試論企業綜合檔案室一體化管理

高榮

摘 要：目前全國都在在努力進行構建和諧社會活動，企業檔案對于企業的和諧化有著積極的作用，只有加強企業對檔案資料的利用率，同時對企業檔案中包含的信息更好的加以使用，同時加大企業檔案的可使用范圍，才能更好的為企業領導者的決策進行服務。隨著近些年電子計算機技術的不斷發展，各行各業都進行了相關的電子化進程，企業發展也不例外，企業檔案一體化的進程也在不斷加快。企業檔案一體化要求企業將生產經營中的種種信息通過電腦錄入管理系統，由企業檔案管理系統進行統一歸納、總結。經過科學化的管理，在企業需要信息的時候，迅速的加以呈現。筆者根據自身在實際生產中的一些經驗就目前企業檔案一體化管理工作進行了如下討論。

關鍵詞：企業文化；一體化；綜合檔案室

1 企業檔案模式分類綜述

企業檔案是指企業在日常生產經營中形成的各種信息的綜合，企業檔案一般情況下包括文件、圖標、圖紙、視頻音像等。除了一些文字資料外還包括很多影像、圖片資料。這些資料可以真實的反映出企業在經營生產中經歷的所有事件。企業檔案對企業領導者針對未來的決策也有指導作用，可以為企業的相關決策提供相應的依據。隨著現代經濟水平的不斷發展，現代企業在日常生產經營活動中，遇到的難以辨別真偽的信息越來越多。企業檔案可以就之前發生的一些事件對這些信息加以分析、辨別。在現代企業的生產經營活動中，健全的企業檔案可以保證企業正常的商業活動，幫助企業建立一個信息通用、資源互補的平臺。各個企業在自身的企業檔案完善的過程中，受到自身發展模式、經營水平和企業文化的影響，會產生不同風格的企業檔案。各個企業的企業檔案健全程度不同，也形成了各個企業不同的管理風格。在企業的實際生產經營活動中，有以下兩種企業檔案模式：分散性管理方式和綜合性管理方式。

1、分散性管理方式

分散性管理方式是將企業在生產經營中產生的實際檔案存放在產生的部門，即企業沒有設立專門管理檔案的部門，企業檔案在哪個部門產生，就由這個部門進行管理。這種企業的文書檔案在企業辦公室存放、會計檔案在財務部門存放、科學技術檔案在技術部門存放、人事檔案在勞資部門存放。企業檔案分散性的管理方式的優點是檔案在自己部門的利用率高，存放相對得當。各個部門在行使自己部門職責的時候對于這部分檔案的使用更加靈活；分散性管理方式的缺點也很明顯，將企業的檔案按照部門加以分隔開來，各個部門檔案管理人員都不是專業進行檔案管理的，使得企業檔案得不到系統的歸納，其他部門若需要檔案進行分析，也會出現流程上的麻煩，進而造成企業內部流于人事，工作效率降低。管理層也缺乏整體了解企業檔案的渠道，對于整個企業來說，分散式的檔案管理方法的總體檔案利用率低下，使企業無法充分利用企業檔案資料的信息。

2、綜合性管理方式

綜合性的檔案管理方式指的是企業通過建立專門的檔案管理部門來對企業檔案進行管理的方式。檔案管理部門首先將企業其余各個部門在實際生產經營過程中產生的檔案統一進行收集，并由專門的人才進行分類匯總，統一編號然后由檔案管理人員進行統一的歸納匯總。對于匯總出來的結果進行進一步的分析。綜合性的檔案管理方法相比較分散性的檔案管理方法改變了有各個部門自主進行檔案管理的現狀，實現了企業檔案的統一管理，健全了對企業檔案的分析。各個部門在需要其他部門檔案時可以直接咨詢檔案管理部門，提升了企業內部工作的效率，有利于企業更好的發展。企業領導者也可以就企業檔案管理部門總結出來的信息進行相關的企業決策。由于檔案管理部門的建立，企業對于相關人才的吸引力也進一步的得到提升，企業檔案可以進一步得到更好的分析。

上述兩個檔案管理方法雖然都可以將企業檔案加以保存，對于不同發展規模的企業適用的檔案管理方法也是不同的。對于中小企業來說，建立專門的檔案管理部門在成本是不夠合算，而且日常生存經驗活動中的相關資料也比較少，分散性的檔案管理方式較為實用，對于大企業來說，檔案管理部門的建立就很有必要了。大企業日常生產經營活動中產生的資料種類數量都很多，分散性的檔案管理方法難以對檔案進行全面的管理。現在很多大企業使用的就是綜合性的檔案管理方式。但是隨著電子信息技術的不斷發展，單一的檔案管理方式已經難以滿足企業的發展需要。上述兩種企業檔案管理方式在內容上只能呈現企業內部是一些資料，具有很大的局限性。電子信息技術同檔案管理相結合出現了一種新的檔案管理技術——綜合檔案室一體化管理。這種新型的檔案管理方式相比較單一的檔案管理方式對當今社會的適應性更強。

