淺談數(shù)字化時代企業(yè)檔案信息化建設

楊子萱

摘 要：數(shù)字化時代企業(yè)檔案是一個企業(yè)最重要的寶貴財富，也是一個企業(yè)經(jīng)營水平的體現(xiàn)，更是一個企業(yè)綜合能力的表現(xiàn)。本文以檔案信息化的概念和檔案信息化的重要性為出發(fā)點，進行展開分析，在數(shù)字化時代的大背景下，探討了企業(yè)檔案信息化建設所存在的問題，最后從加強企業(yè)管理部門對檔案信息化管理的重視、加大企業(yè)檔案管理信息化的基礎設施投入、完善企業(yè)檔案管理機制、加強數(shù)字化檔案網(wǎng)站的建設四個方面，探討了企業(yè)檔案信息化建設的對策及引發(fā)的思考性問題。

關鍵詞：數(shù)字化；企業(yè)檔案；信息化建設

1 數(shù)字化時代檔案信息化概念及其檔案信息化重要性

1.1 數(shù)字化時代檔案信息化的概念

企業(yè)檔案是一個企業(yè)的靈魂，是最重要的寶貴財富，也是企業(yè)經(jīng)營方式的體現(xiàn)。所謂檔案信息化建設就是利用新時代的技術在保證企業(yè)檔案內容不變的情況下，把檔案的機構和存儲的方式作出符合信息化原則的轉化。在轉化的過程中，一方面需要實現(xiàn)對企業(yè)檔案的資源化，另一方面是對企業(yè)檔案物理形態(tài)作出符合信息化環(huán)境和信息化目標的轉化。在數(shù)字化時代，企業(yè)檔案的信息化建設，并不是一個單純意義上的技術性問題，在很大程度上表現(xiàn)出了系統(tǒng)性與工程的復雜性，是技術與業(yè)務之間的相互溝通、相互影響、相互融合的過程。

1.2 數(shù)字化時代檔案信息化的重要性

企業(yè)檔案信息化是提升檔案管理工作水平的必然要求。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理都是以紙張形式進行記錄管理的，隨著社會的發(fā)展和進步，逐漸出現(xiàn)了照片、影片、錄音錄像帶、磁帶、磁盤、光盤等多種形式的載體。而現(xiàn)代化的數(shù)字電子檔案又成了檔案發(fā)展的必然趨勢，相較于傳統(tǒng)的紙質企業(yè)檔案管理，它具有極強的管理性和安全性，更容易保存，不易損壞。只有實現(xiàn)了企業(yè)檔案的信息化管理，才可以把封閉式的檔案變成可以科學合理配置的檔案系統(tǒng)，也為今后檔案信息化管理和利用提供了保障。

2 數(shù)字化時代企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

在數(shù)字化時代的大背景下，許多企業(yè)在企業(yè)檔案建設中出現(xiàn)了不平衡性，甚至還有一些企業(yè)出現(xiàn)了生存性問題。主要表現(xiàn)在：企業(yè)資金不足、專業(yè)人才缺乏、基礎化設置不夠、信息化程度不高等等。并且檔案信息化管理和其他信息管理之間沒有實現(xiàn)有效的銜接與溝通，在很大程度上，給我們國家的企業(yè)信息一體化管理帶來了重重阻礙。

3 數(shù)字化時代企業(yè)檔案信息化建設的對策

3.1 加強企業(yè)管理部門對檔案信息化管理的重視

從企業(yè)長久發(fā)展趨勢來看，信息化檔案管理在經(jīng)濟發(fā)展中，逐漸占有了舉足輕重的地位。一個優(yōu)秀的企業(yè)需要一套完整的企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)，在時效上，企業(yè)檔案還需要具備信息的完整性、準確性和及時性。一個優(yōu)秀的企業(yè)從生產到策劃再到營銷，需要企業(yè)檔案在建立和制作的過程中更加詳細、具體和完整。這不僅有利于企業(yè)內部的經(jīng)營和管理，同時也提高了企業(yè)的工作效率。因此，越來越多的管理層開始重視企業(yè)檔案信息化的管理與建設，因為他們已經(jīng)深刻的意識到，只有與時俱進，積極轉變思維方式，不斷開拓創(chuàng)新，才能使企業(yè)在雨后春筍般的競爭中立于不敗之林。

