如何做好工程項目檔案管理

韓中輝

摘 要：工程項目檔案是在工程建設活動中直接形成的，經過鑒定、整理并歸檔，具有查考價值的真實記載項目建設過程的各種記錄。項目檔案管理是工程建設過程中的一項重要工作，對日后工程項目的管理極為重要。本文從增強檔案意識、合同款項約束、健全檔案管理制度、檔案四同步和工程檔案竣工驗收等幾個方面細致闡述了如何在工程建設期間采取措施加強對工程項目的檔案管理，以利更好地為日后的生產運行、維護提供服務。

關鍵詞：工程項目檔案；檔案四同步制度；合同正式條款；檔案竣工驗收

工程項目檔案是指在工程建設活動中直接形成的，經過鑒定、整理并歸檔，具有查考價值的真實記載項目建設過程的各種記錄，是工程項目投產后運行、維修、管理、改建、擴建及技術改造等工作的重要依據。一個具體項目的工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批、設計、生產準備、施工、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、圖表、聲像、實物等各種載體材料。

工程項目檔案管理工作是工程建設過程中不可或缺的一項重要工作，建立與加強工程項目檔案管理，是項目建設管理工作的需要。由于許多建設單位和施工單位重建設、輕管理的思想存在，導致許多項目檔案未能按時移交或資料不全，給后期的生產運行維護帶來很多不便。如果沒有相應的工程項目檔案管理，項目檔案就會處于乏人管理的狀態，對檔案的收集、整理工作和日后工程項目的維護十分不利，也必然影響工程的建設與后期驗收。

那么，如何做好項目建設檔案管理工作呢？

1 增強項目檔案意識，加強對項目檔案工作的領導

項目管理單位應充分認識到項目檔案的重要性，成立項目檔案管理工作領導小組，統籌、協調整個項目建設期間的檔案管理工作，全過程管控施工單位、設計單位、監理單位等形成的檔案。各參建單位要建立完善的項目檔案規章制度，明確規定項目文件材料形成、積累、整理的方法和各方責任，確保檔案文件材料的形成質量。

2 明確檔案最終移交完整作為合同正式條款

現在的工程建設均實行招投標制度，檔案部門要善于運用招投標的有利條件，積極參與合同的起草工作，對材料歸檔范圍、驗收時間、竣工資料內容、份數及質量提出明確要求，作為招標或合同中的一項重要內容單獨列出。項目竣工前編制竣工檔案驗收申請表，申請表須有施工單位自檢、監理單位審查意見和項目單位技術部門審查意見，全部簽字合格后移交檔案，并經項目單位檔案人員確認后才可以拿到工程款項，這樣，施工承包方才能夠充分重視工程項目檔案的文件材料積累和歸檔工作，使資料歸檔工作在法律上得到真正保證。

3 建立健全資料管理制度

完善的管理制度是做好檔案管理的前提和保證，工程建設之初項目單位就應制訂完備的檔案管理制度，明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中的各自職責和責任。只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，保證施工技術記錄齊全、簽署完備，資料真實可靠。

4 檔案工作與項目建設同步進行

堅持檔案工作“四同步”制度，是檔案工作是否達到預期效果的關鍵。四同步即企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。檔案人員在項目建設前期階段就應著手檔案工作，加強對前期階段文件材料的管理，項目單位在簽訂招標合同時明確提出文件材料的編制、整理等具體要求，統一標準，規范做法，項目實施過程中，檢查落實檔案工作情況，工程竣工驗收時，嚴格按照國家規定組織竣工檔案資料驗收，確保檔案的內、外在質量。

5 加強業務指導，及時介入項目檔案管理

為了避免建設單位、施工單位到最終竣工驗收才突擊整理檔案的現象發生，項目管理單位檔案部門應及時跟蹤項目進度，及早介入，對項目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制分階段性進行培訓，通過和施工單位面對面的溝通，掌握檔案資料收集情況的第一手資料，并可適時組織參觀、交流，多方位為施工單位服務，保證竣工檔案的規范和完備。

6 定期檢查，發現問題及時整改

工程項目施工過程中，項目管理單位檔案人員應根據工程進度開展月查和工程節點檔案檢查，去施工現場檢查施工單位、監理單位收集、整理的資料，發現問題及時指出，并幫助其整改，把問題消除在萌芽狀態，確保檔案資料的真實性和準確性。

7 檔案部門參加工程竣工驗收

檔案資料存在重大缺陷或沒有按照國家規定編制竣工圖的工程項目，不能給予驗收。檔案的竣工驗收應與項目建設的竣工驗收同步進行，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的，不得通過整個工程的竣工驗收。齊全、完整、準確、系統的檔案是項目生產運行、維護、改擴建的重要依據，也是項目竣工驗收的必備條件。因此，檔案部門在工程項目檔案驗收時要高標準、嚴要求，以確保竣工檔案的接收質量。

工程項目檔案管理工作是涉及各個專業技術部門的一項復雜性工作，離不開各方面的支持和配合，要保證工程資料完整、準確、系統，真實地記錄和反映工程項目管理全過程，就必須不斷加強建設單位、監理單位和施工單位的檔案管理業務水平。項目檔案的主體—建設單位在整個項目檔案的管理過程中，扮演著領導者的角色，更要不斷強化自身檔案管理意識，探索項目檔案管理新模式，并使之不斷完善，才能真正保證項目檔案工作的順利開展，才能真正保證形成的檔案資料為工程項目管理提供服務。