電子文件對于檔案利用工作的啟示

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的日新月異，檔案的載體也隨之改變，由以電子文件的高普及率和高利用率最為甚之，所以，電子文件對于檔案利用工作也多了一些啟示，畢竟檔案的利用在現(xiàn)代主要體現(xiàn)在檔案信息的利用上，而電子文件的管理與安全給檔案利用帶來了諸多的方便與隱患。

關(guān)鍵字：電子文件；檔案利用

隨著電子文件被越來越廣泛的使用，對于以電子文件為形式的檔案的利用給傳統(tǒng)的檔案利用方法帶來了新的啟示。

1 電子文件

1.定義

根據(jù)國際檔案理事會電子文件委員會1997年出版的《電子文件管理指南》的定義：“電子文件是適合于數(shù)字電子計算機(jī)操作，傳遞和處理的文件。”

國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）中規(guī)定，電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼型式存儲于磁帶，磁盤，光盤等載體依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀，處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

綜上所述，“電子文件， 是以代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，以來計算機(jī)系統(tǒng)存儲并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募！保?）因為電子文件的傳播是需要專業(yè)的設(shè)備的，而且和它的載體也有必然的聯(lián)系，并且使用電子文件也不像一般紙質(zhì)文件那樣繁瑣，只需利用者得到允許，并具備相應(yīng)的物質(zhì)條件，就可以隨時隨地調(diào)出檔案加以利用。

2.基本特征

首先，從邏輯上來看，電子文件是具有雙重性質(zhì)的文件。因為電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”這兩個概念的交集而得來的，所以，它是既具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

其次，電子文件也是文件的一種類型，所以它具備了文件的一切屬性，特性以及用途和效力，這也是的電子文件區(qū)別于其他數(shù)字信息的，并且與其他文件形式有交集的地方。

最后，電子文件是由電子計算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。

3.特點(diǎn)

（1）電子文件的信息不具有人工識別性

由于電子文件具有數(shù)字信息的特點(diǎn)，“與以往人們在各種書寫載體上直接寫入或印刷各種信息而生成文件不同，電子文件使用了人工不可識別的記錄符號—二進(jìn)制的數(shù)字代碼，”（2）所以電子文件只有通過電子計算機(jī)特定的程序，進(jìn)行相應(yīng)的解碼或解密，使之成為人工能識讀的信息。

（2）電子文件信息與載體的可分離性

由于電子文件上的信息可以存儲在不同的載體上，所以這些信息是真正意義上“可流動”的信息，相對傳統(tǒng)文件與載體的關(guān)系，電子文件根據(jù)獨(dú)立性。

（3）電子文件的易變性

由于具有數(shù)字信息的特性，所以電子文件上的信息的增刪十分的方便，其可編輯性也大大超過傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，所以電子文件的損失和變異機(jī)會也大大的增加了。

（4）電子文件的可操作性

電子文件由于其數(shù)字信息的特點(diǎn)，可以任意地改變其存在狀態(tài)，進(jìn)行例如剪切，復(fù)制，粘貼等操作，大大方便了文件的操作。

2 檔案利用工作

1.定義

“檔案利用工作也稱為‘檔案提供利用工作，即檔案部門為滿足社會利用檔案的需要，向用戶提供機(jī)會和條件的工作。”（3）

由此可見，首先，檔案的利用工作實(shí)際上是檔案工作價值的完美體現(xiàn)，因為檔案工作的首要目的就是將檔案信息提供給社會各界的的使用，為社會服務(wù)。所以說，檔案利用工作是最直接體現(xiàn)檔案價值的工作。

其次，檔案利用工作相較于其他檔案工作環(huán)節(jié)，更具活力性。因為檔案利用工作是企事業(yè)單位涉外的一個窗口，檔案部門可通過這一窗口來及時獲得外界的信息反饋，了解外界文化，政治，經(jīng)濟(jì)，科學(xué)等領(lǐng)域的動向。“因此，科學(xué)的檔案利用工作，能夠?qū)n案利用的其他環(huán)節(jié)起到一種檢驗，調(diào)整和促進(jìn)的作用。”（4）