在檔案的管理活動中，原始資料是檔案管理的基礎。也是各種檔案管理機構的原材料，檔案管理部門更好的為企業發展作出貢獻的基礎是有真實可靠、有價值的原始資料。就筆者的實際生產經營經驗來說，目前檔案管理部門的工作還有很大的進步空間。

2 企業檔案所需資料的共同點

1.內容相同。知識是檔案、圖書資料、情報的共同具備的屬性，檔案是企業在實際經營生產活動中出現并記錄下來，以不同實行保存的資料；圖書資料是在紙上利用文字、符號、數字等符號將信息予以保存的載體；情報是利用時間差進行信息傳播的途徑。這三種共同具備的屬性是知識，只不過在實際生活中的側重點不同。檔案的服務對象是政府、企業等單位，圖書更多的針對的是個人服務，情報對于少數人決策有著至關重要的作用。這三種在內容上有著共通的地方。

傳遞知識手段相同。上述三者都是通過各種實質的載體進行信息傳播的，隨著電子信息技術的不斷發展，三者至傳播中有了新的載體，電子網絡技術的應用，使得上述三者更容易進行傳播，相關企業也要重視企業檔案電子化，只有完善檔案的電子化，才能更好的實現企業綜合檔案一體化。

工作方式相同。檔案、圖書資料、情報工作在被人使用之前，都有著一個被專門從業人員從收集到歸納的過程，三者在被相關工作人員總結后，才可以更好的服務于社會。隨著電子信息化進程的不斷加深，信息管理系統開發了很多的信息匯總軟件，各種檔案在實際應用前，要保證信息來源的可靠性，只有保證信息的真實有效，才能得出正確的分析結果。

服務對象相同。圖書、檔案、圖書資料、情報工作三者都是為了企業的日常生產經營活動，只有不斷的進行技術的改革，才能更好的為企業服務，幫助企業作出正確的決斷。

3 對企業檔案所需資料加以歸納

隨著我國改革開放進程不斷加深，企業的管理制度也得到了很大的改變。改革開放前大部分企業使用的都是封閉的管理制度，在這種制度下，企業員工的工作積極性不高，工作熱情得不到激發，近些年企業管理制度變得越來越綜合化、開放化。充分激發的員工的工作熱情，隨著我國經濟的不斷發展，企業間的競爭活動也越來越劇烈。企業為了未來更好的發展，就必須在魚龍混雜的信息中迅速的篩選出自己所需要的信息。這就對企業的信息部門提高了要求。企業相關決策在指定前，管理者需要綜合真實的情報，以及企業現在詳細的自身報告。傳統的單一式檔案管理工作很難做到這一點，而企業綜合檔案室一體化可以圓滿的解決。企業檔案時企業在實際生產經營活動中各種信息的記錄，在相關決策的制定中有很強的指導意義。只有健全檔案信息的綜合利用，才能滿足企業更好的發展。

本企業的檔案管理部門在進行企業綜合檔案室一體化后，各種信息就進行了綜合應用。利用電子信息技術，很好的對原始資料加以歸納、分析。再有專業的檔案管理人員對這些分析結果加以說明，進而幫助企業更好作出相關決策。

通過檔案管理專業人才定期對國家方針、政策加以歸納總結，結合本行業內部的一些發展趨勢，研發動態等最新信息及時作出報告，更好的將行業內各種資料對領導加以呈現，保證企業決策的正確決斷。同時將企業內部的新聞以企業內報的形式在企業內部加以宣傳，保證企業文化的更好發展。

加大和企業內部各部門的相關負責人的交流活動，對企業實際生產經營中發生的各種事件加以記錄，真實全面的進行檔案采集工作。

在實現企業綜合檔案室一體化后，加大對原始檔案資料真實性的檢查。切實保證檔案的真實性，通過真實的原始資料，進行分類，經過相關人員的歸納，將檔案內的信息與企業內部其他信息進行有機的結合，更好的完成企業內部不同部門間的信息交流，幫助管理者更好的了解企業各部門在實際生產經營過程中出現的問題。

在企業檔案管理工作進行升級完畢后，新的企業綜合檔案室一體化可以將檔案、圖書、情報三者有機的結合在一起。為企業內部資源共享、信息共通作出自己的作用。同時及時將企業內部發生的新聞進行總結，用企業內報的形式加以宣傳。在實際生產經營活動中，由于企業綜合檔案一體化具體的工作人員業務水平不夠高，造成很多企業內部工作不能很好的完成。為了企業更好的發展，相關人員要切實加強自身素質的提高，加強對圖書、情報方面的學習，為企業更好的發展作出自己的貢獻。

4 總結

檔案的建立目的是為了更好的服務社會，只有切實保證檔案館的開放，才能更好的實現服務社會的目標。相關部門要保證檔案館切實對社會群眾進行開放，只有對傳統的檔案管理模式進行改革升級，加強檔案管理工作中電子信息技術的應用，才能更好的提升檔案館的利用率。企業檔案要加快一體化的進程，通過企業信息資料的數字化來提升企業檔案管理部門的工作效率和工作質量。

參考文獻

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