新形勢下加強檔案工作管理之我見

楊國

摘 要：為了提高檔案管理工作效率及質量，從而保證檔案管理工作處于順利開展狀態，進而為檔案管理部門提供更多的工作經驗，便有必要在綜述檔案工作概念的基礎上，分析新形勢下檔案管理工作的變革方向，以創新意識為切入點，就提出具體的管理措施進行深入探究。然而，從現階段我國檔案管理工作水平來看，仍停留于粗放型階段，尚存在較多問題亟待解決。

關鍵詞：新形勢；檔案工作；管理措施

近年來，隨著我國經濟不斷發展，城市規模不斷擴大，檔案資源內容不斷豐富，檔案管理工作水平已取得一定進步與發展。同時，為了順應時代發展潮流，滿足日益嚴格的管理要求，檔案管理工作重心逐步向分析管理變革方向及提出管理措施轉變。其中，檔案工作，又稱檔案管理，指檔案館管理實體檔案及檔案信息面向大眾提供咨詢服務的工作統稱，其工作環節主要包括檔案提供利用、檔案文獻編纂、檔案編輯、檔案統計、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案整理及檔案收集，具有政治性、服務性及管理型等鮮明特點，是國家檔案工作的主要組成部分[1]。鑒于此，本文針對新形勢下增強檔案工作管理的研究具有重要意義。

1 新形勢下檔案管理工作的變革方向

1.1 市場化

作為國際行政變革的主要趨勢，市場化是我國行政變革的基本方向，并且伴隨著改革開放不斷深入及社會主義市場化進程不斷加快，經濟發展現已成為促進城市發展的主要手段及核心內容。由此可見，如何彌補傳統檔案管理工作模式的不足，是檔案部門在發展進程中所面臨的主要問題[2]。檔案部門以市場化改革為突破口，利用信息技術、互聯網技術及多媒體技術構建具有區域特色的數字化檔案管理工作體系，不僅能提高檔案管理工作效率，還能促使檔案管理工作模式向多元化、高效化及智能化轉變，實現檔案管理工作與信息技術相結合，豐富檔案資源服務業務形式，為檔案工作帶來全新機遇與挑戰，促使檔案工作成為建設市場經濟體系的主要組成部分。

1.2 法制化

作為現階段我國檔案管理工作的薄弱環節，“依法管檔”仍停留于粗放型階段，特別是我國檔案法律法規原則性條款較多，可操作性條款較少，導致檔案管理環節存在“無規可循、無法可依”的問題，并且一旦檔案管理工作長期缺乏法律約束，極易引發管理工作職責劃分不明確的問題，不僅嚴重影響檔案資源利用率，還存在埋下安全隱患的可能性造成不可預估性損失[3]。同時，自改革開放以來，我國檔案管理工作好似“摸著石頭過河”，實踐中不斷積累工作經驗，主動轉變政府職能，推動檔案管理工作法制化建設進程，客觀上提高檔案部門工作效率，增強依法履職能力，有助于查處違法案件。

2 新形勢下檔案管理工作的變革措施

2.1 做好前期統籌

一般說來，檔案普遍為紙質檔案，數量龐大且內容復雜，短期內無法快速轉化為數字檔案。如何提高檔案管理工作效率，是管理人員在實際工作過程中所面臨的主要問題。因此在實際管理的過程中，檔案部門主動轉變傳統工作理念，堅持實事求是的工作原則，加大對于檔案管理工作變革的重視程度，做好變革前期統籌規劃工作，明確檔案存儲基本情況以年份為標準進行首次分類，并且利用紙質檔案分類方法細化數字檔案分類目錄，納入年份、月份及日期等指標完成目錄劃分，便于找出數字檔案轉化工作的重點難點，進一步完善解決方案。此外，管理人員遵循檔案工作流程，盡早完成紙質檔案錄入及存儲，最大限度確保紙質檔案的安全性。