2.檔案利用的傳統(tǒng)方式

（1）建立閱覽室

建立閱覽室，接待用戶這種方式具有較大的優(yōu)越性，首先這樣做可以十分有效的保護(hù)檔案原件，并且為檔案用戶提供良好的閱覽利用的環(huán)境；其次，可以及時的了解用戶的需求并予以滿足，提高了利用率和周轉(zhuǎn)率；最后，這樣做的好處是可以保證檔案的安全，保守國家秘密。

（2）原件外借

要知道，檔案原件一般不提供外借的方式，但當(dāng)碰到某些特殊的情況時，經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)，檔案的原件是可以外借利用的。不過，值得注意的是，檔案的外借容易造成檔案的損壞或者是檔案信息的泄露。

（3）制發(fā)復(fù)制本

檔案復(fù)制本一般可分為副本和摘錄兩種。人們利用檔案，除了作為原始憑證的性質(zhì)外，還有就是利用檔案中的檔案信息了，隨著人們利用檔案的形式趨向多樣化，開辟了制發(fā)檔案復(fù)制本這一方式。

（4）檔案展覽

檔案展覽是根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)的陳列檔案材料。

檔案展覽一般是為了集中某一主題的檔案材料中的精髓而舉辦的，所以通過這一方式檔案能得到相對的集中，便于人們利用，并且展覽的影響力也比其他幾種方式來的大，服務(wù)面的范圍也更為的廣泛。

3 電子文件對檔案利用的啟示

（一）正面啟示

1.信息檢索效率提高

眾所周知，檔案的最大利用價值就在于其檔案信息，而電子文件是通過電子計算機(jī)和相應(yīng)的系統(tǒng)進(jìn)行信息的存儲和檢索的，所以，電子文件上的信息可以通過計算機(jī)檢索程序快速的被檢索出，與傳統(tǒng)的人工檢索檔案相比較，可謂是大大的提高了檔案檢索的效率，并且查準(zhǔn)率和查全率也要比人工檢索略勝一籌，所以說，電子文件的使用，大大提高了檔案信息的檢索效率，一定程度上即減輕了檔案人員的工作量，又提高了其工作效率。并且，通過建立電子檔案閱覽室，既提高了檢索效率，又能滿足利用者的需求，還可以根據(jù)檔案利用情況及時有效地研究和掌握檔案利用工作的情況。

2.便于檔案的保存

由于大多數(shù)的利用者查找檔案都是利用其中的檔案信息，而電子文件提供的也是文件上的信息。所以，通過對電子文件的利用，可以保護(hù)檔案原件，使其減少與空氣的接觸，降低它的折舊率和折損率，更有利于檔案的長久保存。并且相對于傳統(tǒng)檔案利用方法中的原件外借，電子文件的到來可以保護(hù)原件的安全。所以說，電子文件的到來，使得保護(hù)檔案變得更為簡單。

3.體積輕巧

隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，數(shù)字存儲載體也不斷進(jìn)步。從最初的3.5英寸軟盤到光盤再到現(xiàn)在的U盤，數(shù)字存儲載體趨向于體積越來越小，存儲功能越來越強(qiáng)大。而存放其中的電子文件相較于同等數(shù)量的紙質(zhì)檔案文件，體積小了近似幾何倍數(shù)，可以想像，未來的檔案利用，不再需要搬運(yùn)繁重的檔案原件，只需一臺電腦或者小小一枚閃存盤，就可以輕松搞定 。

4.信息組織的多維性

電子文件中的超級鏈接，可行成“超文本文件”，因此，利用者可以通過電子文件，將原本存在于不同文件，不同位置，不同類型載體甚至是不同系統(tǒng)，不同地區(qū)中相關(guān)文件經(jīng)過計算機(jī)組合成新的的邏輯關(guān)系的新文件，這樣就將文件與文件之間相互的聯(lián)系了起來，而傳統(tǒng)檔案利用方法，可能因為種種原因，割裂了檔案文件間相互聯(lián)系，不便于利用。因此，電子文件的信息組織的多維性加強(qiáng)了文件之間的相互聯(lián)系，方便了利用其中的信息。

5.信息的多媒體集成性

由于電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，它不受載體的限制，所以電子文件可以將文字，圖形，聲音，影像等各種信息的不同形式組合，形成多媒體文件，不僅使原本的版面活躍了起來，更將文件與文件聯(lián)系了起來，便于利用。

