文書檔案管理的現狀及對策探究

褚婧萌

【摘要】隨著時代發展，企事業單位在運行管理中產出的文書檔案數量不斷增多，與此同時，企事業單位的文書檔案管理環境和方式也發生了明顯的變化。這些，都給企事業單位的文書檔案管理工作提出了新的要求。文章結合事業單位文書檔案管理現狀，指出了事業單位文書檔案管理存在的問題，然后就如何解決這些問題提出了相應的解決對策。

【關鍵詞】事業單位；文書檔案；管理；對策

一、當前我國事業單位文書檔案管理現狀及問題

1.檔案意識淡薄，保管條件差

檔案意識指人們主觀上對于檔案、檔案工作的了解、認知和重視水平，檔案意識強弱會給檔案事業發展、檔案管理工作帶來直接影響。雖說近年來，隨著我國政府管理體制改革不斷深入，事業單位在人、事管理上也施行了一系列新的管理制度，檔案工作面貌有所改善。但是，許多事業單位對檔案管理工作仍存在錯誤的看法，如許多人都認為檔案管理無法給單位帶來直接效益，因此根本不用在上面投入太多。受此影響，許多事業單位的檔案保管環境非常簡陋，文書檔案管理制度、管理隊伍建設都發展緩慢，水平較低。如有的單位的文書檔案都是與其他東西一起放在儲物室的，文書檔案管理工作被當作擺設，單位相關部門在用到文書檔案時，也難以在較短的時間內找到自己所需的材料，文書檔案管理和服務效率都較低。

2.管理制度不健全

健全的文書檔案管理制度，是事業單位文書檔案管理工作的基礎。但是，受傳統的“重建設、輕管理”思想影響，許多事業單位的各項管理工作都缺少對應的工作制度，文書檔案管理工作亦是如此。如在人事工作和人事檔案管理上，由于事業單位的工資福利、社會保險、各項支出全部來自于國家財政。因此，在支出有保障的情況下，許多事業單位都沒有建立激勵與約束相結合的人事管理制度。在人事檔案管理上，許多單位的管理工作還處于經驗管理、分散管理和手工管理階段，人事檔案管理工作根本無法為單位人事調動、職務評定提供可靠依據。由于在檔案管理制度不健全，許多事業單位的檔案管理都很不規范，檔案管理工作經常是漏洞百出，檔案資料不完整、目錄混亂、編號錯誤和檔案損壞、盜竊、涂改等問題等問題也極其常見。有的單位雖然在檔案管理上已經建立了完善的工作制度，但是檔案人員管理制度欠缺，所以即便是有了制度，但是在文書檔案管理中，管理人員也不一定會按照制度要求去辦事，單位檔案管理也處于自由形成、自由處理的狀態。

3.檔案管理形式單一，效率低下

事業單位的文書檔案除了包括一些文字資料、圖表外，可能還會有一些寶貴的照片、錄音、影像資料等，在新時期，事業單位電子檔案的數量也會不斷增多。這些，都給事業單位的檔案管理工作提出了較高的要求。事業單位只有積極探索文書檔案管理新方法、新路徑，創新檔案載體和管理形式，才能滿足新時期單位檔案信息需求。但是，結合實際來看，許多事業單位至今在檔案管理上采用的仍舊是人工檔案管理法，檔案信息收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作效率不高。在信息時代，部分事業單位雖然在檔案信息化管理方面早已起步，但是，文書檔案信息化管理范圍僅限于檔案搜集和整理方面，檔案查閱、保管還距離信息化有一定的距離，信息化的優勢沒有得到充分體現。導致事業單位文書檔案管理形式單一、效率低下的原因非常多，有制度方面的原因，也有管理方面的原因，其中，檔案人員素質較低是一個主要原因。如許多事業單位的檔案人員都沒有接受過專業的檔案管理培訓和教育，加上缺乏危機意識和進取心，一些檔案管理人員的業務能力和職業素養也長期處于一個較低的層次。

二、解決文書檔案管理問題的對策

1.重視檔案管理，加強基礎工作指導

文書檔案是事業單位開展生產、科研、管理工作的重要參考資料，事業單位的文書檔案管理工作具有現行性強、機密性高、內容復雜等特點。事業單位的文書檔案管理工作順利開展，離不開單位領導的高度關注和大力支持。因此，在新時期，事業單位的領導班子、領導干部要就文書檔案管理工作以高度關注，就檔案工作條件建設、檔案管理工作開展以高度關注，以推動文書檔案管理工作不斷向前發展。具體來說，事業單位的領導干部要結合新時期事業單位發展現狀，加大檔案管理工作規律討論和研究。然后，擺脫傳統觀念，解放思想，實事求是，將檔案管理工作提上工作日程，納入單位發展計劃，并給予檔案管理工作以足夠的人、財、物支持。如加大資金投入，為檔案管理工作配備掃描儀、計算機、除濕器等現代化設施和專業管理人員，加強檔案室建設，提供檔案整理、保管水平，為檔案管理工作尤其是檔案信息化管理提供良好的條件。在此基礎上，利用單位官網、微信公眾號、集體活動等，在單位范圍內開展檔案法規宣傳教育，普及檔案基礎知識，以提高全體人員的檔案意識，使大家養成愛護檔案、科學利用檔案的好習慣。

