論衛生事業檔案安全保管的規范化管理

余惠紅

摘 要：檔案管理可以分為紙質文件檔案管理和電子文件檔案管理兩大類，是由檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動。檔案管理的最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復雜多樣的檔案文件進行高效、科學的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現代檔案管理部門當下的首要工作內容，更是檔案管理工作的主要目的。對于疾病預防控制中心來說，對于衛生事業檔案管理的規范化、標準化有較高的要求，本文立足于衛生事業檔案安全保管的重要性及目前我國衛生事業檔案安全保管的現狀，分析衛生事業檔案管理部門如何對檔案科學管理，并提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案安全管理的規范化。

關鍵詞：衛生事業檔案；安全保管；規范化管理

對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經濟發展產生影響，也會對政治和文化等方面產生影響。檔案管理工作的發展，會隨著社會經濟的發展而發展，內容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求，所以檔案安全保管的規范化管理就顯得尤為重要。對于疾病預防控制中心來說，衛生事業檔案的安全保管是有效利用檔案文件、實現檔案管理工作目標的前提[1]。檔案管理可以分為紙質文件檔案管理和電子文件檔案管理兩大類，管理起來較為復雜和繁瑣，為此，建立一個有效的衛生事業檔案管理體系對于疾病預防控制中心的可持續發展來說非常關鍵。

1 衛生事業檔案管理概述

疾病預防控制中心是實施疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的衛生事業單位。是通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創造健康環境，維護社會穩定，保障國家安全，促進人民健康。在現代社會中，流行病、傳染病的出現，衛生事業檔案的有效保管能夠為這些病情的防控提供參考和借鑒等作用，意義重大，疾病預防控制中心對于相關衛生事業檔案的安全保管就顯得尤為重要。衛生事業檔案管理是一個十分嚴肅的工作，對于保密性和專業性要求較高，負責檔案管理的工作人員，在日常工作中要把握衛生事業檔案管理的特點，保證衛生事業檔案的安全性，進行規范化管理。疾病預防控制中心的衛生事業檔案管理工作從公文制發就開始了，衛生事業檔案安全保管的規范化管理的前提，就是要推進公文制發工作的規范化和標準化，公文制發采用的紙質要符合國家標準，手續要遵循規章制度的要求，才能保證公文檔案等的長久保存。

同時隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術發布文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。在疾病預防控制中心的日常工作中，利用電子文件的形式發布公文、記載資料成為主流，對電子文件檔案逐漸成為衛生事業檔案管理工作的主要形式。電子文件檔案管理與傳統紙質文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質材料，其形成與管理都是依靠信息技術和計算機系統，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，衛生事業檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性。

2 衛生事業檔案安全保管的規范化管理措施

衛生事業檔案管理工作復雜、繁瑣，當下我國的衛生事業檔案安全保管還不夠規范化，但是在我國檔案管理的改革推動下，未來衛生事業檔案管理的將會進行規范化研究，建立嚴格的管理規章制度，加上現代信息技術的飛速發展，我國衛生事業檔案管理工作必將會向信息化、規范化、現代化和標準化的方向發展。為此，疾病預防控制中心對于衛生事業檔案安全保管的規范化管理要采取一定的措施。

1.要想更好地規范檔案管理工作，衛生事業檔案管理部門首先要完善檔案管理工作的規章制度，提高檔案管理工作法制化、科學化、合理化。近年來，我國政府越來越重視檔案管理工作的進行，對于檔案管理不斷進行改革，頒布一系列法律法規規范檔案管理工作，保障了衛生事業檔案管理工作的進行，在其收集、整理和管理等過程提供了有力的制度規范[2]。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，衛生事業檔案管理的方法要跟隨時代的發展的腳步不斷創新，疾病預防控制中心要不斷對規章制度進行創新、完善，彌補法律法規中的不足。

2.衛生事業檔案管理的工作人員必須樹立憂患意識，端正工作態度，不斷增加相關檔案管理知識以提高自身的專業素質。檔案管理工作人員還要加強對相關法律法規的學習，幫助管理人員明確相關法律法規要求，保障衛生事業檔案的管理工作符合國家法律法規和單位規章制度。此外，疾病預防控制中心單位領導者應該不斷完善制度建設，立足于衛生事業檔案管理工作的特點和現狀，制定出一套科學、合理、規范管理方案，最大化地發揮衛生事業檔案管理在疾病預防控制中心工作中的作用。

3.疾病預防控制中心的檔案管理工作的程序也要進行規范化執行，在衛生事業檔案管理工作的操作過程中要遵循集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。工作人員要時刻對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用[3]。同時在檔案管理過程中不斷完善工作程序，對原有檔案進行重新規范整理，實現規范化管理。

4.現代社會是信息化的時代，運用互聯網和計算機系統進行信息化管理成為時代發展的潮流，疾病預防控制中心的衛生事業檔案管理也不例外。電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于衛生事業檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統：a.電子文檔管理系統。由于電子文檔的載體與紙質文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環節中要對其進行嚴格審核。b.電子文件管理系統。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規律符合邏輯思維，才能提高工作效率。c.檔案信息管理系統。檔案信息管理系統主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統要對電子文件檔案進行維護、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導致電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象。

3 結語

隨著時代的發展，科技水平的不斷提高，我國各項工作也在逐漸的趨于標準化管理，在過去不太被重視的衛生事業檔案管理工作也在逐步被提上日程[4]。盡管目前我國的衛生事業檔案管理工作在存在一定的問題，但是相信國家改革的推動下，以及社會各界的努力下，在不久的將來這些問題都能夠得到改善，直至解決，疾病預防控制中的衛生事業檔案安全保管將會實現規范化管理。

參考文獻

[1]黃婷，李忻芝，石星.衛生事業檔案安全保管的規范化管理初探[J].今日中國論壇，2013，17：328+330.

[2]李春佳.論衛生事業檔案安全保管的規范化管理[J].科學之友，2011，16：121-123.

[3]王玲.論衛生事業單位檔案安全保管的規范化[J].辦公室業務，2012，11：22-23.

[4]董志新，高計云.衛生事業單位檔案安全保管的規范化管理[J].檔案天地，2014，09：46-47+58.