淺談高職院校系部教學(xué)秘書工作的幾點認(rèn)識

呂潔

摘 要：高職教學(xué)秘書工作是學(xué)校教學(xué)管理中一個十分重要的環(huán)節(jié)，在穩(wěn)定教學(xué)秩序和提高教學(xué)效率中發(fā)揮著特別重要的作用。本文以作者本人從事秘書多年的工作經(jīng)驗，談?wù)勛约旱膸c認(rèn)識，供同行參考。

關(guān)鍵詞：淺談；高職院校；教學(xué)秘書；認(rèn)識

在連續(xù)幾年的高校擴(kuò)招之后，中國高等教育從注重辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)張開始轉(zhuǎn)向更加注重人才培養(yǎng)質(zhì)量的提搞，各個高校都在積極的開展內(nèi)部管理體制的改革和探索。高職院校教學(xué)秘書工作是學(xué)校教學(xué)管理中一個十分重要的環(huán)節(jié)，在穩(wěn)定教學(xué)秩序和提高教學(xué)效率中發(fā)揮著特別重要的作用。作者本人從事秘書多年的工作經(jīng)驗，談?wù)勛约旱膸c認(rèn)識。

一、高職院校教學(xué)秘書工作的重要性

高職教學(xué)秘書工作是學(xué)校教學(xué)管理中一個十分重要的環(huán)節(jié)，在穩(wěn)定教學(xué)秩序和提高教學(xué)效率中發(fā)揮著特別重要的作用。高職院校教學(xué)秘書主要工作是協(xié)助教學(xué)主任管理日常的教學(xué)活動，同時做好教學(xué)服務(wù)管理、組織協(xié)調(diào)、檢查監(jiān)督、咨詢反饋等工作。

1.教學(xué)服務(wù)和管理。

教學(xué)管理是為學(xué)校師生提供服務(wù)，教學(xué)秘書的崗位職責(zé)是行政管理，要對教學(xué)過程中的教學(xué)計劃管理、教學(xué)運行管理、教學(xué)檢查督導(dǎo)。有效維持穩(wěn)定有序的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書每學(xué)期都圍繞師生做教學(xué)服務(wù)，處理各種具體的教學(xué)問題，保證教學(xué)活動的有序開展。本校“三個一切”，一切為了學(xué)生、為了學(xué)生的一切，為了一切學(xué)生。展示了教學(xué)服務(wù)管理的重要性和學(xué)校辦學(xué)理念。

2.教學(xué)檢查與督導(dǎo)。

高職院校在讀學(xué)生普遍學(xué)習(xí)興趣動機欠缺，教師現(xiàn)有的教學(xué)方法很難提起學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。做為高職基層的教學(xué)管理人員，教學(xué)秘書在日常的教學(xué)活動中要對課堂進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。為保障教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的不斷提高，及時發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)教學(xué)過程中存在的各種問題。教學(xué)秘書需要協(xié)助教學(xué)主任掌握系部教學(xué)質(zhì)量，及時了解教學(xué)活動的各種情況，做好教學(xué)主任的行力助手，為教學(xué)主任分難解憂。教學(xué)秘書是“教”與“學(xué)”的重要紐帶，要經(jīng)常深入課堂了解教師的課堂教學(xué)情況、學(xué)生的聽課情況。檢查督導(dǎo)教學(xué)環(huán)節(jié)的落實是否到位，主動發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，避免教學(xué)事故，以保證教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)效果。

3.綜合協(xié)調(diào)。

教學(xué)秘書還有一個重要的職能就是綜合組織協(xié)調(diào)工作。日常工作中要組織系部落實各項工作。一方面，這些涉及部門人員較多的工作都是要教學(xué)秘書協(xié)助教學(xué)主任完成。另一方面，由于教學(xué)管理工作是縱橫的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，教學(xué)任務(wù)的完成需要多個部門共同完成。擔(dān)起上傳下達(dá)、合理統(tǒng)籌的重責(zé)，通過有效的溝通手段，協(xié)調(diào)各職能部門與教師和學(xué)生之間的關(guān)系。教學(xué)秘書良好的協(xié)調(diào)與溝通是維持系部正常教學(xué)秩序的重要保障。

4.咨詢反饋。

教學(xué)秘書除了承擔(dān)日常工作，還要把教學(xué)管理文件傳達(dá)給師生，并主動征求和聽取他們的意見和建議，及時反饋給系部領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)主管部門，做好上情下達(dá)、下情上呈的協(xié)調(diào)溝通工作。

二、高職院校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定教學(xué)秘書需要具備良好的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)以保證教學(xué)管理工作的質(zhì)量。