2.完善文書檔案管理制度

文書檔案管理制度建設，是促使事業單位文書檔案管理工作順利開展的根本。因此，在新形勢下，事業單位要重視和加強文書檔案管理制度建設，通過制度建設為文書檔案管理工作提供有力支持。確切來說，事業單位要立足于國家檔案管理法規制度，完善單位文書檔案安全保護制度，就文書檔案保護工作標準和要求做出明確規范。與此同時，建立健全文書檔案查閱制度、保管制度、統計工作制度、銷毀制度、保密制度，為文書檔案管理各個環節提供明確的參考依據，確保文書檔案收集、形成、保管、查閱工作等有法可依，有章可循。在此基礎上，結合單位實際情況，制定完善的文書檔案管理工作制度、監管制度、考核制度和教育宣傳制度，完善檔案法規和標準體系，加強文書檔案管理隊伍、機構建設，以滿足單位文書檔案信息資源需求。在信息時代，事業單位還要就單位文書檔案信息化建設以關注和引導，并以電子檔案管理為重點完善檔案管控制度，實施統一的檔案監管標準，以實現單位文書檔案管理信息化、現代化目標。

3.統一檔案標準，創新管理形式

隨著經濟和社會發展，事業單位文書檔案管理工作的重要性日顯重要。統一檔案標準，對文書檔案管理進行規范管理，顯得尤為重要。如隨著廣大職工群眾養老保險意識的提高，社會保障檔案的社會功能日漸凸顯，這也要求事業單位重視和主動開展文書檔案管理工作，以改變文書檔案管理落后、被動的局面。因此，文書檔案管理數字化管理，已經成為事業單位文書檔案管理的必然選擇。因此，事業單位要迎合時代發展步伐，建立健全與行業、單位檔案管理相關的制度，統一電子檔案管理標準，就檔案管理所用軟件標準、文件格式、檔案查詢接口等進行統一管理，為單位檔案管理與其他部門尤其是社保部門、民政部門的有效銜接創造條件。在此基礎上，事業單位管理部門要積極進行文書檔案管理創新，走檔案信息化管理之路。這就要求檔案部門站在全局高度，一方面將信息技術、網絡技術引入到文書檔案管理中去，借助安全訪問技術和數字化管理做好檔案保密工作，提高檔案管理效率，保存雙套檔案，實現文書檔案管理工作的規范化。一方面要根據單位實際情況，為檔案用戶提供個性化、訂單式的檔案信息資源服務，切實發揮文書檔案在單位管理中的積極作用。

4.注重檔案管理隊伍培養和管理

從社會發展趨勢來看，企事業單位的檔案管理工作正逐漸朝著智能化、數字化、多元化方向發展，單純的只擁有檔案管理知識或者只懂得計算機操作的檔案管理人員，已經無法滿足企事業單位檔案管理工作的需要。因此，在新時期，事業單位要重視和加強檔案管理隊伍建設，通過培養或引進復合型檔案管理人才推動單位文書檔案管理工作全面進步。這就要求事業單位在人力資源管理中，給予檔案管理隊伍建設以高度關注，引進高素質的檔案管理人才，把好人才選聘質量關，然后做好職前培訓，要求文書檔案管理人員持證上崗。事業單位還要立足于內部思想政治制度和學習制度，狠抓文書檔案管理隊伍的思想政治工作，定期開展文書檔案管理隊伍理論學習和職業技能培訓活動，突出思想政治教育、檔案影像化培訓、信息化管理技能學習的重要地位，以提高文書檔案管理隊伍的職業能力和技術水平。在此基礎上，嚴格崗位職責規范，實施目標責任制，將崗位監督、管理和考核貫穿到文書檔案管理整個工作流程，引導文書檔案管理人員在工作中積累經驗，形成有效的工作方法，不斷提高檔案管理和服務能力，以建設一支高素質的精英管理團隊，從根本上提高單位文書檔案管理水平。

總之，文書檔案管理是事業單位運營管理中的一個老話題，文書檔案管理創新是時代發展的要求。因此，事業單位在文書檔案管理中，要完善檔案管理制度，創新管理途徑，以提升文書檔案管理效率，為單位后續發展打下堅實的基礎。

【參考文獻】

[1]劉丹。淺談信息化背景下事業單位文書檔案管理工作[J]。科技展望，2016，16

[2]張慧。新形勢下事業單位文書檔案管理工作研究[J]。中外企業家，2016，23。