高校檔案管理相關(guān)問(wèn)題分析及建議

蔣碧蓉

摘 要：高校檔案是高校日常活動(dòng)的原始、真實(shí)記錄，是保障高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要資源。隨著高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及生源數(shù)量的不斷增多，使得高校檔案構(gòu)成日趨復(fù)雜，現(xiàn)代化辦公文件及檔案信息量的快速增長(zhǎng)，對(duì)高校檔案管理提出了新的要求。基于此，本文對(duì)目前高校檔案管理過(guò)程中存在的部分問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案；機(jī)制；改革

1 高校檔案管理內(nèi)涵概述

高校檔案主要是指高等學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中所形成的對(duì)學(xué)生、社會(huì)、學(xué)校及社會(huì)具有保存價(jià)值的各類文字、圖像等載體的歷史記錄。高校檔案管理是由高校本身為主導(dǎo)，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃及管理的一系列活動(dòng)，主要包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、政策制定、規(guī)范職能、檔案信息資源開(kāi)發(fā)等。高校檔案管理工作在高校信息知識(shí)能力及信息實(shí)證能力當(dāng)中占據(jù)了重要的地位[1]。一方面，高校檔案能夠?yàn)楦咝?nèi)部各類活動(dòng)提供信息依據(jù)，促使相關(guān)活動(dòng)順利實(shí)施；另一方面，對(duì)高校檔案進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，能夠?yàn)楦咝＝逃顒?dòng)、科研工作及校務(wù)管理等創(chuàng)造新的價(jià)值，從而將潛在的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益發(fā)揮出來(lái)。

2 高校檔案管理特點(diǎn)分析

通常情況下，外界環(huán)境對(duì)高校檔案的需求并不大，這使得高校檔案管理具備了對(duì)外相對(duì)封閉的特點(diǎn)。同時(shí)，高校檔案管理還具備了以下特點(diǎn)[2]：（1）法制化。高校檔案管理工作在一定程度上體現(xiàn)了依法治檔的精神。任何高校檔案管理活動(dòng)都不能脫離法律要求范疇，由此來(lái)保證高校檔案管理的合法性與規(guī)范性。（2）服務(wù)性。服務(wù)性是高校檔案管理工作最為基本的屬性。其主要目的是為學(xué)校其他活動(dòng)、工作提供信息服務(wù)，這也是高校檔案管理部門(mén)賴以生存的基礎(chǔ)。（3）特殊性。高校檔案管理與其他類型檔案管理存在一定差異。在具體管理工作實(shí)施過(guò)程中需要結(jié)合高校實(shí)際情況進(jìn)行針對(duì)性地規(guī)劃設(shè)計(jì)，特別是要突出檔案管理與教學(xué)、科研工作的關(guān)聯(lián)性，由此讓檔案服務(wù)于高校師生。

3 目前高校檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

新形勢(shì)下，高校檔案管理工作變得愈來(lái)愈復(fù)雜，但高校檔案信息價(jià)值卻也變得愈加重要，這讓高校檔案管理工作獲得了重視。很多高校一改傳統(tǒng)檔案管理模式，逐漸將信息化技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中，并取得了一定成效，在一定程度上提升了檔案管理質(zhì)量及效率。但在檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，部分環(huán)節(jié)上還是暴露了一定問(wèn)題，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面[3]：（1）傳統(tǒng)觀念束縛。與高校教學(xué)、教育、科研工作相比，高校檔案管理往往受到忽視，導(dǎo)致其價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。部分高校依然將檔案管理視為一項(xiàng)常規(guī)性、基礎(chǔ)性的工作，主要以保管、收集檔案信息為主，但卻未能充分意識(shí)到檔案信息當(dāng)中所蘊(yùn)藏的潛在價(jià)值。這使得高校檔案管理有所滯后，缺乏創(chuàng)新，無(wú)法滿足新形勢(shì)需求。高校檔案管理部門(mén)未能與其他部門(mén)充分溝通、協(xié)調(diào)，缺乏全局性觀念，造成檔案信息資源無(wú)法共享。同時(shí)，高校檔案管理部門(mén)自身發(fā)展具有較強(qiáng)的依賴性，對(duì)外部環(huán)境變化反應(yīng)不夠靈敏，信息流動(dòng)不夠通暢。（2）檔案職能限制。一方面，高校檔案管理經(jīng)常會(huì)受到行政干擾。部分情況下，當(dāng)檔案管理與行政工作出現(xiàn)沖突時(shí)，檔案管理往往要做出讓步，高校檔案管理工作也就無(wú)法按照預(yù)設(shè)業(yè)務(wù)流程完成。同時(shí)，高校檔案管理部門(mén)無(wú)法捕捉到高校本身各項(xiàng)職能活動(dòng)的變化，缺乏變化性的發(fā)展眼光，無(wú)法根據(jù)環(huán)境變化及時(shí)對(duì)歸檔范圍做出調(diào)整。（3）高校檔案管理工作形式較為單調(diào)。部分高校在具體檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，基本上是以“檔案信息收集、檔案資料整理、等人利用、提供利用”的方式實(shí)施。這種被動(dòng)、單調(diào)的管理模式嚴(yán)重制約了高校檔案管理效率。多數(shù)高校歸檔工作基本上都是階段性完成的。每個(gè)學(xué)期的特定時(shí)間段都需要對(duì)檔案信息、資料進(jìn)行整理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)隨時(shí)歸檔。由于檔案數(shù)量愈來(lái)愈多，容易出現(xiàn)歸檔數(shù)目不足、內(nèi)容分散等問(wèn)題。同時(shí)，檔案編研管理主要以匯編為主，卻無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次地發(fā)掘及研究，檔案資源開(kāi)發(fā)深度有待提升。

