論行政事務人員處理日常事務的有效方法

施裕兵

【摘要】行政事務人員這個職位在社會的發展中，變得越來越重要，也越來越受重視。所以，提升行政事務人員的素質，增強行政事務人員的職業操守，將自身的工作有機的結合，分析并且總結行政事務人員在處理日常事務的有效方法和技巧，可以有效提升工作質量和工作效率。

【關鍵詞】行政事務人員；事業單位；日常事務處理

行政事務人員這個崗位在我國存在已久。行政事務人員在不同歷史時期的性質、職能和作用都各不相同。而且在如今，行政事務人員這個崗位也發生了很大的變化。行政事務人員在單位中擔任著重要的角色，對單位領導日常事務的處理起著參與、組織、協調、參謀和監督的作用。

一、樹立單位行政事務人員良好的職業形象

1.提高自身的能力和職業道德

在工作中很多的事務很繁瑣，但是卻影響著工作的成果，也影響著單位里的關系甚至影響個人的外在形象。合格的行政事務人員需要具備很多的素質，比如，聰明，能干，而且會識人看人懂得看領導眼色行事，分得清事情的輕重緩急。在具體的工作中要學習的東西還有很多，多用心觀察他人如何處理跟上下級之間的關系，留意他人或者領導如何處理實際問題，不斷增加自己的經驗和閱歷。一名合格的行政事務人員應該是忠誠的而且也是勤懇的，忠于自己的機關、單位，忠于自己的領導，忠于自己的工作，愛崗敬業，一絲不茍。敬業愛崗是做好行政事務工作的前提。只有熱愛所從事的工作，才能充分發揮自己的聰明才智，進而做好工作。

2.提高認識，增強服務優化提升的責任感

轉變政府職能，最主要的是提升和優化服務質量，變成服務型的政府，同樣的也是提升城市軟實力的主要的途經。增強政府的執行力和公信力，建設法制性和服務型的政府，是深化改革的必然要求。在黨的十八大報道中，對于政府職能的轉變又提出了新的要求，提升到了一個新的層面，也上升到了一個新的高度，作為服務人員要從全局和戰略的高度，進一步增強責任感，努力成為廣大群眾的“貼心人”、經濟社會發展的“助推器”。

二、單位行政事務人員需要學會的日常事務處理方法

總結工作中的經驗，在實際工作中，有五種處理方法能讓行政事務處理的更高效更便捷，他們分別是：臺賬分類法、日志記錄法、舉一反三法、追根究底發和全局統籌法。這五種方法也是作為行政事務人員必須要掌握的幾種常見的方法。

1.臺賬分類法

臺賬分類法，就是說在處理日常的事務當中，建立工作臺賬，并且經常的檢查和更新，為的是更好地提高工作效率。這樣的方法不僅清晰明了，而且讓日常的工作事務更加的清晰和規范。信息技術發展如此強大，行政事務人員在工作的過程中也可以利用信息技術做電子臺賬，將臺賬生成數據庫，定期的維護和更新，讓工作為人所用，更加的得心應手，提升了工作效率，也節約了時間。

2.日志記錄法

從事具體工作過程中，行政事務人員的工作往往都是十分瑣碎的，沒有一套好的工作方法很容易發生錯誤，或者遺漏一些工作沒有去執行，容易發生一團糟的現象。在這樣的情況下，日志記錄法就產生了，運用日志記錄法可以產生事半功倍的效果。用日常的信息記錄軟件，行政事務人員的工作會更準確、更有調理。就像老話所說，好記性不如爛筆頭。對于日常工作，不論是工作記錄，工作日志，待辦事項，行政審批還是回憶安排，及時將每件事情都登記，并且設置定時提醒，工作就會更有效率，也杜絕了一些尷尬的場面的發生。

