檔案信息化建設的探討

劉丹

摘 要：隨著科學技術的快速發展，目前社會各個領域普遍應用信息化技術，與之相比，傳統檔案管理模式已然落伍，不能跟上時代發展的步伐，因此檔案管理工作必須實行信息化管理。本文研究了科學的檔案管理工作，從而使其為教學、管理以及各項工作提供最滿意的服務。

關鍵詞：檔案；信息化管理；檔案信息化

全球信息化浪潮和知識經濟時代的到來，要求檔案事業必須充分利用現代信息技術，選擇信息化作為未來的行業發展方向。跟上國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發展，已經成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務。如今，檔案信息化建設已經取得了較大的成績。檔案信息基礎設施飛速發展，檔案信息資源得到了大力開發，檔案網站數量猛增，檔案管理方式從傳統的手工管理型轉變為計算機管理型，從封閉型、半封閉型變為開放型，檔案部門的信息服務功能日益增加。

在檔案的管理活動中，綜合應用現代信息技術，收集、處理、整合檔案信息資源，從而使其更好地為教學和管理服務，這就是所說的檔案的信息化管理。實現檔案管理的信息化建設，必須要求配備一定數量的計算機和網絡等硬件設備，還需相應的文件處理軟件，完成數字化、標準化、網絡化和一體化建設，使需要檔案的部門可以共享檔案，保證檔案管理事業的穩定發展。

1 存在的問題

（1） 檔案內容失真

檔案的利用價值則是它的真實性，但現存的檔案中記錄的信息大多失真，甚至存在記錄的信息時前后矛盾。

（2） 檔案材料不全

一是職工沒有認識到檔案的重要性；二是分管的單位沒有及時組檔。一般來講，將檔案館電子文件歸檔要求包含在OA 中，可實現檔案館和各立檔單位文檔一體化管理的要求。但就目前的使用情況來看，無論是基于檔案館需求設計的協同辦公系統，還是政府機關統一設計使用的政企 OA，都與實際工作要求有段距離。這些OA系統的設計重點仍停留在電子文件管理上，而對于電子文件如何歸檔以及歸檔后如何管理這些方面，設計并不完善，因此尚無法實現文檔一體化的無縫管理。

（3） 檔案利用范圍狹窄

在傳統檔案管理中，注重檔案資料的保密，因此只在較小的范圍內使用，這種管理模式與當前社會經濟的全面發展不符。要做到全面應用檔案，使非公有制組織、中介機構、外資企業都能應用檔案，檔案也要提高利用率。

（4） 電子文件中心建設開展緩慢

檔案管理應用系統建設的重點仍在使用檔案業務管理軟件和網站建設上。應用檔案管理軟件和檔案網站建設只需獨立決策即可開展，而電子文件中心構建復雜，除了需要耗費巨資，還必須建立在各立檔單位統一使用標準管理系統的基礎上，要求各機關單位在利用政務網進行電子辦公時，相互之間積極配合，這也給開展這項工作增加了難度。

2 加快檔案信息化管理的對策

2.1 完善管理制度

要制訂合理規范的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循。檔案工作人員要嚴格遵守檔案管理制度，不斷提高檔案管理質量，使檔案管理工作逐步實現科學化與制度化。

2.2 開發專門的數字化工具

在檔案信息化建設的安全方面，不但要嚴格依據有關檔案安全的法律法規開展工作，還須打造嚴密的信息安全保障體系，針對檔案信息的安全工作采取必要的手段，以切實保證檔案資源的安全，在信息化管理中綜合應用多重密碼、身份識別、預防病毒、設定訪問權限、防火墻等計算機技術，保證檔案的安全以及信息化建設的正常開展。

2.3 提高檔案信息動態更新

檔案的電子信息隨著實際工作的需要而不斷發生變化，因此必須時常進行網絡更新。這種檔案保存方式允許多人同時查閱，應用網絡更易于查找與利用，這種保存方式不但安全高效，而且可以適應于系統的升級，當系統升級時，檔案信息將會自動實現更新。

2.4 提高檔案服務水平

第一，要使社會各個領域均能有效利用檔案，不斷提高檔案的利用率。利用提高檔案管理人員的思想意識，將檔案資源全面推向社會，實現檔案信息資源共享，充分發揮檔案的作用；在檔案管理當中，爭取使檔案服務于整個社會，成立檔案中介機構，作為檔案服務代理部門將檔案信息推向市場，進行市場化服務，充分發揮檔案資料的作用；不斷進行檔案信息服務多功能建設，依據資料不同類別，對檔案資料進行收集、整理、加工、整合、提取等，利用不同載體對其進行保存，同時應用網絡將其上傳，實現檔案資料信息的資源共享，從而可以使需要檔案資料的部門不受時間與空間的限制，查閱人員可以隨時查閱檔案信息，社會不同單位可以依據自身需求，查閱相應的檔案信息。第二，在檔案信息化建設中，迫切需要增加大量能夠熟練操作數據庫，掌握信息管理技術的人才。實現檔案信息化建設，必須要加強專業人才的培訓，只有具備高質量的專業人才，才能保證檔案信息化建設的順利進行。在檔案信息化建設中，要配備充足的各層次專業人才，保證檔案建設的質量，不斷提高檔案管理人員的業務能力，尤其是重點培養管理人員的信息技術能力，隨時掌握檔案管理領域的發展情況，緊跟時代發展的步伐，打造檔案服務品牌。

2.5 實現信息化管理

隨著科學技術的發展，信息化在社會各個領域得以廣泛應用，檔案管理工作當然也不例外，即在檔案管理中，必須應用科技新成果和新方法，不斷提高檔案管理水平。在現有信息技術條件保證下，使現有資料數字化，可以為社會不同領域所應用。爭取自主研發軟件和硬件平臺，在保證網絡硬件設施的前提下，在檔案管理的保存、入檔、查閱、研究、移動等過程中運用數字化管理。

2.6 建立動態的檔案信息數據庫

實現檔案信息化管理，必須要建立高級數據庫管理體系，針對不同的信息設定不同的密碼，不同級別的用戶分別擁有不同的密碼，可以查閱不同的檔案資料。要真實記錄檔案資料的收集、借閱、查找、復制、刪除等活動，系統管理人員要做好檔案的管理和維護工作。

總之，檔案行業應加快推進檔案信息法規建設，完善檔案信息標準體系。在檔案信息化建設的實踐中，要結合工作實際，總結經驗，集中力量研究制定檔案信息化建設急需的標準與規范，在試行的基礎上加以完善和推廣。借此逐步形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

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