4 完善高校檔案管理的相關(guān)策略

4.1 明確高校檔案管理的地位

要改善高校檔案管理，就必須明確高校檔案管理的重要地位。首先，高校管理者要認(rèn)識(shí)到檔案檔案管理工作即可傳播知識(shí)，又能夠促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新。借助合理、科學(xué)地檔案管理能夠讓知識(shí)發(fā)揮獨(dú)有性的作用。高校本身就是文化、科技、知識(shí)的匯集地，通過(guò)深化高校檔案管理工作，可進(jìn)一步發(fā)揮高校自身的優(yōu)勢(shì)，有利于促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展，從而產(chǎn)生潛在的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。其次，高校檔案管理工作者要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念。在信息化時(shí)代背景下，社會(huì)對(duì)信息的需求量與日俱增，信息已經(jīng)成為了整體社會(huì)的重要資源，這為高校檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)[4]。因此，高校檔案管理者要改變以往傳統(tǒng)檔案資源管理觀念，要以發(fā)展的眼光來(lái)審度檔案管理。除了常規(guī)性的收集、保管工作外，高校檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)，通過(guò)分類整合，從檔案信息當(dāng)中提取潛在價(jià)值。同時(shí)，高校檔案管理部門(mén)要與其他部門(mén)加強(qiáng)溝通，發(fā)揮協(xié)同機(jī)制，避免出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，讓檔案信息成為高校活動(dòng)的可靠依據(jù)。

4.2 完善相關(guān)管理機(jī)制

一方面，要建立有效的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制。以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制為導(dǎo)向?qū)⒏咝n案管理責(zé)任落實(shí)于人。可建立以分管校領(lǐng)導(dǎo)為主導(dǎo)的高校檔案管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作實(shí)施情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督，促使相關(guān)工作落實(shí)到位。另一方面，要重視相關(guān)評(píng)估機(jī)制建設(shè)。在對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估時(shí)，不應(yīng)該僅僅局限于檔案數(shù)量、利用頻次等基礎(chǔ)性指標(biāo)，應(yīng)該將評(píng)價(jià)重心放在檔案管理工作所創(chuàng)造的信息價(jià)值以及所帶來(lái)的社會(huì)效益上。通過(guò)合理評(píng)價(jià)，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行綜合性衡量，以發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，以此來(lái)不斷優(yōu)化相關(guān)工作，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量及效率，獲得適應(yīng)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的工作目標(biāo)與途徑[5]。除此之外，還要賦予檔案管理部門(mén)足夠的職能權(quán)限，保持檔案管理部門(mén)的獨(dú)立性，將檔案管理服務(wù)職能、教育職能機(jī)管理職能等充分發(fā)揮出來(lái)。

4.3 轉(zhuǎn)變檔案管理工作形式

傳統(tǒng)高校檔案管理主要以檔案實(shí)體為中心，卻忽視了人力資源的重要性。為了提升檔案管理效能，應(yīng)該讓檔案管理由實(shí)體管理向人力資本管理轉(zhuǎn)變，做到以人為本。通過(guò)調(diào)動(dòng)人力資源積極性及主觀能動(dòng)性來(lái)提升檔案管理層次。因此，高校檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)相關(guān)人員技能培養(yǎng)，不斷提升檔案管理者綜合素質(zhì)，發(fā)揮其創(chuàng)造性。同時(shí)，要樹(shù)立良好的服務(wù)理念，能夠根據(jù)用戶需求對(duì)檔案管理工作出動(dòng)態(tài)化調(diào)整，以滿足用戶及環(huán)境的需求。另外，要將檔案管理由局部性工作轉(zhuǎn)變?yōu)槿中缘墓ぷ鳎瘑我环?wù)為多元化服務(wù)。通過(guò)豐富檔案館藏資源、推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)、構(gòu)建“大檔案環(huán)境”等進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。

5 結(jié)語(yǔ)

目前，部分高校檔案管理體系還不夠成熟，還停留在傳統(tǒng)觀念上。為了適應(yīng)新環(huán)境，高校檔案管理工作應(yīng)該做出應(yīng)變，在明確檔案管理工作地位的同時(shí)，要不斷完善相關(guān)管理機(jī)制，并轉(zhuǎn)變管理工作形式，以此來(lái)提升檔案管理效能，為高校各類活動(dòng)開(kāi)展創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。

參考文獻(xiàn)

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