3.2 加大企業(yè)檔案管理信息化的基礎設施投入

檔案建設科學化、規(guī)范化、制度化的實現(xiàn)，離不開硬件設備的配置。然而，受資金等種種方面的制約，許多中小型企業(yè)并不愿意投入資金在企業(yè)檔案的信息化建設上，從而造成了檔案基礎設施配備不足、設備陳舊等問題。如今很多企業(yè)還處于比較傳統(tǒng)的檔案管理狀態(tài)，更多的是以書面形式進行企業(yè)檔案管理，而書面的形式更容易丟失或損壞，久而久之企業(yè)就會進入惡性循環(huán)的狀態(tài)。要想改變這種現(xiàn)狀，企業(yè)必須加大檔案信息化基礎設施的投入，不斷提高信息化基礎技術水平與硬件設備配置，以檔案信息化系統(tǒng)為主體，在數(shù)據(jù)庫體系中進行存儲、檢索、整合、利用。同時還要加強檔案信息數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)、安全加密系統(tǒng)的多方位建設。一旦出現(xiàn)黑客攻擊、病毒入侵、文件損壞等現(xiàn)象，企業(yè)就能通過檔案備份系統(tǒng)對損壞的檔案進行更新恢復，及時、有效的保證了檔案的完整性、安全性，將企業(yè)的損失降到最低，確保企業(yè)正常運行。

3.3 完善企業(yè)檔案管理機制

加強制度建設、建立良性運行機制，是提高檔案管理科學化水平的關鍵和保證。首先要建立健全科學管理檔案的長效機制，引進一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，企業(yè)檔案管理應注重對相關科學知識的補充和更新，更應該運用現(xiàn)代科學技術手段不斷強化管理水平。一是要建立目標職責體系。制訂《檔案管理領導小組工作職責》、《檔案員、兼職檔案員工作職責》等制度，使責任落實到人。二是要建立操作規(guī)范體系。按照檔案管理要求，結合本企業(yè)實際，制定并落實文書立卷歸檔辦法，文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限、檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等制度，使檔案管理工作做到有章可依，有規(guī)可循。三是要建立督促檢查體系。大力加強對檔案管理的監(jiān)督檢查力度，采取自查、互查、抽查、普查相結合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和隱患，堅決杜絕在檔案管理中出現(xiàn)案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題，推動檔案工作健康發(fā)展。

3.4 加強數(shù)字化檔案網(wǎng)站的建設

檔案網(wǎng)站是檔案工作面向員工和社會的一個重要窗口，是數(shù)字化時代發(fā)揮檔案信息作用的重要渠道。為企業(yè)各業(yè)務部門提供及時、可靠的檔案信息資料，實現(xiàn)檔案信息共享。利用者可以通過網(wǎng)站快速瀏覽檔案信息，在互不干擾的同時，在各自的計算機終端上查找、利用同一份文件，大大提高了工作效率。檔案信息利用網(wǎng)絡化實現(xiàn)了檔案利用的無紙化辦公，系統(tǒng)自動記錄、自動統(tǒng)計等，效率高速度快；檔案信息利用網(wǎng)絡化，能實現(xiàn)交流方式資源共享，開放式數(shù)據(jù)庫，可以實時傳送檔案數(shù)據(jù)，使信息資源得到最有效的利用；檔案信息利用網(wǎng)絡化，還可以實現(xiàn)異地遠程利用檔案信息，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)，也為企業(yè)經(jīng)濟效益最大化提供有力的保障。

4 總結

數(shù)字化企業(yè)檔案信息化建設，是一個企業(yè)跟上時代步伐的必經(jīng)之路，也是一個企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要方向。是企業(yè)經(jīng)營狀況的體現(xiàn)，更是企業(yè)提高效率的核心。堅持以用戶的理念為想法進行服務，在此過程中不斷的拓展新領域、豐富企業(yè)的服務內容、創(chuàng)新企業(yè)檔案的服務機制、改善服務條件、提高服務質量、滿足各種用戶的不同需求。才能使企業(yè)不斷發(fā)展壯大，在雨后春筍般的競爭中立于不敗之林。

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