文書檔案管理辦公自動化應用研究

林彩芬

摘 要：文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分。隨著我國相關行業的發展和相關技術的進步，近年來檔案管理工作發生了一系列的變革。自動化技術的引入便是近年來文書檔案管理工作的一大變化趨勢。自動化技術的引入提高了文書檔案管理工作的工作效率并為后期的檔案引用提供了便利條件。本文將從幾個方面分析文書檔案管理辦公中自動化技術的應用以供相關人員參考。

關鍵詞：文書檔案管理；辦公自動化；應用

隨著科學技術的發展，當下我們已經跨入了信息時代。信息技術的出現和發展極大程度上改變了我們的工作方式，這也為文書檔案管理工作的改革提供了相應的技術支持。隨著社會的發展，當代社會的檔案并不僅僅限于紙質資料，這就為檔案管理工作中信息技術的引入創造了契機。計算機等現代辦公設備為文書檔案管理工作提供了良好快捷的工作平臺，為文書檔案管理工作的工作效率的提高創造了有利條件。本文主要講述了文書檔案管理工作自動化的主要特征、優勢以及面臨的問題等幾個方面，以探究當下自動化技術在文書檔案管理工作當中的應用情況。

1 文書檔案應用辦公自動化管理的優勢

1、辦公效率高

計算機所擁有的計算能力超乎常人所想象，計算機可以在極短的時間之內完成大量的計算工作。與傳統的文書檔案管理工作相比，計算機擁有絕對的速度優勢。在相關計算機軟件的幫助之下，一般的文檔查找、刪除及管理等工作將變得十分輕便快捷，這樣一來文書檔案管理辦公的工作效率將得到極大的提高。

2、實現信息資源的充分交流與共享

在傳統的文書檔案管理工作中，文書的管理工作往往以案卷為單位。這就意味著在進行文書的查閱時往往需要經過一系列的查找，這就使得文書的查閱和信息的查閱變得十分繁瑣。在自動化信息技術的幫助下，檔案資料的查閱工作將變得十分便捷。在一套完整的文書檔案管理系統當中，檔案材料會被細分至文件級別。在進行文件查找時只需要按照文件名進行搜索即可。查閱者可以在極短的時間之內找到相關的資料，這就促進了檔案資源的交流與分享。

3、提高文件傳遞的速度和安全性

在傳統的文書檔案管理工作模式下，文件的傳輸工作往往依靠交通運輸。短距離的文件傳輸工作往往采用直接送達方式，而遠距離的文件傳輸則往往要依賴于郵政系統。在傳統的文件傳輸工作中，傳輸時間較長，當查閱者急需相關文書時，工作人員很難在短時間內完成相關的運輸工作。而在自動化的文書檔案管理系統中，借助計算機技術，距離的概念便不再那么絕對化。通過網絡進行文件傳輸在極短的時間之內查閱者即可接收到相關文件。

2 文書檔案管理中應用辦公自動化所面臨的問題

文書檔案的保密性和真實性是文書檔案自動化管理系統所面臨的主要問題。在對電子文件檔案進行篡改時不會留下修改痕跡，這與在傳統的文書檔案管理模式下的文件修改形式有很大的區別。也就是說，在進行文件查閱時查閱者無法通過文字痕跡等方式來判斷當前文檔的真實性。在這種情況下，文檔的保密性就會受到一定的影響，這在一定程度上會影響文書檔案管理辦公自動化系統的推廣和發展。

其次，在利用自動化辦公系統進行文書檔案管理時，對于工作人員的工作能力提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要精通檔案管理的相關技術還要擁有一定的計算機操作能力。

3 文書檔案管理中的辦公自動化應用策略

1、規范文書檔案管理體制

隨著社會和相關行業的發展，文書檔案管理工作的工作標準也在不斷提高。為了使文書檔案管理工作擁有一個最佳的工作標準，相關部門應該對文書檔案的管理制度進行一定的規范。在利用自動化辦公系統進行文書檔案管理工作時，應該對所有的文書檔案實施同一的管理制度這樣才能保證在工作過程中文書檔案的管理處于協調一致的狀態。

2、制定規范的文書檔案管理業務流程標準

在文書檔案管理的自動化辦公系統當中，應當參考傳統的文書檔案管理工作要求來制定一套科學的業務流程規范。在進行文件歸檔、處理及電子文件格式等工作時更應當明確其工作流程，以確保文書檔案管理工作的各項操作都符合相關的行業標準。

3、將文書檔案管理技術操作標準統一化

為確保自動化技術的實際應用價值得到最大的體現，在文書檔案管理工作過程當中應當結合文書檔案管理的需求和特征加以科學地分析從而制定一套統一的科學的文書檔案管理辦法。這一套管理辦法當中不僅要包括相關的技術操作標準還應該包括相關人員的管理制度。只有這樣才確保自動技術能夠較好地適應文書檔案管理的實際需求，從而優化文書檔案管理工作的工作效率。

其次，自動化文書檔案管理系統的系統功能的強大性十分重要。在保證其系統功能強大性的基礎上。還要對相關的技術參數加以嚴格規范。這樣做的目的是保證數據轉化及數據接口等的標準性和可靠性，從而使文書檔案管理工作得以高效開展。

4、提高檔案管理人員的綜合素質

在上文中提到，在利用自動化辦公系統對文書進行管理工作時對管理人員有著較高的要求，相關的管理人員不僅要精通檔案管理的相關技術還要擁有一定的計算機操作能力。在聘選檔案管理人員時要注意以上能力的考核，且在入職之后還要對相關人員進行一定的培訓。除此之外，單位之間還可以開展一些交流學習活動讓不同單位的檔案管理人員進行一定的業務交流使得優秀的檔案管理辦法得以借鑒。

4 結語

綜上所述，在當下的文書檔案管理工作當中，自動化技術的應用是發展趨勢。科學合理的管理不僅可以提高文書檔案管理工作的工作效率還可以保證文檔的安全性和可靠性，這對于自動化文書檔案管理系統的應用具有十分重要的意義。除此之外，在文書檔案的管理工作當中要注意管理辦法與當下行業發展的契合度，只有在管理辦法與當下行業需求相契合的前提下，文書檔案管理工作才得以高效準確地進行。

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