應收賬款維度的細化在SAP—ERP中應用與實現

張鎂　婁小燕

摘 要：應收賬款管理是財務管理的重要組成部分，如何利用信息化手段，提高應收賬款的回收率，提高資金的安全性，降低應收賬款，一直是企業信息化管理不斷探索的方向。該文敘述了利用成功上線信息化工程—SAP系統之機，大力推進公司制度變革，細化應收賬款的應用與實現。

關鍵詞：應收賬款 SAP-ERP系統 應用與實現

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（a）-0213-02

應收賬款是企業因銷售產品而應向客戶收取的款項，它是在商業信用條件下由于賒銷而產生，屬于企業的短期債權。應收賬款明細有助于管理公司與客戶以及業務合作伙伴之間的交易，同時也是銷售過程的重要組成部分。

在SAP-ERP系統中，企業標準的應收賬款明細賬是通過A/R模塊配置實現，它是把客戶主數據作為明細科目進行未清項管理的核算流程，但在企業應收回款合同階段考核與應收賬齡分析中，對應到客戶維度的應收賬款往往不能充分暴露出企業應收賬款中存在的具體問題，無法有效指導應收賬款金額的降低。考慮到企業“兩金”清理專項工作的迫切性，為“階梯式”回款考核提供支撐，細化SAP-ERP應收賬款迫在眉睫。為此企業借助SAP-ERP系統配置優化、系統增強、二次開發手段等實現對應收賬款的多維度的細化管理。

1 細化應收賬款管理的策略與實現

1.1 應收發票的合同維度

應收客戶有兩種：一種是與銷售有關的；一種是純財務往來的。與之對應的就有與銷售有關應收業務處理和其他應收業務處理。該文主要細化的是與銷售有關的應收業務，應收業務處理對于因銷售而引起的主營業務收入和應收賬款，是通過銷售模塊的發票（Billing）自動產生，不需要在應收賬款模塊中手工輸入，但在系統中的Billing動作由財務部的應收會計完成，而非銷售部人員。系統通過Billing自動產生的會計憑證如下。

DR：應收賬款明細客戶。

CR：主營業務收入。

CR：應交稅金-增值稅-銷項稅（僅指內銷業務，對于出口的業務則沒有銷項稅）。

預付賬款是與客戶的銷售合同簽訂后，產品未送達至客戶時，需要客戶先預付一部分貨款，客戶給予一定金額預收款。對客戶預收款時，產生憑證如下。

DR：銀行存款-清算科目。

CR：預收賬款-明細客戶。

在應收與預收憑證形成時，系統標準功能只能對應至客戶維度，無法按照合同維度進行細分，為了能夠實現對合同維度的管理，需要在應收憑證中展現出合同編號的相關信息，替換至應收憑證中參考碼3字段中，替換原有的客戶編號信息，該項目使用SAP-ERP系統為用戶提供標準出口功能（所謂標準出口即系統提供一個空代碼的子過程，在這個子過程中用戶可以添加自己的代碼，控制自己的需求），系統中與之對應的出口為：開票文檔用戶出口EXIT_SAPLV60B_002，在該出口中編寫相應代碼實現上述功能。

1.2 客戶回款分配平臺

前面講述了應收賬款在系統形成時如何生成對應至具體客戶的某一個合同，下面為保障客戶回款對應至相應的合同，在系統內開發以下3個業務功能。

（1）回款登記。

公司回款類別主要分為兩種電子回單與匯票（商承與銀承），在財務收到客戶對公司的回款時，為便于后期對各種類型回款的統計與對后續現金流量的分析，上述兩種類型的回款需要分開登記。在本功能中開發相應的對話框界面用以記錄銀行科目、電子回單號、匯票號、回款客戶描述、回款金額、到期日、特殊總賬標識（用于區分商承與銀承）等具體信息。在財務對上述信息進行登記時，回款信息將被統一記錄至自建表中，為后續回款拆分提供數據基礎。該系統中為提高財務會計的工作效率，也開發了相應的批量導入程序，財務人員只需在EXCEL表格中填寫好固定模板的回款信息，就可實現大量回款數據的批量登記業務。

