yè)務申報資料進行登記、修改、刪除，輸入登記后這些信息將作為電子檔案為整個人社系統(tǒng)提供共享資源，使各業(yè)務部門在辦理業(yè)務時都可從中獲取相關(guān)信息，更好地為清遠發(fā)展服務。

三、計算機技術(shù)管理檔案，有利于提高人社系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)代化水平

運用計算機技術(shù)進行檔案管理，是檔案從業(yè)人員日常工作的一種嶄新思維方式，在這種意識下，工作人員盡可能通過應用計算機技術(shù)來分析問題和解決問題，使計算機技術(shù)成為檔案工作的一種重要甚至是首選的工具或手段。作為人社系統(tǒng)檔案工作者，其工作對象的拓展、工作手段的更新，信息技術(shù)是發(fā)展方向。然而，現(xiàn)行的檔案管理手段仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進行信息開發(fā)。究其根源，除機制、經(jīng)費等因素外，一個重要方面就是有些負責檔案工作的領(lǐng)導對計算機技術(shù)在檔案管理中的作用缺乏足夠的認識，缺少計算機管理檔案的意識和愿望，從而導致檔案管理隊伍中現(xiàn)代科技理論與管理技能層次較低，知識結(jié)構(gòu)不合理，因而檔案管理水平很難有實質(zhì)性的提高。鑒于以上狀況，在信息化高速發(fā)展時代，強化人社系統(tǒng)檔案工作人員特別是檔案管理領(lǐng)導干部的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作是至關(guān)重要的。這種意識的形成，不僅需要一個過程，更需要以多種途徑或方式逐步實現(xiàn)。

四、順應社會信息化的要求，全面提高檔案工作者的素質(zhì)

隨著全社會信息化建設步伐的不斷加快，電子文件的產(chǎn)生與管理給檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。如何發(fā)揮檔案工作自身的特點和優(yōu)勢來為社會提供高質(zhì)量、全方位的檔案信息服務，是當前的重要任務，而檔案工作者素質(zhì)的提高和意識的培養(yǎng)是關(guān)鍵。在信息觀念日益增強的市場經(jīng)濟環(huán)境中，新知識、新技術(shù)、新事物層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著知識結(jié)構(gòu)老化，服務技能單一現(xiàn)象。只有不斷學習和掌握新知識、新技能、新本領(lǐng)才能參與檔案管理業(yè)務升級并起到積極的促進作用。檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。因此，必須調(diào)整檔案管理人才培養(yǎng)方向，增強檔案人員的學習意識和時代意識，提高掌握計算機技能水平，以促進檔案管理人才隊伍知識結(jié)構(gòu)的改善和優(yōu)化。在人力資源社會保障事業(yè)活動中，人社系統(tǒng)檔案工作人員不僅要達到政治素質(zhì)過硬，檔案業(yè)務精通，還要求熟悉檔案信息保護技術(shù)，同時應當具有有效利用現(xiàn)代工具開展工作的能力，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案業(yè)務型向復合知識型方向轉(zhuǎn)變。因此，要定期對檔案管理人員進行專業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應用能力的培訓，使之不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu)，以適應科技社會對信息的要求。也只有具備一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍，才能靈活應對電子形式的檔案信息服務，提高管理效率和質(zhì)量。

總之，隨著計算機技術(shù)的普及和發(fā)展，計算機技術(shù)在檔案管理的普及應用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。為適應這一新形勢的發(fā)展，人社系統(tǒng)檔案管理工作應當培養(yǎng)造就一批具有科技前沿水平的高層次的檔案人才隊伍，不斷更新知識，以適應新時期人力資源社會保障事業(yè)發(fā)展的需求。

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