3.舉一反三

日常的工作繁瑣而又雜亂，所以在處理的過程中不能像以前一樣按部就班去進行，要學會舉一反三。在接觸同類問題的時候，能夠快速的反應，這樣才能更有效率的開展工作，處理日常事務。所以，在考察一個行政事務人員是否合格，這些也算是考察的一個基本的依據，工作是否及時，是不是有租后的工作效率。在工作的過程中，要勤動腦，舉一反三，積極并且主動去學習，找出現行工作中存在的問題，并且找好的方法去分析解決，這樣才能成為領導的左膀右臂，才能更好地推動工作向更好的方向發展。

4.追根究底法

現實社會中領導會交辦一些線索少，難度大的特殊事務，對于此類型的事務就可以用這種方法。在交待事務的時候領導未必會把整個事務的過程講清楚，那么就需要行政事務人員發揮自己的聰明才智，動用自身的資源，追根究底，從源頭上認真的查找，因而解決此類事務。了解整個事務的前因后果，找到重點，這樣才能正確領會領導的意思，正確并且順利完成領導交辦的事務。

5.全局統籌法

工作中會有很多繁瑣的事務疊加在一起，因此要進行整體的統籌規劃，按照一定的順序去排列，掌握好各種事務的正確處理方法，對同類型的事務有秩序的分批完成，這樣也提高了工作效率，讓工作變得更加有序，不至于慌亂五章。比如，處理公文時，對于一般性的需要閱讀傳閱性的文件，可以先擱置。有需要處理的緊急文件時，把一般性的文件與緊急文件一起交給領導，將類似的工作進行合并辦公，提高工作效率。對于領導來說也不至于有被繁瑣的事情經常打擾的感覺。

三、單位行政事務人員需要學會的日常事務處理技巧

在日常事務的處理上，事業單位行政事務人員需不斷學習相關工作技巧，從而讓自身工作的開展錦上添花。

1.協調溝通的技巧

行政事務人員在日常的工作中最應該和最首先要學會的就是溝通的技巧。在日常的工作中，行政事務人員要跟各個部門的人打交道，在進行關系的處理是，有全局意識，站好隊，幫助領導協調好一些關系，忠誠為領導。在實際執行的過程中，行政事務人員應該主動去協調各方面的關系，幫助領導去減輕負擔。而對于一些必須要領導親自去過問的事情和一些必須要親自協調的關系，要做到及時的提醒。所以，在具體的工作中，行政事務人員的協調工作體現在方方面面。大到日常事務的銜接，會議的安排，工作的聯絡和接待，小到個人事務以及來電來函的處理，行政事務人員都在中間起到一定的協調作用。行政事務人員還要加強自身素質的提高，提高溝通的技巧，面相上要始終帶有微笑，語氣要溫婉，態度要和諧，針對不同的人群要掌握不同的溝通技巧，從而更好地服務于工作。

2.信息處理的技巧

信息技術高速發展，內部信息的保密對事業單位是很重要的，影響到事業單位的生存和發展。信息的收集整理也是行政事務人員日常工作的一部分，在進行日常工作當中，要對信息進行分類，根據信息的輕重緩急運用臺賬分類法去合理分配。同時，也為了更好的服務領導，向領導提出更好的點子和策略。要做到積極并且及時給領導提供反饋。和單位有關的一些準確的信息，行政事務人員也要及時匯報。

3.會議安排的技巧

行政事務人員必須要掌握的一項工作技巧，就是做好會議的安排。直接反映行政事務人員具體工作的仔細程度。要想成為一個好的行政事務人員，在每次的會議開始之前就要做充足的準備，準備好與會議內容有關的一切，事無巨細。包括參會的人員、會議的時間、地點以及會議中可能用的各種設備都準備好，確保會議正常并且順利進行。并且在會議進行的過程中，也密切的關注會議中的很多環節，正確的處理應急事情的發生。會議之后也要做好會議記錄的收集、整理和歸檔的工作。

四、結束語

復雜和繁瑣是事業單位行政事務人員的工作特點，除上述工作之外，還有許多方面，若隨意處理后果不堪設想。因此，行政事務人員要加強自身建設，以實踐為依托，在工作中不斷總結經驗和技巧，創新工作方法，從而提高自己處理各項事務的能力，真正成為領導的好助手。

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