（2）回款拆分。

當財務會計在系統對回款信息登記后，銷售回款管理人員就可以在系統中查詢到對應的回款信息，回款管理員通過與銷售員具體確認后方可對系統中的回款信息進行拆分，即把對應的回款拆分到具體客戶的對應合同中。該拆分程序既可實現與應收合同與預收合同的下賬，又可保證單條回款信息拆分至多客戶多合同。上述拆分的應收數據明細取自系統中財務Billing后的應收會計憑證信息，預收信息均取自系統中已創建的銷售訂單中的信息。在實際的業務處理中經常會存在回款信息無法具體對應合同的情況，為規范回款業務，在不改變合同編號規范的前提下，保證所有回款信息與系統合同一一對應，特制定一些業務流程，如無法分配回款流程等。

（3）回款憑證生成。

該業務功能的主要作用是把上述回款管理人員所拆分的業務數據生成如下會計憑證。

DR：銀行存款-清算科目。

CR：應收賬款/其他應收款/預收賬款-客戶-合同明細。

在該業務流程實現的過程中，財務人員對回款管理人員生成的業務數據有審核功能，當對數據有異議時可以拒絕該條目。當憑證生成后也可以對該憑證進行沖銷。在生成對應至合同的回款憑證后，為后續多維度的應收回款相關的統計報表的開發提供了數據支撐。

1.3 財務調整

上述所有的業務流程都是針對正常業務數據處理的，但財務日常操作中經常涉及到壞賬處理、應收應付核銷、客戶抵物等特殊業務，為保證此類業務能夠規范的管理，需調整SAP-ERP系統配置。增加TZ憑證類型專門用于調整業務的系統處理。通過特殊憑證類型的區分，保證了后續應收賬目更加明晰，使得調整數據在應收模塊中有據可依。

1.4 客戶間預收應收的自動清賬

通過上述銷售與財務的業務處理后，系統中所有應收賬款明細、回款明細、預收明細等均可對應至具體客戶下的具體合同，但該明細在系統中均是以未清項體現的，為保證合同明細賬齡的真實可靠，上述的未清項在可以清理的情況下必須對清。

在SAP-ERP系統中，為滿足企業客戶管理的需求，及時反映應收賬款的形成、回收、賬目的增減變化情況，并提供按月進行核對客戶明細、詳細地記錄客戶發票收款情況等等，這些功能的實現需要借助SAP的清賬功能。那么什么是清賬？清賬是使客戶總賬行項目從未清項變成已清項的事務操作，通過清賬動作，系統自動更新憑證行項目狀態，將未清項轉化為已清項。即在發生銷售業務時，借記客戶行項目，形成客戶借方的未清項；對客戶收款時，貸記客戶行項目，形成客戶貸方的未清項；在未清賬之前，此筆業務的行項目在系統中均以未清項列示，只有經過清賬的操作，未清項才能變成已清項，意味著此筆銷售業務的完成。通過SAP-ERP系統未清項管理功能，真正實現財務核算和監督職能。

在系統中通常只提供單個客戶下的清賬，但公司的未清合同有六千多個，涉及到的未清行項目已達兩萬多條。如果手動清理效率及其低下，為提高財務人員的勞動生產率，針對為其開發相應的批量清賬功能。

清賬原則如下所示。

（1）預收金額小于等于應收金額。

（2）應收借方大于等于應收貸方。

（3）相同或不同客戶之間相同合同編號。

針對上述原則在系統內開發相關批量清賬程序，用以解決單個合同清賬效率低的問題。

2 結語

從SAP-ERP系統回款平臺的總體運行狀況來看，為公司帶來了顯著的效果，不但提高了企業的財務管理水平，提升了員工的工作效率；同時在企業“兩金”清理專項工作的提供了精準的數據支撐，為“階梯式”回款考核提供依據，通過SAP-ERP系統整體運行為企業帶來了信息可視化、流程規范化、信息交互可靠性等諸多便利。

參考文獻

[1] 王妍敏.運用財務報表分析應收賬款存在問題[J].中國遠洋航務，2016（7）：70-72.

[2] 康志惠.關于改進批發銷售企業組織應收款項管理的思考[J].企業改革與管理，2015（22）：146.