文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用研究

林彩芬

摘 要：文書(shū)檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分。隨著我國(guó)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展和相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步，近年來(lái)檔案管理工作發(fā)生了一系列的變革。自動(dòng)化技術(shù)的引入便是近年來(lái)文書(shū)檔案管理工作的一大變化趨勢(shì)。自動(dòng)化技術(shù)的引入提高了文書(shū)檔案管理工作的工作效率并為后期的檔案引用提供了便利條件。本文將從幾個(gè)方面分析文書(shū)檔案管理辦公中自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)下我們已經(jīng)跨入了信息時(shí)代。信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展極大程度上改變了我們的工作方式，這也為文書(shū)檔案管理工作的改革提供了相應(yīng)的技術(shù)支持。隨著社會(huì)的發(fā)展，當(dāng)代社會(huì)的檔案并不僅僅限于紙質(zhì)資料，這就為檔案管理工作中信息技術(shù)的引入創(chuàng)造了契機(jī)。計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備為文書(shū)檔案管理工作提供了良好快捷的工作平臺(tái)，為文書(shū)檔案管理工作的工作效率的提高創(chuàng)造了有利條件。本文主要講述了文書(shū)檔案管理工作自動(dòng)化的主要特征、優(yōu)勢(shì)以及面臨的問(wèn)題等幾個(gè)方面，以探究當(dāng)下自動(dòng)化技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用情況。

1 文書(shū)檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)

1、辦公效率高

計(jì)算機(jī)所擁有的計(jì)算能力超乎常人所想象，計(jì)算機(jī)可以在極短的時(shí)間之內(nèi)完成大量的計(jì)算工作。與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作相比，計(jì)算機(jī)擁有絕對(duì)的速度優(yōu)勢(shì)。在相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件的幫助之下，一般的文檔查找、刪除及管理等工作將變得十分輕便快捷，這樣一來(lái)文書(shū)檔案管理辦公的工作效率將得到極大的提高。

2、實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)的管理工作往往以案卷為單位。這就意味著在進(jìn)行文書(shū)的查閱時(shí)往往需要經(jīng)過(guò)一系列的查找，這就使得文書(shū)的查閱和信息的查閱變得十分繁瑣。在自動(dòng)化信息技術(shù)的幫助下，檔案資料的查閱工作將變得十分便捷。在一套完整的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案材料會(huì)被細(xì)分至文件級(jí)別。在進(jìn)行文件查找時(shí)只需要按照文件名進(jìn)行搜索即可。查閱者可以在極短的時(shí)間之內(nèi)找到相關(guān)的資料，這就促進(jìn)了檔案資源的交流與分享。

3、提高文件傳遞的速度和安全性

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作模式下，文件的傳輸工作往往依靠交通運(yùn)輸。短距離的文件傳輸工作往往采用直接送達(dá)方式，而遠(yuǎn)距離的文件傳輸則往往要依賴于郵政系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的文件傳輸工作中，傳輸時(shí)間較長(zhǎng)，當(dāng)查閱者急需相關(guān)文書(shū)時(shí)，工作人員很難在短時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)的運(yùn)輸工作。而在自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，距離的概念便不再那么絕對(duì)化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸在極短的時(shí)間之內(nèi)查閱者即可接收到相關(guān)文件。

2 文書(shū)檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化所面臨的問(wèn)題

文書(shū)檔案的保密性和真實(shí)性是文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)所面臨的主要問(wèn)題。在對(duì)電子文件檔案進(jìn)行篡改時(shí)不會(huì)留下修改痕跡，這與在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式下的文件修改形式有很大的區(qū)別。也就是說(shuō)，在進(jìn)行文件查閱時(shí)查閱者無(wú)法通過(guò)文字痕跡等方式來(lái)判斷當(dāng)前文檔的真實(shí)性。在這種情況下，文檔的保密性就會(huì)受到一定的影響，這在一定程度上會(huì)影響文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和發(fā)展。

其次，在利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，對(duì)于工作人員的工作能力提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要精通檔案管理的相關(guān)技術(shù)還要擁有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。

3 文書(shū)檔案管理中的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

1、規(guī)范文書(shū)檔案管理體制

隨著社會(huì)和相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作的工作標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提高。為了使文書(shū)檔案管理工作擁有一個(gè)最佳的工作標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案的管理制度進(jìn)行一定的規(guī)范。在利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該對(duì)所有的文書(shū)檔案實(shí)施同一的管理制度這樣才能保證在工作過(guò)程中文書(shū)檔案的管理處于協(xié)調(diào)一致的狀態(tài)。

2、制定規(guī)范的文書(shū)檔案管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)

在文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)參考傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作要求來(lái)制定一套科學(xué)的業(yè)務(wù)流程規(guī)范。在進(jìn)行文件歸檔、處理及電子文件格式等工作時(shí)更應(yīng)當(dāng)明確其工作流程，以確保文書(shū)檔案管理工作的各項(xiàng)操作都符合相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

3、將文書(shū)檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

為確保自動(dòng)化技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大的體現(xiàn)，在文書(shū)檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書(shū)檔案管理的需求和特征加以科學(xué)地分析從而制定一套統(tǒng)一的科學(xué)的文書(shū)檔案管理辦法。這一套管理辦法當(dāng)中不僅要包括相關(guān)的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)還應(yīng)該包括相關(guān)人員的管理制度。只有這樣才確保自動(dòng)技術(shù)能夠較好地適應(yīng)文書(shū)檔案管理的實(shí)際需求，從而優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的工作效率。

其次，自動(dòng)化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能的強(qiáng)大性十分重要。在保證其系統(tǒng)功能強(qiáng)大性的基礎(chǔ)上。還要對(duì)相關(guān)的技術(shù)參數(shù)加以嚴(yán)格規(guī)范。這樣做的目的是保證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化及數(shù)據(jù)接口等的標(biāo)準(zhǔn)性和可靠性，從而使文書(shū)檔案管理工作得以高效開(kāi)展。

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在上文中提到，在利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)對(duì)文書(shū)進(jìn)行管理工作時(shí)對(duì)管理人員有著較高的要求，相關(guān)的管理人員不僅要精通檔案管理的相關(guān)技術(shù)還要擁有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。在聘選檔案管理人員時(shí)要注意以上能力的考核，且在入職之后還要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。除此之外，單位之間還可以開(kāi)展一些交流學(xué)習(xí)活動(dòng)讓不同單位的檔案管理人員進(jìn)行一定的業(yè)務(wù)交流使得優(yōu)秀的檔案管理辦法得以借鑒。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)下的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用是發(fā)展趨勢(shì)。科學(xué)合理的管理不僅可以提高文書(shū)檔案管理工作的工作效率還可以保證文檔的安全性和可靠性，這對(duì)于自動(dòng)化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用具有十分重要的意義。除此之外，在文書(shū)檔案的管理工作當(dāng)中要注意管理辦法與當(dāng)下行業(yè)發(fā)展的契合度，只有在管理辦法與當(dāng)下行業(yè)需求相契合的前提下，文書(shū)檔案管理工作才得以高效準(zhǔn)確地進(jìn)行。

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