（二）負(fù)面啟示

1.信息安全問題

隨著通信系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，人們通過上網(wǎng)來獲取資料已經(jīng)成為主流。但事物總是有兩面型的，電子文件上的信息獲取方便，從另一個角度來看，竊取電子文件上的信息也變得容易起來。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和廣泛的利用，一種專門從事竊取網(wǎng)絡(luò)信息的職業(yè)—駭客應(yīng)運(yùn)而生，這就對于電子文件的安全帶來了極大的考驗。因為電子文件是通過電子計算機(jī)和相應(yīng)的系統(tǒng)閱讀的，駭客可以通過對電腦實(shí)施遠(yuǎn)程操控，看到文件上的內(nèi)容，這樣對于信息的保密是十分不利的。另外，即使刪除了電腦上的文件并清空了回收站，但駭客仍能通過對電腦硬盤的恢復(fù)，將已經(jīng)刪除的文件恢復(fù)回來。

另外的一個安全問題，不是來自網(wǎng)絡(luò)，而是電子文件自身的特點(diǎn)，上文中提到“電子文件的易變性”，就有很大的問題。電子文件由于這個特點(diǎn)，只要通過相應(yīng)的系統(tǒng)，就可以修改文件上的信息，對于文件的真實(shí)性和信息安全都是相當(dāng)大挑戰(zhàn)。

所以，信息安全問題是電子文件目前面臨的眾多問題之一。

2.科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展

電子文件一是依賴于電子計算機(jī)，二是依賴于它的載體。現(xiàn)代社會的發(fā)展是日新月異，特別是電子產(chǎn)品，往往剛剛上市沒幾個月就會被淘汰，這對于電子文件的利用和保存帶來了巨大的困擾。

試想一下，10年前，將電子文件放在3.5英寸的軟盤上還算主流，但隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)在3.5寸軟盤幾乎銷聲匿跡，如果將文件放在軟盤里，就要隨著制造載體技術(shù)的不斷進(jìn)步而更換文件的載體，這無異于加重了檔案工作人員的負(fù)擔(dān)。并且載體的進(jìn)步必然帶來計算機(jī)的進(jìn)步，即每換一次電子文件的載體，就必須要換配套的電子計算機(jī)，這樣看來，不僅大大增加了工作量，還必須準(zhǔn)備一筆添置配套設(shè)備的額外支出。

由此可見，電子文件在檔案利用工作上，對于不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)方面還有相當(dāng)?shù)膯栴}。

3.可操作性的問題

上文有提到“電子文件的信息不具有人工識別性”，因此，電子文件上的信息獲取必須依賴于系統(tǒng)和電子計算機(jī)。但是，檔案的利用者來自社會各個階層，各個領(lǐng)域，每個利用者的學(xué)歷背景也不盡相同，可能會出現(xiàn)不會使用電子計算機(jī)的利用者，面對這些利用者時，電子文件相較于傳統(tǒng)的檔案利用方式，例如：閱覽室，提供復(fù)制本，檔案展覽等則處于劣勢。

另外，檔案的數(shù)量是驚人的，如果統(tǒng)統(tǒng)轉(zhuǎn)化成電子文件加以利用，就這個輸入過程就龐大的驚人，再加上輸入完成后需建立的數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)算能力能否負(fù)荷，也是一大問題。再算上為了培養(yǎng)從事檔案工作人員的計算機(jī)素養(yǎng)，所花費(fèi)的人力物力，又是一大窘境。

綜上所述，電子文件應(yīng)用于檔案利用工作上，有利有弊，檔案工作人員在對待這個問題上應(yīng)有自己的見解和做出相應(yīng)的取舍。

參考文獻(xiàn)

[1]百度百科“電子文件”http：//baike.baidu.com/view/568671.htm？fr=ala0_1

[2]張林華《現(xiàn)代文件學(xué)》上海：上海大學(xué)出版社，2007.1

[3]王向明《檔案管理學(xué)》上海：上海大學(xué)出版社，2009.9

作者簡介

蔣婷婷（1989-），女，上海，學(xué)士學(xué)位，檔案管理，助理館員，電子文件。