2.2 擴大資金投入

作為建設新型數字化檔案工作體系的前提條件，資金投入不止需要政府及相關部門大力支持，更要求檔案部門轉變傳統工作理念，促使檔案管理工作模式向信息化、高效化及智能化轉變[4]。因此在實際管理的過程中，檔案部門主動轉變傳統工作理念，堅持具體問題具體分析的工作原則，加大對于檔案管理工作變革的重視程度，積極向上級部門反映建設新型數字化檔案工作體系的現存問題，以擴大資金投入為出發點爭取更多的技術資金支持，為順利開展數字化檔案建設工作奠定夯實基礎。同時，管理人員充分利用政府檔案資源幫助篩選有效信息，切實提高檔案管理工作效率，并且受政府撥款的限制，不斷豐富檔案資源服務業務形式，促使檔案工作真正服務于人民。

2.3 完善管理機制

在實際管理的過程中，檔案部門主動轉變傳統工作理念，堅持可持續性發展的工作原則，加大對于檔案管理工作變革的重視程度，不斷完善現有的檔案工作管理機制，逐步構建具有區域特色的檔案工作管理體系，有助于形成“賞罰分明、擇優晉升、鼓勵競爭、著重實效”的工作作風，并且積極創造管理人員實踐鍛煉工作環境，倡導良性競爭機制及鼓勵機制，將晉職晉銜、立功受賞及評選表彰與工作能力直接掛鉤，擺脫傳統人力資源管理模式的限制，力求“不以資歷定職位、不以職位定親疏、不以親疏分彼此”，特別是工作能力佳且責任心強的管理人員予以提拔重用。此外，保證檔案錄入存儲格式相同，便于統一管理定期更新，客觀上提高檔案資源利用率。

2.4 增強素質水平

在實際管理的過程中，檔案部門主動轉變傳統工作理念，堅持以人為本的工作原則，加大對于人才引進及隊伍建設的重視程度，著重強調改變工作環境及改善工作條件，積極創造管理人員實踐鍛煉的機會，做到“壓擔子、交任務”，充分發揚艱苦卓絕精神，進一步增強管理人員心理素質，客觀上推動檔案管理工作順利開展，并且管理人員以檔案工作任務為中心，緊密團結廣大群眾，以黨的群眾路線為指導增強管理隊伍的戰斗力及凝聚力[5]。同時，組織一系列崗位培訓，將實踐鍛煉與崗位培訓相結合，有計劃性、目的性及針對性舉辦工作研討、業務講座及短期集訓等活動。值得注意的是，針對檔案管理人才短缺問題，地方政府及相關部門重視人才培養，出臺相應的扶持性政策以填補長期人才缺口。

2.5 引入新興技術

在信息技術蓬勃發展的大背景下，將信息技術與檔案管理相結合，組建具有區域特色的信息化檔案管理平臺，是不可逆轉的發展趨勢。因此在實際管理的過程中，檔案部門主動轉變傳統工作理念，堅持“為人民服務”的工作原則，做好信息技術的引進、應用及融合工作，利用信息技術、互聯網技術及多媒體技術建立與檔案工作流程相匹配的管理模型，常態化模擬檔案工作管理流程，制定管理風險預防方案，為構建數字化檔案管理系統奠定夯實基礎，促使檔案管理工作模式向智能化、高效化及安全化轉變，更好的服務于社會及人民。值得注意的是，與傳統紙質檔案相比，數字檔案具有一定存儲風險，尤其是經濟價值高的檔案，盡量采取付費下載方法避免引發檔案篡改事件。

3 結語

通過本文探究，認識到在社會經濟穩健發展的大背景下，我國城市規模不斷擴大，檔案資源內容不斷增多，檔案管理工作水平逐步成熟，社會對于檔案管理工作提出全新的要求及標準。如何提高檔案管理工作效率，是管理人員在實際工作過程中所面臨的主要問題。因此，綜述檔案工作的概念，分析新形勢下檔案管理工作的變革方向，以創新意識為切入點，提出具體的管理措施具備顯著價值作用。

參考文獻

[1]徐燁.淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2017，04：98-99.

[2]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].辦公室業務，2015，07：59.

[3]梁曉龍，裴向前，魏勵.新形勢下檔案管理工作的規范化探索[J].科技展望，2016，22：246.

[4]王建勛.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].黑龍江科技信息，2017，09：266.

[5]譚國英.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].科技創新與應用，2017，13：260.