云計算基礎下的檔案管理服務創新分析

趙慧

摘 要：由于社會經濟的快速成進步，計算機技術被廣泛普及應用，這極大地方便了企事業單位的檔案管理工作，提高了檔案管理人員的工作效率。然而在檔案管理工作中，不但要做好基本的信息存儲管理工作，更要對信息資源進行有效利用與開發，從而逐步創新企事業單位的檔案管理服務，更好地輔助社會主義建設事業的進行。本文簡述了云計算基礎下檔案管理的巨大作用，分析了云計算基礎下檔案管理服務的優點，并提出了云計算基礎下，檔案管理服務的有效創新策略，以供參考。

關鍵詞：云計算；檔案管理服務；優點；有效創新策略

目前，我國很多企事業單位的檔案管理系統還不夠成熟完善，存在著這樣那樣的缺點，這些缺點在一定程度制約了市場經濟的順利發展。檔案管理業務作為市場中多種經濟聯系共同作用的產物，對企事業單位和社會的發展有著獨一無二的推動作用，同時它也是一種極其重要的市場價值體現。將云計算技術應用在檔案管理業務中，可以實現檔案管理的電子化、智能化，有效提高檔案管理人員的工作效率。

一、云計算基礎下，檔案管理的巨大作用

云計算機基礎下的檔案管理服務對企事業單位的生存與發展具有重大作用，這種作用主要體現在三個方面。第一，檔案不但是對員工過往工作的種種總結，同時它還為領導層管理企事業單位員工提供數據參考，方便領導層作出相應的管理決策。將過往的事情標注在員工檔案里，就等同于為員工創建了一份個體的社會活動記錄冊。因為人的大腦容量是有限的，所以人的記憶也是有選擇性的，員工對已往的工作經歷不可能全部記憶住，這時就需要檔案準確記錄過往的事情，把過往的許多重要事情清晰標注在檔案里，方便領導層查詢使用，對員工開展全面管理工作。第二，檔案明顯映射出企事業單位的管理狀況，因為在企事業單位的管理中，其最關鍵的就是制定并實施合理的員工制度，而在制定和實施的過程中，每一步都需要檔案提供數據參考。第三，檔案為企事業單位評估員工提供重要的數據參考。企事業單位需要定期對員工的各項工作與工作績效做出評測，這種評測很多方面需要依靠檔案給出數據參考，然后由相關的績效評測人員加以考核總結。

二、云計算基礎下檔案管理服務的優點

（一）服務全面化

云計算機基礎下，不但檔案管理服務的質量逐步提升，而且檔案管理部門的人員分配和機構設置也有所優化，從而全面完善了檔案管理的服務機制。基于云計算基礎的檔案管理系統具有專門的操作軟件，能夠將之前的眾多零散信息加以科學整合管理，并系統地進行保存，方便用戶日后有效查詢，簡化了檔案管理的整個操作流程。

（二）操作便捷性高

傳統的檔案管理系統因為受限于管理設備，普遍存在檔案管理難度高、檔案管理人力、物力耗費大、檔案管理人員工作意識差、檔案管理制度不健全的缺點。而在云計算基礎下，檔案管理服務水平提升后，檔案管理系統的操作流程得以簡化，這樣檔案管理操作的便捷性就顯著提高，優化了檔案管理的資源配置。

（三）信息分類精確化

在云計算基礎下，檔案管理工作中的案檔分類變得精確而詳細。針對一些需要保密的檔案，檔案管理系統能夠依倨檔案管理級別和檔案管理權限，對這類信息實行網絡智能化管理，有效防止機密信息泄密或被盜；而針對開放性的信息，檔案管理系統會自動對它們實施市場運作管理，從而將這些信息及時傳達給需要的人群。

（四）保存穩定性好

傳統的檔案管理系統經常將檔案固定儲存在某一個地方，再由檔案工作人員對其進行記錄和管理。有時存放地點遭遇意外情況或重大災害，就會損壞許多檔案，破壞了檔案保存的完整性，給企事業單位查詢檔案與使用檔案造成了一定的困擾。而在云計算基礎下，檔案管理者利用集群的儲存方式將檔案分類儲存在許多不同的獨立服務器上。

三、云計算基礎下，檔案管理服務的有效創新策略

（一）健全檔案管理體制

云計算基礎下，在創建檔案內部網絡的進程中，健全檔案管理的體制十分重要。只有具備了成熟完善的檔案管理體制，才能對檔案進行全面、規范、系統、詳細的分類操作，從而提升檔案管查詢工作和檔案使用工作的便捷性，優化檔案管理的服務質量。檔案管理人員必須對檔案進行科學的評估，及時完善檔案系統中的不健全部分。企事業單位在招聘檔案管理人員時，一定要選拔那些具有專業檔案管理素質的人員，同時重點培訓這些人員的檔案管理專業知識與檔案管理專業技能。確保工作人員對檔案管理的整個工作流程與檔案管理的專業技能能夠夠深入了解，熟練掌握。

（二）革新檔案管理服務模式

將計算機機技術引入檔案管理服務，可以革新檔案管理的服務模式。新型的檔案管理服務模式是依據不同用戶的個性需求來設計的，不但可以有針對性地滿足用戶需求，提高用戶滿意度，還能夠以用戶意愿為準則，實施不同程度的修改或退訂活動。同時，企事業單位要進一步強化相關工作人員的檔案管理意識，讓檔案管理人員在大量的實踐與不斷的學習中，逐步提高自己的管理知識與管理技能。

（三）確保信息存儲安全

確保檔案信息的存儲安全是檔案管理工作的另一項重要內容，也是評測檔案管理技術的最關鍵指標。在云計算基礎下，檔案管理服務中的眾多平臺被科學連接在一起，整體發揮檔案管理系統高效數據查詢與快速數據傳輸的功能。云計算管理通過將用戶信息傳輸到云端的方式，在眾多服務器中安全儲存了數據，這樣不但使數據的查詢和使用變得更為方便快捷，還有效提升了信息存儲的安全性。

（四）實現資源利用最大化

在云計算基礎下，工作人員能夠把檔案資源在云計算中進行儲存，以網絡傳播為手段實現信息共享，這樣就實現了信息利用的最大化，為企事業單位提代供了充足有效的信息資源。

四、結語

總之，將云計算技術應用在檔案管理服務中，不但可以提升檔案管理服務的質量，還能使檔案管理更全面、更有效。在云計算基礎下，不斷創新檔案管理服務可以促使檔案信息資源在共享上更具有針對性，最大程度地對檔案信息資源開發利用，提高檔案管理系統的實用性與靈活性，最終從整體上優化整個檔案管理的服務質量。

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