1.思想政治素質(zhì)。

教學(xué)秘書要端正心態(tài)，端正服務(wù)理念，從思想上給自己進(jìn)行角色定位。熱愛本職工作，樹立全心全意為教育事業(yè)服務(wù)的思想。要有奉獻(xiàn)精神和高度的責(zé)任心和事業(yè)心，顧全大局。在工作中堅持原則，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不以教師的職務(wù)高低和職稱高低取決服務(wù)態(tài)度的熱情。

2.扎實的業(yè)務(wù)技能。

教學(xué)秘書的日常工作需要不斷積累經(jīng)驗和規(guī)律。因此，教學(xué)秘書要盡快熟悉崗位職責(zé)，明確工作職責(zé)，積累扎實的業(yè)務(wù)水平。工作過程中要細(xì)致謹(jǐn)慎、考慮周到，善于在工作中不斷吸取新的知識，不斷總結(jié)工作方法，完善工作技能；不斷提升自己的業(yè)務(wù)技能，能熟練操作辦公室事務(wù)管理、檔案整理、計算機應(yīng)用、寫作技能等。

3.良好的溝通能力。

良好的溝通能力讓教學(xué)秘書在開展工作時更順利解決問題，有效溝通可以提高辦事效率，工作中能夠得到同事和領(lǐng)導(dǎo)的幫助；良好的交通能力更容易讓教學(xué)部門的團(tuán)體工作氛圍更融洽。

三、目前高職院校教學(xué)秘書工作中普遍存在的問題及解決問題的有效性途徑

1.教學(xué)秘書工作不受重視。

教學(xué)秘書工作是一項非常繁瑣的工作，且短時間看不到直接的成果。部分學(xué)校重教學(xué)輕管理，教學(xué)秘書地位不高，認(rèn)為教學(xué)秘書當(dāng)不了老師、搞不了科研，導(dǎo)致很多職員不愿意長期從事這個職業(yè)。因此，學(xué)校要重視教學(xué)秘書工作。學(xué)校要明確教學(xué)秘書相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)利，要制定相應(yīng)的教學(xué)秘書職稱和職務(wù)考核評價體系，充分肯定和評價教學(xué)秘書的工作和業(yè)績，激發(fā)他們的工作熱情，樹立做好本職工作的信心，確保教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。

2.教學(xué)秘書工作責(zé)任重，激勵機制欠缺。

教學(xué)秘書工作復(fù)雜、面廣、瑣碎。教學(xué)秘書工作每一個環(huán)節(jié)都不容許出差錯，不能出教學(xué)事故。每一件都很重要，需要教學(xué)秘書有較強的責(zé)任心才能做好。同時，教學(xué)秘書工作的服務(wù)性質(zhì)決定教學(xué)秘書權(quán)限低，甚至有責(zé)無權(quán)。對于類似的默默奉獻(xiàn)的教學(xué)服務(wù)崗位，部分學(xué)校的崗位激勵機制欠缺。因此，強化教學(xué)秘書的職業(yè)道德意識是必要的。教學(xué)秘書在協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)、督促完成任務(wù)的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等同于領(lǐng)導(dǎo)，要樹立起良好服務(wù)的態(tài)度。

3.接受進(jìn)修培訓(xùn)的機會少。

教學(xué)秘書的工作作息時間跟著學(xué)校的課堂作息時間轉(zhuǎn)，需要隨時關(guān)注教學(xué)運行狀況，及時處理各種突發(fā)的問題，有時甚至要犧牲休息時間解決各種問題。導(dǎo)致部分教學(xué)秘書很難抽出時間參加講座、培訓(xùn)，外出參觀學(xué)習(xí)和教學(xué)培訓(xùn)等活動，甚至有的從事幾十年的教學(xué)秘書沒有獲得過培訓(xùn)進(jìn)修的機會。導(dǎo)致教學(xué)秘書視野不寬闊，知識匱乏，知識更新不及時，阻礙了創(chuàng)新能力和整體素質(zhì)的提高。所以，高職院校要重視提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)。必要時定期開展教學(xué)管理方面的培訓(xùn)，使教學(xué)秘書系統(tǒng)地學(xué)習(xí)教學(xué)管理知識，接觸新知識、新理念，不斷提高業(yè)務(wù)水平，關(guān)注前沿的教育教學(xué)方面的動態(tài)，提高自身的綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]董志尚.淺談高職高專院校系教學(xué)秘書的工作[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2014，22.

[2]李秀芳.高效的高職院教務(wù)秘書隊伍建設(shè)之淺析[J].文教資料，2008，10.

[3]向立志，崔曉莉.從企業(yè)需求探討高職文秘教育存在的問題及對策[J].當(dāng)代教育理論與實踐，2012，2，2.